L'archivage et les obligations légales de conservation

Qu’est-ce qu’une archive ? Quelle est l’importance de conserver des documents pour une entreprise ? Comment peut-elle conserver ces archives ? Quelle est la durée légale de conservation des documents ? Quels sont les risques encourus en cas de négligence ?

Le terme « archive » désigne à la fois les documents eux-mêmes et le lieu de leur dépôt.

L’Afnor (Association française de normalisation) élargit la notion d’archivage à « l’ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ».

L’archivage renvoie donc vers :
- des techniques et modalités de conservation des documents supports des informations ;
- une organisation temporelle de l’archivage.

Par conséquent, les archives d’une entreprise sont l’ensemble des documents produits ou reçus par l’entreprise dans l’exercice de son activité.

La loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives, stipule que « ... la conservation de ces documents est organisée... pour les besoins de la gestion et de la justification des droits et des personnes physiques et morales... ».
Ces documents doivent être conservés pendant un certain délai, afin qu’ils puissent être produits, si nécessaire, comme preuve, lors d’un litige avec les collaborateurs de l’entreprise, les fournisseurs, l’administration. Ils servent également de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs.

Les documents produits ou reçus par l’entreprise au cours de son activité doivent être conservés sous peine de sanctions. 

Voici quelques exemples de sanctions encourues :

• « La destruction, la dégradation ou la détérioration d'un bien appartenant à autrui (infraction définie au premier alinéa de l'article 322-1 du code pénal) est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende, lorsque le bien détruit, dégradé ou détérioré est un registre, une minute ou un acte original de l'autorité publique » (article 322-2 du code pénal).

• « L'absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication de l'administration entraîne l'application d'une amende de 1 500 €. » (article 1734 du code général des impôts).

• « Le fait de mettre les agents habilités à constater les infractions à la législation fiscale dans l'impossibilité d'accomplir leurs fonctions est puni d'une amende de 25 000 €, prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive de cette infraction, le tribunal peut, outre cette amende, prononcer une peine de six mois de prison. » (article 1746 du CGI).

Remarque : la durée de conservation des documents est liée aux délais de prescription. La prescription est un principe juridique selon lequel l’écoulement d’un délai entraîne l’annulation de l’obligation.
En effet, dès lors que la prescription est acquise, il n’est plus possible de contester en justice une situation établie, et les éléments de preuve afférents à cette situation n’ont plus besoin juridiquement d’être conservés.