L'archivage et les obligations légales de conservation - Maxicours

L'archivage et les obligations légales de conservation

Objectifs :
• définir la notion d’archive,
• prendre conscience des enjeux de la conservation des documents,
• connaître les sanctions encourues en cas de non-respect de la législation,
• présenter les différents modes d’archivage,
• connaître les durées de conservations légales des documents.

Qu’est-ce qu’une archive ? Quelle est l’importance de conserver des documents pour une entreprise ? Comment peut-elle conserver ces archives ? Quelle est la durée légale de conservation des documents ? Quels sont les risques encourus en cas de négligence ?

1. Définition et enjeux des archives
Le terme « archive » désigne à la fois les documents eux-mêmes et le lieu de leur dépôt.

L’Afnor (Association française de normalisation) élargit la notion d’archivage à « l’ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ».

L’archivage renvoie donc vers :
- des techniques et modalités de conservation des documents supports des informations ;
- une organisation temporelle de l’archivage.

Par conséquent, les archives d’une entreprise sont l’ensemble des documents produits ou reçus par l’entreprise dans l’exercice de son activité.

La loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives, stipule que « ... la conservation de ces documents est organisée... pour les besoins de la gestion et de la justification des droits et des personnes physiques et morales... ».
Ces documents doivent être conservés pendant un certain délai, afin qu’ils puissent être produits, si nécessaire, comme preuve, lors d’un litige avec les collaborateurs de l’entreprise, les fournisseurs, l’administration. Ils servent également de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs.

2. L’archivage, une obligation légale
Les documents produits ou reçus par l’entreprise au cours de son activité doivent être conservés sous peine de sanctions. 

Voici quelques exemples de sanctions encourues :

• « La destruction, la dégradation ou la détérioration d'un bien appartenant à autrui (infraction définie au premier alinéa de l'article 322-1 du code pénal) est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende, lorsque le bien détruit, dégradé ou détérioré est un registre, une minute ou un acte original de l'autorité publique » (article 322-2 du code pénal).

• « L'absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication de l'administration entraîne l'application d'une amende de 1 500 €. » (article 1734 du code général des impôts).

• « Le fait de mettre les agents habilités à constater les infractions à la législation fiscale dans l'impossibilité d'accomplir leurs fonctions est puni d'une amende de 25 000 €, prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive de cette infraction, le tribunal peut, outre cette amende, prononcer une peine de six mois de prison. » (article 1746 du CGI).
3. Les modes d’archivage
a. Mode d’archivage traditionnel
La plupart des documents sont conservés sous la forme papier. Il est préférable de garder les originaux qu’on aura pris soin de classer chronologiquement.
Ces documents doivent être rangés à l’abri de l’humidité et protégés des malveillances. Ils doivent pouvoir être consultables rapidement, donc il est nécessaire de prendre soin de leur conservation.

b. Mode d’archivage électronique
Avec l’arrivée des nouvelles technologies et les nombreux échanges qui passent par Internet, le problème de l’archivage électronique a soulevé plusieurs questions.
Le législateur a répondu à ces questions au travers de plusieurs textes. Le code civil énonce clairement que « l'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » (article 1316-1)
L’entreprise peut sans contexte conserver ses documents sous la forme électronique. Pour elle, cela signifie un gain de place et une économie évidente

Cependant, on peut se poser la question de la fiabilité de la signature électronique. L’article 1316-4 du code civil met l’accent sur cet élément : « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. (...) elle confère l'authenticité à l'acte.
Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »

La solution a été apportée par la norme NF Z42-013. Révisée en décembre 2001, cette norme décrit l’ensemble des spécifications de conception et d’exploitation nécessaires pour garantir la conservation et l’intégrité des documents stockés et ainsi contribuer à leur valeur légale.
Elle s’applique indifféremment aux documents dématérialisés issus de sources papier ou microformes ou aux documents créés sous la forme électronique. La norme NF Z42-013 décrit les spécifications techniques, procédurales, organisationnelles et de contrôle, ceci pour toutes les étapes successives du process - acquisition, indexation, enregistrement sur les supports, recherche, restitution et gestion des supports.

4. Les durées légales de conservation des documents

Remarque : la durée de conservation des documents est liée aux délais de prescription. La prescription est un principe juridique selon lequel l’écoulement d’un délai entraîne l’annulation de l’obligation.
En effet, dès lors que la prescription est acquise, il n’est plus possible de contester en justice une situation établie, et les éléments de preuve afférents à cette situation n’ont plus besoin juridiquement d’être conservés.

L’essentiel

Les entreprises produisent quotidiennement des centaines de documents. Une fois utilisés, elles ne peuvent pas s’en débarrasser aussi facilement. Plusieurs raisons rendent nécessaires la conservation des documents : une obligation légale (risque de sanctions), ils constituent un moyen de preuve face à la justice et représentent des pièces justificatives face aux autorités administratives. Les entreprises peuvent opter pour un mode d’archivage traditionnel ou pour un mode plus moderne, l’archivage électronique. Ce dernier mode d’archivage a une force légale que s’il fait l’objet d’un cadre très strict dans l’entreprise. La norme NF Z42-013 sur l’archivage électronique propose un cadre aux entreprises qui peuvent l’appliquer.

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