La notion de document - Cours de Ressources humaines et communication Terminale pro avec Maxicours

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La notion de document

Objectif
• Définir le document
• Présenter une typologie
• Comprendre le cycle de vie d’un document.

Qu’entend-t-on par document ?
Quels sont les différents types de documents ?
Pourquoi peut-on parler de cycle de vie d’un document ?
1. Une définition
Le terme document peut être défini de plusieurs façons.
Le nom document vient du verbe latin docere qui signifie « instruire ». Par voie de conséquence, on peut considérer qu’un document est une « chose » qui peut servir à renseigner, à prouver. On utilise le but pour construire la définition.
On peut aussi définir la notion de document en s’appuyant sur ses composantes. À ce moment-là, un document est un ensemble d’informations porteur de sens pour un auditoire ciblé.

D’une manière générale, le document est envisagé comme un ensemble formé par un support et une information qui peut être lue par l’homme ou la machine.
2. Les typologies
À partir des définitions précédentes, on comprend bien que les documents peuvent être classés selon différents critères :
  • le support utilisé ;
  • les objectifs.
a. La classification liée au support utilisé
Tout d’abord, il faut comprendre ce que l’on entend par support :
un support désigne la nature matérielle du document. Cela revient à se demander sur quoi l’information va être écrite.

- Lorsque vous prenez des notes en classe, vous stockez l’information donnée par votre professeur sur des feuilles. Le support utilisé est donc le papier.

- Lorsque vous rédigez le compte rendu de votre étude, vous utilisez un logiciel de traitement de texte sur un ordinateur. Le support utilisé est numérique.

- Un autre type de support peut être le microfilm.

À partir de ces différents supports, on distingue trois types de documents. Chacun présente des avantages et des inconvénients.

 

Avantages

Inconvénients

Exemples

Papier - facile à lire
- attachement affectif
à ce support
- tout le monde peut l’utiliser
- support privilégié pour les informations importantes
- coût
- gaspillage de papier
- gros volume à archiver
- les contrats de travail
- la carte d’identité
- le permis de conduire

Électronique
(support numérique
ou support papier numérisé)
- utilisation d’un codage simple (le codage binaire
– 0 ou 1)
- rapidité de transmission
de l’information
- coût moins important
que le papier
- rapidité de création
- facilité de stockage
- support respectueux
de l’environnement
nécessité d’une machine pour décoder - le courrier électronique
- les bons de commandes
en ligne
- un graphique scanné
Multimédia
(support numérique et/ou analogique)
- créativité
- possibilité d’ajouter des vidéos, des images, du son
- ludique
- matériel pour lire
le document
- prend du temps
- un diaporama qui illustre un exposé
- une page web

 Les supports peuvent revêtir un caractère temporaire ou permanent.

- Un support permanent contient des informations dont le format est définitif.

- Un support temporaire contient des informations qui peuvent être converties dans d’autres formats. Par exemple, le compte-rendu de votre étude, lisible sur l’écran de votre ordinateur, peut être imprimée (support papier) mais peut-être enregistrée sur votre clé USB (support numérique).
b. La classification liée aux objectifs
Un document peut être créé dans un double objectif :

communiquer. L’organisation veut se faire connaître ou faire connaître un nouveau produit, une nouvelle politique, etc. Les documents sont utilisés pour diffuser l’information aux partenaires de l’organisation (salariés, clients, fournisseurs, actionnaires, membres bénévoles, etc).
Les informations choisies par l’organisation peuvent être présentées avec originalité et créativité.

être conservé. Un document peut être créé pour servir de preuve d’un point de vue juridique : contrat de travail, contrat de vente, ticket de caisse, bon de garantie, etc.
Ces documents doivent contenir des informations obligatoires et font l’objet d’une présentation formelle.
3. Le cycle de vie d’un document
La vie d’un document comprend plusieurs étapes, plus ou moins longues selon la fréquence d’accès des utilisateurs, la durée légale de conservation, le délai de forclusion (la forclusion est la date à partir de laquelle il n'est plus possible d'exercer une action en justice à la suite d'un litige), les différentes versions, l’utilité du document.

Le cycle de vie d’un document peut suivre 3 étapes :
  • la création : les informations sont choisies et mises en forme sur le support le plus adéquat ;
  • la diffusion : le document est communiqué aux personnes intéressées. Le document peut connaitre des modifications dues à des mises à jour par exemple ;
  • la conservation ou la destruction : après le temps d’utilisation, l’organisation devra choisir entre stocker le document en raison de son importance légale, par exemple, ou le détruire. Le document est alors en fin de vie.
L’essentiel
Le document est un ensemble d’informations mises à la disposition d’utilisateurs. Il peut prendre plusieurs formes selon la technologie proposée : papier, numérique, multimédia.

Les deux dernières formes sont fortement plébiscitées à l’heure actuelle et la plupart des documents papier doivent être numérisés.

Un document suit 3 étapes principales dans sa vie : création, diffusion, conservation ou stockage.

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