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Information comptable : de l'acquisition à la conservation

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Objectif

Le traitement de l’information comptable varie, dans sa forme, d’une organisation à une autre. Les outils et technologies de l’information influencent ces traitements. Il convient de repérer les « passages obligés » (les documents, les étapes et les contrôles) du traitement de l’information comptable et les relations entre les différentes étapes.

1. Schéma du traitement de l'information comptable

2. L'acquisition et l'exploitation de l'information comptable

La pièce justificative est la source obligatoire de tout enregistrement comptable. L’acquisition et l’exploitation des informations contenues dans les pièces justificatives peuvent être manuelles ou automatisées.

► La saisie manuelle nécessite une analyse préalable de la pièce justificative. Par exemple, l’enregistrement comptable d’une facture d’un fournisseur requiert une analyse de la facture pour obtenir les informations suivantes :
- le numéro et nom du fournisseur,
- la date de la facturation,
- la nature du produit ou service acheté et sa désignation,
- les montants à enregistrer,
- le taux de TVA à utiliser,
- …

► L’acquisition automatisée de l'information comptable peut prendre diverses formes :

- Par numérisation et utilisation d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères (logiciel OCR en anglais). Ce procédé consiste dans un premier temps, à numériser un document papier à l'aide d'un scanner. Le fichier image récupéré est ensuite traité avec un logiciel OCR (Optical Character Recognition) pour le transformer en fichier texte.

- Par intégration d’un autre logiciel.
Exemple : export de données d'un PGI vers un tableur.

- Par intégration d’un module d’un progiciel de gestion intégrée (PGI) vers un autre module du PGI.
Exemple : Les éléments d’un devis du module commercial génèrent, en cas d’acceptation du devis, la création d’une facture. La création de cette facture engendre dans le module comptable du PGI une écriture comptable.

3. Les contrôles de l'information comptable

a. Une étape de plus en plus importante

Avec l’automatisation croissante le travail de saisie diminue. Par contre le travail de contrôle augmente. Pour le processus de vente, avec un PGI, seuls les éléments du devis ou de la facture sont saisis. En effet :
- La facture génère une écriture comptable dans le journal de l’entreprise.
- Les écritures du journal sont reportées automatiquement dans les comptes du grand-livre.
- Les valeurs des comptes du grand-livre sont reportées à leur tour dans la balance des comptes.
- Les documents de synthèse (bilan et compte de résultat) sont construits automatiquement à partir de la balance des comptes.

b. Les principaux contrôles

► Le respect de la partie double. Pour une opération, il faut contrôler que le total des débits est égal au total des crédits. Ce contrôle est automatisé avec un logiciel comptable ou un PGI. Il est impossible de valider une écriture non équilibrée. Un message alerte d’ailleurs l’utilisateur en cas de déséquilibre de l’écriture.

► Le lettrage des comptes de tiers. Le lettrage est une opération permettant de vérifier qu’une dette ou qu’une créance a bien été réglée.

► Le contrôle de la trésorerie avec l’état de rapprochement bancaire. Il convient de comparer régulièrement, au moins une fois par mois, le solde figurant sur l'extrait de compte émis par la banque et le solde figurant au compte 512 - Banque tenu par l'entreprise. Ce travail constitue le rapprochement bancaire qui permet d'expliquer les éventuelles différences entre les deux soldes. Ces différences peuvent être dues à des erreurs de saisie, à l’omission d’opérations, à une double comptabilisation, à des décalages d’enregistrement…

4. La conservation de l'information comptable

a. Les raisons de la conservation de l'information comptable

La première raison relève d’obligations légales. Ces obligations sont nécessaires. En effet, en cas de contrôle par l’administration fiscale, celle-ci doit pouvoir consulter les documents comptables et pièces justificatives pour en vérifier la régularité.
La deuxième raison est d’ordre interne. Il est dans l’intérêt de l’organisation de conserver ses documents comptables pour effectuer des comparaisons et aider à la prise de décision.

b. Les délais de conservation

L’article L123-22 du Code de commerce précise que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans. Ce délai court à compter de la date de clôture de l’exercice comptable.

Les articles L169 et L176 du livre de procédures fiscales indiquent que l’administration fiscale a un droit de communication et de contrôle pendant 3 ans sur les justificatifs du paiement de l’impôt sur les sociétés et de la TVA.

c. Conservation papier ou numérique ?

L’article 1316.1 du Code civil précise que l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier sous réserve que puisse être identifiée la personne dont il émane. Une entreprise peut donc conserver ses documents sous une forme numérique et n’est donc pas dans l’obligation de les imprimer. La forme de conservation des documents comptables est donc laissée à l’appréciation de l’entreprise.

L'essentiel

La pièce justificative est la source obligatoire de tout enregistrement comptable. Les informations contenues dans ces pièces peuvent être obtenues par saisie manuelle ou par automatisation.
Avec l’automatisation croissante le travail de saisie diminue. Par contre le travail de contrôle augmente. Les principaux contrôles sont :
- le respect du principe de la partie double,
- le lettrage des comptes de tiers,
- l'état de rapprochement bancaire.
L'information financière est conservée à cause d'obligations légales et pour effectuer des comparaisons dans le temps.
Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans. La forme de conservation (papier ou numérique) des documents comptables est laissée à l’appréciation de l’entreprise.

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