L'articulation des documents comptables

La pièce justificative est la matière première de la comptabilité, c'est ce document qui déclenche l'enregistrement comptable.

Les documents commerciaux suivants ne sont pas des pièces justificatives en comptabilité : le bon de commande, le bon de livraison et le devis.

Les pièces justificatives utilisées en comptabilité sont : la facture, le chèque, le talon de chèque, le bulletin de salaire…

Le journal (ou livre-journal) est un document dans lequel sont enregistrés, de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour. Pour chaque opération, le numéro de la pièce justificative doit être mentionné.

Un compte est un tableau permettant de rassembler les différents flux sur un même élément. Ce tableau permet de calculer le total des emplois (ou débits) et le total des ressources (ou crédits). De plus le compte détermine un solde. Le solde peut être débiteur, créditeur ou nul.

Le grand-livre reprend les écritures du journal mais le classement s'effectue par nature des comptes. Ainsi pour un client en particulier, l'entreprise peut, par l'intermédiaire du grand-livre, connaître à tout moment la valeur de la créance.

La balance est un document comptable récapitulant l'ensemble des comptes du grand-livre.

Le document contient plusieurs colonnes :
- le numéro de compte
- l'intitulé du compte
- le total des débits
- le total des crédits
- le solde

La balance permet d'établir le bilan et le compte de résultat.
La balance après inventaire est le document qui va permettre d'établir le bilan et le compte de résultat. Ce document prend en compte les écritures de régularisation de fin d'exercice comptable : amortissement, dépréciations…
L'établissement de la balance est un travail de contrôle (interne) périodique (le plus souvent mensuel). Ce travail permet de vérifier que le principe de la partie double a bien été respecté.

Les comptes de bilan comprennent les comptes de classe 1 à 5. Les comptes d'actif ont toujours un solde débiteur. Les comptes de passif ont toujours un solde créditeur.
Les comptes de gestion comprennent les comptes de classe 6 et 7. Les comptes de charges ont toujours un solde débiteur. Les comptes de produit ont toujours un solde créditeur.