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Les groupes de projet

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Objectif

La coopération n’est pas toujours spontanée — les processus créant naturellement des interdépendances dans le travail —, mais elle peut être organisée en impliquant les acteurs dans des modes d’action spécifiquement coopératifs. Le groupe de projet est l'un de ces modes d’action.

1. Définition

a. Le groupe

La définition courante du groupe indique qu’il s’agit de la « réunion de plusieurs individus dans un même lieu ». En sciences de gestion, cette définition est incomplète. Un groupe se caractérise par des membres :

- en interaction, c’est-à-dire qu’il existe des relations entre eux ;
- conscients qu’ils appartiennent à ce groupe ;
- qui partagent un but commun.

Un groupe se caractérise par sa taille, ses finalités, son organisation, le rôle de ses membres et des relations qu’ils ont entre eux.

b. Le groupe de projet

La norme ISO 10006 définit le projet comme « un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles les contraintes de délais, de coûts et de ressources ».

Le groupe de projet est une forme d’organisation coopérative. Il est constitué de manière temporaire autour d’un sujet unique. Un groupe de projet se caractérise donc par :

- des compétences transversales provenant de différents métiers présents dans l’organisation ;
- des contraintes de délais, de coûts et de ressources ;
- un travail coopératif et/ou collaboratif.

2. Les finalités des groupes de projet

a. Augmenter la productivité

Le groupe de projet a une finalité économique, celle d’augmenter la productivité. La productivité est le rapport entre la création de valeur et les coûts. Ainsi, pour l'augmenter, soit l’organisation crée de la valeur supplémentaire, soit elle baisse les coûts. Du fait de la mondialisation et d’une concurrence forte, les organisations occidentales ne peuvent pas lutter contre les coûts. La solution est donc de créer de la valeur par l’innovation.

b. Augmenter la motivation des salariés

Travailler dans un groupe de projet permet au salarié de connaître une expérience novatrice et donc d’éviter la routine. C’est aussi un moyen d’augmenter ses connaissances grâce à l’intelligence collective générée par le groupe de projet. Enfin, le travail en groupe renforce la cohésion au sein de l’organisation car le salarié rencontre des pairs issus d'autres corps de métiers. Tous ces points conduisent à augmenter la motivation de l’individu.

3. Les relations au sein du groupe de projet

a. Le rôle du chef de projet

L’animation du groupe est assurée par un chef de projet chargé de faire coopérer des acteurs, détachés auprès de lui le temps de la réalisation du projet et issus de métiers et services différents.
La compétence d’animation du responsable du projet est un facteur clé de la réussite du projet.

b. Une double hiérarchie

Le groupe de projet croise, pour un salarié, les relations hiérarchiques. Le salarié reste sous la responsabilité de son supérieur hiérarchique fonctionnel habituel (directeur commercial, directeur administratif, directeur de la production, etc.) mais avec le projet, une nouvelle relation hiérarchique s’établit entre le salarié et le chef de projet.

4. Les conditions de réussite d'un groupe de projet

a. Bien choisir les membres du groupe

Certes, les membres du groupe doivent être des experts dans leur domaine, mais ils doivent posséder avant tout des compétences comportementales. La volonté d’échanger, de partager ou de travailler en équipe est une qualité essentielle à la réussite du projet.

b. Gérer la double hiérarchie

Pour éviter un risque de conflit du fait de l’existence d’une double hiérarchie, le responsable du projet doit impliquer les directions métier (autrement dit les directions fonctionnelles, chaque salarié étant soumis à une autorité de son métier ; par exemple, un assistant comptable est subordonné à un comptable qui est lui-même subordonné à un expert-comptable), et négocier avec chacune d'entre elles les ressources humaines et financières nécessaires à la réussite du groupe de projet.

c. Favoriser la coopération/collaboration

La coopération consiste à répartir des tâches qui seront réalisées par chaque individu de façon autonome. La responsabilité de chaque membre du groupe est donc limitée à ses seules tâches.
La collaboration va plus loin que la coopération. Les rôles de chacun ne sont pas définis initialement et les tâches sont réalisées conjointement par des interactions permanentes.

Le travail collaboratif est plus efficace lors d’un projet complexe où il est impossible de définir au départ les tâches à réaliser.

La logique de collaboration répond au concept d'intelligence collective. La combinaison et l’interaction des connaissances de plusieurs personnes doivent générer de la valeur supérieure à ce que l’on obtiendrait par la seule addition des contributions individuelles.

L'essentiel

Le groupe de projet est une forme d’organisation coopérative. Il est constitué de manière temporaire autour d’un sujet unique. Un groupe de projet se caractérise donc par :

- des compétences transversales provenant de différents métiers présents dans l’organisation ;
- des contraintes de délais, de coûts et de ressources ;
- un travail coopératif et/ou collaboratif.

Les groupes de projet ont pour finalité d'augmenter la productivité et la motivation des salariés.
Les conditions de réussite du projet sont multiples :

- le chef de projet doit posséder une compétence d'animation et bien choisir les membres du groupe ;
- la double hiérarchie doit être bien gérée pour éviter tout conflit ;
- le travail collaboratif et/ou coopératif doit être favorisé.

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