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La production et l'enrichissement des documents

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Objectifs :
• connaître la présentation de base,
• mettre en place une démarche de production de documents,
• définir les différents formats de fichiers,
• comprendre l’utilité de la charte graphique.
Comment présenter un document de référence ? Quelle démarche doit-on suivre pour produire ou enrichir un document ? Quels sont les différents formats disponibles ? Quelles sont leurs spécificités ? Quelle est l’utilité de la charte graphique ?

1. La présentation formelle d’un document numérique

Le contenu des documents est nécessairement adapté à leurs destinataires. Il en est de même pour la forme. Le document numérique doit intégrer une contrainte supplémentaire : il doit être adapté au contexte de sa mise à disposition de destinataires qui peuvent être très divers.

Cela nécessite de :
- respecter la charte graphique en vigueur dans l’organisation,
- adapter les formats des documents (format texte, format graphique, format image…),
- prendre en compte les modes de diffusion du document (écran, impression…).

Chaque document doit mettre en évidence la distinction entre la structure (le plan), la forme (le style) et le fond (le sens). Cette exigence correspond à l’évolution des langages des documents électroniques (langage HTML, par exemple).

2. La démarche de production ou d’enrichissement d’un document

Pour être efficace, la démarche de production (ou d’enrichissement) d’un document doit suivre trois étapes :

• Première étape : l’analyse
L’analyse porte aussi bien sur le fond que sur la forme du document à produire. Elle consiste à définir clairement les objectifs de communication, le plan du document, la pertinence des informations, le choix du format, le choix des outils à utiliser…

• Deuxième étape : la réalisation
Une fois que le cahier des charges est rédigé (première étape), les concepteurs du document peuvent commencer à le formaliser sur le support choisi.

• Troisième étape : le contrôle
Pour garantir la qualité du document, un contrôle s’avère indispensable. Il porte, par exemple, sur la cohérence et la pertinence des informations, sur la concordance entre la forme du document et la charte graphique de l’organisation, sur la concordance entre la forme du document, son objectif et les personnes auxquelles il s’adresse.

3. Les formats de fichiers

De nombreux logiciels sont à notre disposition pour créer ou enrichir des documents numériques. Cependant, il faut être vigilant quant au(x) format(s) utilisé(s) par ces logiciels. En effet, leur méconnaissance empêcherait un partage des documents car les documents ne pourraient pas être lus par tout le monde.

Le format d’un fichier est repérable grâce à l’extension qui suit le nom du document.
Exemple : examenbac.doc
- « examenbac » correspond au nom que vous avez donné au document.
- « .doc » est l’extension du document qui fait ici référence au logiciel de traitement de texte Word.

a. Les formats de fichiers textes

Les formats les plus répandus sont :
- txt pour les fichiers textes,
- doc pour le logiciel word ou winword,
- pdf pour le logiciel adobe (Portable document format),
- html pour les fichiers web (Hypertext markup language),
- rtf pour les fichiers d’échange Microsoft (Rich text format)
- mdb pour les fichiers issus du logiciel Access.

Remarque : lorsqu’une personne souhaite lire un document créé à partir d’un logiciel différent de celui utilisé pour la lecture, on peut se trouver face à l’impossibilité d’ouvrir le document.
De nombreux problèmes peuvent intervenir s’il n’existe pas une certaine homogénéité des systèmes informatiques utilisés (logiciels du même éditeur, mêmes versions).

Parmi les problèmes les plus fréquents, on peut citer :
- l’impossibilité d’ouvrir le fichier et perdre du temps à chercher un convertisseur.
- obtenir une impression de piètre qualité car certains formats ne permettent pas une modification de la mise en page à l’impression.

b. Les formats de fichiers graphiques

Les formats les plus répandus sont :

- jpeg : ce format est le plus connu. Il est lisible par la plupart des logiciels puisque c’est le format des photos issus des appareils photos numériques. Les photos sont de bonne qualité et peuvent être compressées.

- gif : format très répandu sur le web mais qui offre une qualité inférieure au format jpeg. C’est le format privilégié des images animées, des fonds d’écran, des boutons de navigation, des cliparts, etc.

- bmp (bitmap) : c’est un format ancien.

4. La charte graphique

La charte graphique est un document de référence qui reprend les éléments de l’identité graphique de l’organisation et quelques principes de base ainsi que des règles techniques. Elle peut comprendre les éléments suivants :
• le logo : couleurs, position dans la page, la zone d'exclusion (espace protégé minimum autour du logo),
• les polices de caractères,
• les jeux de couleurs,
• les principes du choix des images et des illustrations.

La charte graphique est un document qui recense les règles à respecter mais qui est assez général pour permettre la créativité.

L’essentiel

Les documents produits et diffusés par les organisations sont un vecteur de communication qu’elles ne peuvent négliger. C’est pourquoi il est nécessaire de respecter la charte graphique spécifique à chaque organisation et de suivre une procédure stricte de production des documents (analyse, réalisation, contrôle). Pour réussir la mutualisation des documents, il faut être vigilant aux formats des documents et ne rien laisser au hasard.
Les documents numériques présentent de nombreux avantages en termes de lisibilité, de créativité, de partage mais leur production doit être le fruit d’une démarche rigoureuse.

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