L'organisation du travail

Pour améliorer l’organisation du travail, il faut commencer par l’analyser à l’aide d’outils.

• La fiche de description de poste

Le poste de travail peut être précisé par une fiche de description. Cette fiche permet d’identifier le poste, sa mission, sa place dans l’organisation, ses tâches, son degré d’autonomie et ses moyens humains et matériels. Cette analyse permet le repérage des tâches redondantes et une bonne synchronisation des tâches.

• La description de fonction

Elle permet de définir le profil de la personne susceptible de tenir le poste (compétences nécessaires, formation…).
Elle est établie pour les postes de maîtrise et d’encadrement. Simple et synthétique, elle indique :

- la mission du collaborateur ;
- ses principales tâches ;
- si possible, les indicateurs de performance ;
- les liaisons hiérarchiques et de coopération.

• La fiche d’attributions
 
Elle énumère de façon plus détaillée que la fiche de description de fonction les tâches à effectuer. Elle est plutôt réservée aux postes d’exécution.

Dans un groupe de travail, il faut répartir les tâches en tenant compte de la charge de travail qu’elles représentent et des compétences de chaque personne. La définition des tâches doit être rationnelle. L’entreprise optera pour la spécialisation ou la polyvalence des employés.

• La spécialisation

Chaque employé exécute un nombre réduit de tâches répétitives. Ce type d’organisation permet d’acquérir une grande expérience du fait de la répétition des tâches mais, à moyen terme, entraîne lassitude, démotivation et absentéisme des employés.

• La polyvalence

Dans ce type d’organisation, chaque employé gère un ensemble de tâches. Pour les employés, le travail est enrichi et leur permet d’avoir davantage d’autonomie et de responsabilités.

Le tableau de répartition des tâches a pour fonctions :
- de recenser les tâches effectuées dans une partie de l’activité d’une organisation ;
- d’identifier la personne qui réalise ces tâches.
Ce recensement permet ensuite l’analyse des tâches. Celle-ci peut révéler des dysfonctionnements : tâches redondantes, superflues, mal positionnées dans la chronologie de l’activité ou mal réparties. Cette analyse conduit à des propositions éventuelles de réorganisation de l’activité dans le but d’améliorer la performance de l’organisation.

Le tableau de répartition des tâches permet de visualiser les attributions de chaque poste au sein d’un groupe, pour une période donnée (une semaine, par exemple). Il fait généralement apparaître le temps attribué à chaque poste pour chaque activité.

Pour établir un tableau de répartition des tâches, l’organisation sollicite les employés pour relever ou estimer le temps qu’ils consacrent à chaque activité. Le tableau de répartition des tâches permet à chacun de connaître son rôle dans le groupe et, si nécessaire, d’analyser une situation pour essayer de l’améliorer.

L'analyse du tableau de répartition des tâches s’effectue à l’aide des questions suivantes :

Tâches	Compétences	Temps
- Les tâches indiquées relèvent-elles bien de ce groupe de travail ? Sinon, quelles activités pourraient être confiées à un autre groupe ? - Les tâches sont-elles trop fractionnées ? Les tâches sont-elles trop concentrées ?	- La personne chargée d’une tâche a-t-elle les compétences nécessaires ?	- Le temps de travail de chacun est-il respecté ?Le temps indiqué pour chaque tâche correspond-il à la réalité ?

Avoir des responsabilités incite les prises d’initiative, l’indépendance et donc l’amélioration de la performance. Il existe deux niveaux de responsabilité : individuel et collectif.

- Responsabilités individuelles : chaque individu est responsable du résultat obtenu par son travail (ce qu’il a fait, ce qu’il n’a pas réalisé ou effectué de façon incorrecte).

- Responsabilités collectives : dans un groupe de travail, tous les individus sont collectivement responsables de la réalisation des objectifs fixés.

La responsabilisation est la capacité de l’individu (ou du groupe) à justifier le résultat obtenu par rapport à l’objectif annoncé (méthodes de travail, tâches effectuées, respect des délais…), à en endosser la responsabilité et à concevoir les améliorations adéquates au besoin.
Le travail de groupe implique une interdépendance : le résultat de chaque individu dépend du résultat des autres individus du groupe.

Toute organisation nécessite la mise en place d’une hiérarchie et le respect de celle-ci dans la distribution des responsabilités. Ainsi, le degré de responsabilité dépend fortement du niveau hiérarchique de chacun au sein de l’organisation. Chaque individu est classé en fonction de son pouvoir (managers, collaborateurs, exécutants…). Cette hiérarchie n’est pas immuable mais évolue selon les compétences, et les performances de chacun.