La gestion électronique des documents

À l’origine, la gestion électronique correspondait au stockage électronique des documents papier. Aujourd’hui, la définition s’est élargie et la gestion électronique des documents recouvre l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques informatiques ont pour objet de dématérialiser des documents afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines.

Elle est aussi appelée « gestion électronique de l’information ou de documents existants » (GEIDE).

L’association des professionnels de la GED (APROGED) distingue :
- la GEIDE administrative qui correspond au classement des documents électroniques ;
- la GEIDE bureautique qui correspond à la production, au partage de documents et à l'archivage numérique ;
- la GEIDE documentaire. Il s’agit de l’indexation de ressources documentaires ;
- la GEIDE technique qui gère les documents techniques propres à un métier.

L’essentiel des informations que doit traiter une organisation est reçu sous la forme papier en dépit d’une utilisation accrue des e-mails. L’accès à l’information est un gage de compétitivité pour les entreprises. Il est donc nécessaire de s’y intéresser et de repérer quels sont les enjeux de la gestion électronique des données.

• Enjeux face à l’organisation interne
- Maîtriser le flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus quotidiennement dans les entreprises.
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus.
- Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement.
- Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information.
- Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.
- Sécuriser l’accès aux informations.
- Maximiser les capacités de stockage.

• Enjeux face à l’environnement de l’organisation
- Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.
- Répondre plus aisément aux exigences des normes de qualité.
- Faciliter l’accès aux informations déjà recueillies pour être plus réactif.

On peut repérer trois grandes étapes.




La mise en place d’une gestion électronique des données dans une organisation nécessite un investissement financier non négligeable. En effet, il est nécessaire d’avoir un outil informatique performant. Qu’entend-t-on par là ?
L’entreprise doit :
- être organisée en réseau client-serveur avec un accès sécurisé et contrôlé.
- posséder des logiciels permettant la numérisation des documents mais aussi l’indexation, la recherche…

Au-delà de l’outil informatique, l’organisation ne doit pas négliger la présence d’un réseau physique où sont conservés les documents originaux (factures, devis, contrats…)