La notion de document
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Objectif
• Définir le document
• Présenter une typologie
• Comprendre le cycle de vie d’un document.
Qu’entend-t-on par document ?
Quels sont les différents types de documents ?
Pourquoi peut-on parler de cycle de vie d’un document ?
• Présenter une typologie
• Comprendre le cycle de vie d’un document.
Qu’entend-t-on par document ?
Quels sont les différents types de documents ?
Pourquoi peut-on parler de cycle de vie d’un document ?
1. Une définition
Le terme document peut être défini de
plusieurs façons.
Le nom document vient du verbe latin docere qui signifie « instruire ». Par voie de conséquence, on peut considérer qu’un document est une « chose » qui peut servir à renseigner, à prouver. On utilise le but pour construire la définition.
On peut aussi définir la notion de document en s’appuyant sur ses composantes. À ce moment-là, un document est un ensemble d’informations porteur de sens pour un auditoire ciblé.
D’une manière générale, le document est envisagé comme un ensemble formé par un support et une information qui peut être lue par l’homme ou la machine.
Le nom document vient du verbe latin docere qui signifie « instruire ». Par voie de conséquence, on peut considérer qu’un document est une « chose » qui peut servir à renseigner, à prouver. On utilise le but pour construire la définition.
On peut aussi définir la notion de document en s’appuyant sur ses composantes. À ce moment-là, un document est un ensemble d’informations porteur de sens pour un auditoire ciblé.
D’une manière générale, le document est envisagé comme un ensemble formé par un support et une information qui peut être lue par l’homme ou la machine.
2. Les typologies
À partir des définitions
précédentes, on comprend bien que les
documents peuvent être classés selon
différents critères :
- le support utilisé ;
- les objectifs.
a. La classification liée au support
utilisé
Tout d’abord, il faut comprendre ce que l’on
entend par support :
un support désigne la nature matérielle du document. Cela revient à se demander sur quoi l’information va être écrite.
- Lorsque vous prenez des notes en classe, vous stockez l’information donnée par votre professeur sur des feuilles. Le support utilisé est donc le papier.
- Lorsque vous rédigez le compte rendu de votre étude, vous utilisez un logiciel de traitement de texte sur un ordinateur. Le support utilisé est numérique.
- Un autre type de support peut être le microfilm.
À partir de ces différents supports, on distingue trois types de documents. Chacun présente des avantages et des inconvénients.
Les supports peuvent revêtir un caractère temporaire ou permanent.
- Un support permanent contient des informations dont le format est définitif.
- Un support temporaire contient des informations qui peuvent être converties dans d’autres formats. Par exemple, le compte-rendu de votre étude, lisible sur l’écran de votre ordinateur, peut être imprimée (support papier) mais peut-être enregistrée sur votre clé USB (support numérique).
un support désigne la nature matérielle du document. Cela revient à se demander sur quoi l’information va être écrite.
- Lorsque vous prenez des notes en classe, vous stockez l’information donnée par votre professeur sur des feuilles. Le support utilisé est donc le papier.
- Lorsque vous rédigez le compte rendu de votre étude, vous utilisez un logiciel de traitement de texte sur un ordinateur. Le support utilisé est numérique.
- Un autre type de support peut être le microfilm.
À partir de ces différents supports, on distingue trois types de documents. Chacun présente des avantages et des inconvénients.
|
Avantages |
Inconvénients |
Exemples |
|
| Papier |
- facile à lire - attachement affectif à ce support - tout le monde peut l’utiliser - support privilégié pour les informations importantes |
- coût - gaspillage de papier - gros volume à archiver |
- les contrats de travail - la carte d’identité - le permis de conduire |
|
Électronique (support numérique ou support papier numérisé) |
- utilisation d’un codage simple (le
codage binaire – 0 ou 1) - rapidité de transmission de l’information - coût moins important que le papier - rapidité de création - facilité de stockage - support respectueux de l’environnement |
nécessité d’une machine pour décoder |
- le courrier électronique - les bons de commandes en ligne - un graphique scanné |
|
Multimédia (support numérique et/ou analogique) |
- créativité - possibilité d’ajouter des vidéos, des images, du son - ludique |
- matériel pour lire le document - prend du temps |
- un diaporama qui illustre un
exposé - une page web |
Les supports peuvent revêtir un caractère temporaire ou permanent.
- Un support permanent contient des informations dont le format est définitif.
- Un support temporaire contient des informations qui peuvent être converties dans d’autres formats. Par exemple, le compte-rendu de votre étude, lisible sur l’écran de votre ordinateur, peut être imprimée (support papier) mais peut-être enregistrée sur votre clé USB (support numérique).
b. La classification liée aux objectifs
Un document peut être créé dans un
double objectif :
• communiquer. L’organisation veut se faire connaître ou faire connaître un nouveau produit, une nouvelle politique, etc. Les documents sont utilisés pour diffuser l’information aux partenaires de l’organisation (salariés, clients, fournisseurs, actionnaires, membres bénévoles, etc).
Les informations choisies par l’organisation peuvent être présentées avec originalité et créativité.
• être conservé. Un document peut être créé pour servir de preuve d’un point de vue juridique : contrat de travail, contrat de vente, ticket de caisse, bon de garantie, etc.
Ces documents doivent contenir des informations obligatoires et font l’objet d’une présentation formelle.
• communiquer. L’organisation veut se faire connaître ou faire connaître un nouveau produit, une nouvelle politique, etc. Les documents sont utilisés pour diffuser l’information aux partenaires de l’organisation (salariés, clients, fournisseurs, actionnaires, membres bénévoles, etc).
Les informations choisies par l’organisation peuvent être présentées avec originalité et créativité.
• être conservé. Un document peut être créé pour servir de preuve d’un point de vue juridique : contrat de travail, contrat de vente, ticket de caisse, bon de garantie, etc.
Ces documents doivent contenir des informations obligatoires et font l’objet d’une présentation formelle.
3. Le cycle de vie d’un document
La vie d’un document comprend plusieurs
étapes, plus ou moins longues selon la
fréquence d’accès des utilisateurs, la
durée légale de conservation, le délai
de forclusion (la forclusion est la date à partir de
laquelle il n'est plus possible d'exercer une action
en justice à la suite d'un litige), les
différentes versions, l’utilité du
document.
Le cycle de vie d’un document peut suivre 3 étapes :
Le cycle de vie d’un document peut suivre 3 étapes :
- la création : les informations sont choisies et mises en forme sur le support le plus adéquat ;
- la diffusion : le document est communiqué aux personnes intéressées. Le document peut connaitre des modifications dues à des mises à jour par exemple ;
- la conservation ou la destruction : après le temps d’utilisation, l’organisation devra choisir entre stocker le document en raison de son importance légale, par exemple, ou le détruire. Le document est alors en fin de vie.
L’essentiel
Le document est un ensemble d’informations mises
à la disposition d’utilisateurs. Il peut prendre
plusieurs formes selon la technologie proposée :
papier, numérique, multimédia.
Les deux dernières formes sont fortement plébiscitées à l’heure actuelle et la plupart des documents papier doivent être numérisés.
Un document suit 3 étapes principales dans sa vie : création, diffusion, conservation ou stockage.
Les deux dernières formes sont fortement plébiscitées à l’heure actuelle et la plupart des documents papier doivent être numérisés.
Un document suit 3 étapes principales dans sa vie : création, diffusion, conservation ou stockage.
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