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La fonction Ressources humaines

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Objectif : connaître les missions de la fonction Ressources humaines dans les organisations et définir les notions de ressources humaines.

Les Ressources humaines sont constituées par l’ensemble des salariés d’une organisation. Elles contribuent à l'efficacité globale de cette dernière. Leur nature et leur complexité sont telles qu’elles ne peuvent pas être mises sur le même plan que les autres ressources, matérielles ou financières. Dans les grandes entreprises, une fonction à part entière leur est réservée dans l’organigramme de structure.

1. La mission de la fonction Ressources humaines

Elle s’articule autour de quatre axes :

• l’administration du personnel : le recrutement, la paye, le suivi des congés , etc. ;

• la gestion du personnel : la Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences (GPEEC) a pour objectif d’anticiper les besoins et de procurer un équilibre quantitatif et qualitatif entre les individus et les emplois ;

• la formation : elle contribue à augmenter les compétences des salariés et à maintenir ainsi leur valeur sur le marché du travail ;

• la cohésion sociale : elle est préservée par les relations permanentes avec les partenaires sociaux.

Pour définir la place occupée par les ressources humaines dans l’organisation, on utilise quatre notions essentielles : l’emploi, le poste, la qualification et la compétence. Ces notions s’imbriquent les unes aux autres.
Pour illustrer l’interaction successive entre ces différents concepts, un exemple est présenté de manière transversale.

2. De l’emploi au poste

a. La notion d’emploi

Une offre d’emploi est une offre de travail. Un emploi est défini comme une situation de travail proposée ou confiée à une personne et pour laquelle cette personne reçoit une rémunération.

Exemple : une entreprise industrielle recrute un responsable des ventes. Pour cela, elle diffuse une offre d’emploi. Il s’agit d’un emploi du secteur industriel, dans le domaine tertiaire de la gestion commerciale, rémunéré à un certain niveau.

b. La notion de poste

Deux approches peuvent être envisagées pour définir la notion de poste : l’approche fonctionnelle et l’approche physique.

• L’approche fonctionnelle : un poste est le regroupement de missions, d’activités et de tâches ayant une finalité commune clairement définie, situé précisément dans la structure de l’organisation.

• L’approche physique : on appelle également poste de travail le lieu d’affectation d’un salarié localisé dans un atelier, un bureau, etc.

Cette deuxième définition ne vaut que pour les emplois sédentaires. Les emplois itinérants ou relevant du télétravail ne répondent pas à cette définition, mais se rattachent néanmoins à la première.

Exemple : la personne recrutée devient titulaire du poste de responsable des ventes. Elle est placée sous la responsabilité hiérarchique du directeur commercial. Elle réalise des missions (gestion de la clientèle, planification), des activités (suivi des stocks, du chiffre d’affaires) et des tâches (contrôle des saisies) qui ont un objectif commun : assurer la meilleure gestion possible de la clientèle. Son poste de travail est situé au siège social de l’entreprise.

c. Interaction entre les notions d’emploi et de poste

• On peut dire que la notion d’emploi englobe celle de poste. En effet, elle se réfère à des missions, des activités et des tâches communes à un ensemble de postes, présents dans les différents services de l’entreprise.

Exemple : dans cette même entreprise, on trouve différents emplois tertiaires : directeur, responsable de service, assistant, secrétaire, comptable, employé commercial, etc. Dans le service des ventes, il n’existe qu’un seul poste de responsable, mais plusieurs postes d’employés commerciaux.

• La notion de poste est indépendante de celle de personne.

- Un poste peut en effet être occupé successivement par des personnes différentes.

Exemple : le responsable des ventes quitte son poste, qui va être pourvu par une nouvelle embauche.

- Un poste de travail peut aussi être occupé par plusieurs personnes simultanément.

Exemple : le poste de secrétaire commerciale est occupé par deux personnes travaillant à mi-temps.

- Par ailleurs, une personne peut occuper plusieurs postes de travail.

Exemple : une employée commerciale partage son temps de travail entre le poste d’opératrice de saisie et le poste d’accueil téléphonique.

3. Du poste à la qualification

Cette dualité de la notion poste/personne conduit à distinguer la qualification du poste et la qualification de la personne.

a. La qualification liée au poste

La qualification du poste de travail est définie, de façon négociée ou non, par l’entreprise ou la branche professionnelle.

Exemple : l’entreprise a formalisé le profil du poste de responsable des ventes pour procéder au recrutement. Les qualifications requises sont les suivantes : diplôme de niveau bac + 2 ; Connaissances de la réglementation commerciale ; Savoir-faire techniques (gestion prévisionnelle et planification, outil informatique) ; Savoir-faire relationnel (management d’équipe, relations clientèle) ; Aptitudes et qualités (Prise d’initiatives, responsabilités, rigueur).

b. La qualification liée à la personne

Un individu possédant une certaine qualification (un diplôme de niveau bac + 4 par exemple) peut être amené à occuper un poste correspondant à une autre qualification, et donc être rémunéré en fonction de cette autre qualification.

Exemple : le titulaire précédent du poste de responsable des ventes ne possédait pas les diplômes actuellement exigés. Il a pu accéder à ce poste grâce à son expérience, son ancienneté dans l’entreprise et la formation continue. En revanche, il possédait une autre qualification qui lui permettait aussi d’occuper un emploi dans un service technique.

c. Définition globale de la qualification

L’AFNOR (Association Française de Normalisation) donne la définition suivante : « De façon générale, on peut définir la qualification comme l’ensemble des connaissances, des aptitudes et des expériences que requiert l’exercice d’un emploi déterminé (on parle dans ce cas de qualification d’un emploi, d’un poste de travail) ou qu’est susceptible de mettre en œuvre un individu (il s’agit dans ce cas d’une qualification individuelle). »

4. De la qualification à la compétence

a. La notion de compétence

• Dans toute situation de travail, un résultat est attendu. Pour tendre vers ce résultat, la personne met en œuvre un certain nombre de ressources : ses connaissances (savoir), son expérience et sa maîtrise (savoir-faire), ses qualités personnelles (savoir-être), afin d’atteindre un résultat. La compétence représente cette capacité à utiliser la (ou les) bonne(s) ressource(s) au bon moment. Elle est individuelle.
Suivant le résultat obtenu, on peut évalué la compétence de la personne.

Exemple : le poste de responsable des ventes a pour objectif principal la gestion de la clientèle et des ventes. Celle-ci nécessite des compétences variées : gérer, planifier, négocier, suivre, contrôler, etc.
Les compétences du responsable pourront être évaluées en fonction du résultat des ventes.

• On peut ajouter que la notion de compétence recouvre l’aptitude à dépasser et compléter sa qualification pour réaliser au mieux son travail, sa capacité à apporter des solutions à des problèmes, à faire des choix, c’est-à-dire à produire de la valeur ajoutée par rapport à sa propre qualification.

Exemple : au-delà de la gestion normale de la clientèle, le poste de responsable des ventes peut exiger de savoir négocier au meilleur prix, de gérer des incidents de livraison, de réagir à des imprévus, d’apporter une solution à un litige avec un client, de fidéliser sa clientèle, de mettre en place une démarche Qualité.

b. Interaction entre les notions de qualification et de compétence

La compétence d’une personne représente la mise en œuvre, dans une situation précise de travail, de sa qualification, mais aussi son aptitude à dépasser sa propre qualification dans ce que l’on peut appeler une « intelligence pratique » : la capacité à faire face à l’imprévu, au changement et à la variabilité du travail.

L’essentiel

Le facteur humain joue un rôle prépondérant dans toute organisation. C’est pourquoi la fonction Ressources humaines a pour mission de l’accompagner et de le développer, à travers l’administration du personnel, la gestion prévisionnelle des effectifs, la formation et le maintien de la cohésion sociale.

Chaque individu occupe une place qui peut être définie à l’aide de quatre concepts.
L’emploi est une situation de travail confiée à l’individu moyennant une rémunération.
Le poste est un regroupement de missions, d’activités et de tâches ayant une finalité commune.
Le processus de qualification consiste à mettre en rapport deux catégories de qualités : celles acquises par les individus (par le biais de la formation et de l’expérience) et celles requises par les postes de travail.
La compétence est la capacité de l’individu, dans une situation de travail précise, à mobiliser les ressources constituées par ses connaissances, ses qualités personnelles, son savoir-faire et son expérience.

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