Les réunions - Cours de Ressources humaines et communication Terminale pro avec Maxicours

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Objectifs :
• donner l’intérêt des réunions
• présenter les différents types de réunion
• proposer des techniques d’animation
• définir les conditions matérielles
• donner les conditions d’efficacité
Pourquoi faire des réunions ? Quelles sont les différents types de réunions? Quelles sont les techniques d’animation d’une réunion ? Quelles sont les conditions matérielles pour réussir une réunion ? Existe-t-il des conditions d’efficacité ?
1. L'intérêt des réunions
Les réunions sont le lieu de rassemblement d’individus motivés par le même objectif. Au-delà du phénomène de la « réunionite » (organisation de trop nombreuses réunions trop fréquemment) qui a touché bon nombre d’organisations, les réunions ont un intérêt non négligeable si elles sont préparées.
Elles permettent de profiter de la dynamique de groupe grâce aux échanges. Cette dynamique est connue sous le terme de synergie, c’est-à-dire qu’on obtient de meilleurs résultats en travaillant ensemble plutôt qu’en additionnant le travail individuel de chacun. On formalise cette idée par « 1+1=3 ».
2. Les types de réunions
Les réunions peuvent avoir plusieurs objectifs : l’information, la prise de décision, la négociation.
a. Les réunions d'information
Ce type de réunion peut prendre plusieurs formes :
- les congrès ou les colloques : une centaine ou plusieurs centaines de personnes sont regroupées autour d’un expert dans un domaine particulier.
Exemple : colloque sur la discrimination au travail.

- Les réunions d’information au sein de l’organisation : la réunion est à l’initiative de la hiérarchie qui souhaite faire passer une information à ses subordonnées.
Exemple : réunion sur le rachat d’un fournisseur.

- Les assemblées générales :
ces réunions donnent les informations sur l’activité de l’organisation pendant l’année.
b. Les réunions de prise de décicion
Les réunions de prise de décisions peuvent prendre deux formes :
- les commissions de travail ou les tables rondes : un animateur gère et oriente le groupe afin qu’il prenne une solution adaptée au problème.

- Les groupes créatifs :
les membres sont choisis pour leur aptitude à trouver des solutions originales à un problème donné. L’animateur peut faire appel à des techniques pour stimuler la créativité telles que le brainstorming, la méthode des six chapeaux, la technique du concassage.
c. Les réunions de négociations
La réunion est dirigée par un médiateur qui doit trouver un accord entre les deux groupes opposés. Il doit permettre à chacun de s’exprimer et faire valoir des points de vue, souvent divergents.
3. La préparation de la réunion
Pour être réussie, une réunion doit être préparée. L’organisateur doit réfléchir à son contenu mais aussi à sa forme.
a. Première étape : le sujet et les participants
Pour garantir la réussite, on peut répondre au questions suivantes :
- Quel est l’objectif de la réunion ?
Il est impératif de préciser l’objectif afin de ne pas s’égarer sur plusieurs sujets très différents les uns des autres et perdre en efficacité.

- Doit-on préférer une réunion par téléphone, une web conférence ou une réunion physique ?

Il n’est pas toujours utile de faire déplacer les participants. Aujourd’hui, les NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) nous permettent de faire appel à des outils plus modernes qui font gagner un temps précieux aux collaborateurs.

- Qui doit-on inviter ? Combien sont-ils et quelle est leur fonction ?
Il est judicieux de sélectionner attentivement les participants à la réunion. Il faut un nombre suffisant pour que l’effet de synergie puisse jouer, mais un nombre raisonnable pour ne pas se disperser. Il est utile de mettre en parallèle la fonction des individus invités et l’objectif de la réunion. Il faut que chacun ait les compétences nécessaires pour participer activement et faire avancer le débat.

- Quelle est la durée optimale de la réunion ?
La durée optimale d’une réunion est d’environ deux heures. Au-delà, les participants ne sont plus aussi attentifs et l’effet de synergie n’existe plus. Chacun regarde sa montre pour retourner à ses occupations.

- Quel sera l’ordre du jour ?
(sujets à aborder)
Il est impératif d’ordonner les sujets à aborder pendant la réunion et de définir un temps de travail pour chaque sujet. Cela permet à l’animateur de rester le maître du jeu et de ne pas faire durer inutilement la réunion.

- Quand doit-on fixer la réunion ?
Selon les participants, l’organisateur doit trouver une date qui puisse convenir à tout le monde. D’une manière générale, il faut éviter les périodes de vacances scolaires, notamment pendant les fêtes de fin d’année et les mois d’été.
b. Deuxième étape : l'organisation physique
Une fois les questions précédentes résolues, l’animateur doit réserver la salle et prévenir les participants.

La réservation de la salle doit être faite entre deux et trois semaines avant la date de la réunion afin de laisser le temps à l’animateur de prévenir les participants et à ces derniers de s’organiser.
La salle doit être choisie en fonction de certaines contraintes. On peut citer par exemple :
- la taille de la salle (nombre de places assises),
- l’ergonomie de la salle afin de faciliter l’animation,
- une éventuelle connexion à internet,
- la présence de moyens audiovisuels.

Les participants doivent convoquer ou inviter par courrier. Une bonne convocation doit comporter les éléments suivants :
- le lieu de la réunion,
- la date, l’heure de début et de fin de la réunion,
- l’objet de la réunion,
- l’ordre du jour,
- un bulletin réponse.
On peut y joindre un plan d’accès et des éléments permettant aux participants de préparer la réunion (documents à apporter, par exemple).

L’animateur doit préparer la salle en réfléchissant à la disposition optimale des tables et des chaises. Il peut choisir entre :
- une disposition de type classe, ce qui aura tendance à limiter les échanges,
- une disposition en rond, qui favorise les échanges et met tous les participants sur un même pied d’égalité,
- une disposition en face à face, qui est généralement réservée aux réunions de négociation,
- une disposition en U qui donne une place prépondérante à l’animateur qui s’appuie des visuels et permet des échanges entre les participants.
Il doit penser au confort des participants : visibilité du tableau ou pan de mur sur lequel seront projetés les supports visuels, présence de verres et de bouteilles d’eau et éventuellement une collation pour clore la réunion.
4. L'animation des réunions
L’animateur a plusieurs rôles :
- faciliter les échanges en distribuant la parole et en s’assurant de l’attention des participants,
- assurer la cohésion,
- régler les conflits,
- gérer le temps,
- reformuler les propos des participants.
a. Le déroulement de la réunion
Première étape : le lancement
Cette phase doit être rapide et structurée. Elle permet d’accueillir les participants, d’annoncer l’objet, l’ordre du jour de la réunion et le rôle de chacun. C’est à ce moment qu’un rapide tour de table permet aux participants de se présenter seul. Un rapporteur ou secrétaire de séance peut être également désigné.

Deuxième étape : la réunion proprement dite
Les participants échangent et arrivent à une solution.

Troisième étape : la conclusion
L’animateur récapitule rapidement les décisions prises et les principaux échanges. Eventuellement, il fixe la date de la prochaine réunion.
b. Les techniques d'animation
L’animateur dispose de plusieurs outils :
- la reformulation : elle permet de vérifier la compréhension et facilite l’écoute des participants.
- le questionnement : il permet d’approfondir une idée, de relancer les discussions.
- le brainstorming ou remue-méninges (étudié dans la fiche sur la créativité)

Ou encore des outils plus créatifs tels que :
- l’avocat des anges : chacun exprime une idée qui est écrite sur un tableau. Chaque participant commente la phrase en précisant ce qu’il apprécie et ce qu’il améliorerait.
- le portrait en creux : il s’agit de définir, par exemple, un produit par ce qu’il n’est pas. Ensuite, chaque idée est reprise une à une et décrite de l’autre côté du miroir.
L'essentiel
Les réunions ont un rôle important dans les organisations. Quelle que soit leur forme, elles sont le nerf des entreprises. Elles peuvent être de simples réunions d’informations mais aussi des réunions de prise de décision qui engagent l’avenir, ou encore des réunions de négociation qui sont nécessaires au bon climat interne. Une réunion efficace est une réunion préparée. Cette préparation doit prévoir le contenu de la réunion (objet, ordre du jour, date, participants) ainsi que l’organisation physique (salle, convocation et confort des participants). L’animateur doit posséder de nombreuses qualités pour tenir son rôle (favoriser les échanges, par exemple) et maîtriser des techniques précises (reformulation, questionnement, outils créatifs).

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