La gestion électronique des documents - Maxicours

La gestion électronique des documents

Objectifs :
• définir la gestion électronique des documents (GED),
• présenter les enjeux de la GED,
• connaître le processus de mise en place.
Qu’entend-t-on par GED ? En quoi la GED représente-t-elle un enjeu pour les organisations ? Quelles sont les différentes étapes de la GED ?

1. Une définition
À l’origine, la gestion électronique correspondait au stockage électronique des documents papier. Aujourd’hui, la définition s’est élargie et la gestion électronique des documents recouvre l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques informatiques ont pour objet de dématérialiser des documents afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines.

Elle est aussi appelée « gestion électronique de l’information ou de documents existants » (GEIDE).

L’association des professionnels de la GED (APROGED) distingue :
- la GEIDE administrative qui correspond au classement des documents électroniques ;
- la GEIDE bureautique qui correspond à la production, au partage de documents et à l'archivage numérique ;
- la GEIDE documentaire. Il s’agit de l’indexation de ressources documentaires ;
- la GEIDE technique qui gère les documents techniques propres à un métier.

2. Les enjeux de la gestion électronique des données
L’essentiel des informations que doit traiter une organisation est reçu sous la forme papier en dépit d’une utilisation accrue des e-mails. L’accès à l’information est un gage de compétitivité pour les entreprises. Il est donc nécessaire de s’y intéresser et de repérer quels sont les enjeux de la gestion électronique des données.

Enjeux face à l’organisation interne
- Maîtriser le flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus quotidiennement dans les entreprises.
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus.
- Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement.
- Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information.
- Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.
- Sécuriser l’accès aux informations.
- Maximiser les capacités de stockage.

Enjeux face à l’environnement de l’organisation
- Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.
- Répondre plus aisément aux exigences des normes de qualité.
- Faciliter l’accès aux informations déjà recueillies pour être plus réactif.

3. Les étapes de la gestion électronique des données
On peut repérer trois grandes étapes.

a. Première étape : l'acquisition de l’information
L’acquisition consiste à dématérialiser le document sous forme numérique. La technique utilisée dépend du type de document.

Les documents papier
Par exemple : les bons de commande, les factures…
La capture de ces documents est possible grâce à la numérisation. Celle-ci se fait à l'aide d'un scanneur.
Il est possible d’effectuer une reconnaissance de caractères afin de transformer l’information numérique en données textuelles. Cette opération est réalisée grâce à un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition).
Actuellement, la numérisation et la reconnaissance de caractères peuvent se faire simultanément à partir d’un même logiciel.

Les documents électroniques
Par exemple : les e-mails, les pages internet, les formulaires web…
Différents logiciels permettent d’acquérir ces documents et de les convertir dans le format souhaité ; le format .pdf est un exemple.

b. Deuxième étape : le traitement de l’information
Le traitement de l’information contenue dans les documents se fait au travers de l’indexation. C’est une opération qui permet de décrire le document en vue de son exploitation ultérieure. Elle donne des repères qui permettront à un utilisateur de retrouver l’information dans la base de données ainsi constituée.

On distingue deux types d'indexation :

l'indexation classificatoire. Elle prend en compte la description formelle du document (type, auteur, date, etc.). Cette indexation correspond à une préoccupation de rangement du document.

l'indexation par concepts. Elle s’appuie sur le contenu du document et se fait à partir de mots-clés associés au document.

c. Troisième étape : l’archivage de l’information
L’organisation est tenue, par la loi, de conserver un certain nombre de documents mais aussi pour respecter certains usages liés au(x) métier(s) qu’elle exerce.
Cet archivage est qualifié de statique puisque ces documents ne sont plus utilisés quotidiennement, ils ne sont plus mis à jour. Ils permettent de régler certains litiges (pièces d’un dossier lors d’une action en justice), de faire face à des demandes de documents de la part des partenaires (bulletins de salaires) et de constituer des dossiers de veille concurrentielle par exemple (pages Internet).

Ces fichiers, présents en grande quantité, sont compressés pour être stockés et transférés rapidement. Les moyens de compression varient en fonction de la nature du document et la compression est inégale selon le document. Un fichier texte prendra moins de place (meilleure compression) qu’un fichier image.

4. Les contraintes liées à la gestion électronique des données
La mise en place d’une gestion électronique des données dans une organisation nécessite un investissement financier non négligeable. En effet, il est nécessaire d’avoir un outil informatique performant. Qu’entend-t-on par là ?
L’entreprise doit :
- être organisée en réseau client-serveur avec un accès sécurisé et contrôlé.
- posséder des logiciels permettant la numérisation des documents mais aussi l’indexation, la recherche…

Au-delà de l’outil informatique, l’organisation ne doit pas négliger la présence d’un réseau physique où sont conservés les documents originaux (factures, devis, contrats…)

L’essentiel

Face à la quantité toujours croissante d’informations à traiter, la gestion électronique des documents se présente comme une opportunité pour les entreprises. Elle peut être facilement mise en place dans les organisations à partir de trois étapes (l'acquisition, le traitement, l'archivage), cependant, elle engendre un coût non négligeable. Grâce aux nouvelles technologies, les documents ainsi archivés sont facilement exploitables par tous les membres de l’organisation, ce qui soulève le problème de l’accès à l’information et de la sécurisation des données.

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