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Les rôles et les caractéristiques de l'information

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Objectifs :

o définir l'information ;
o caractériser l'information ;
o donner le rôle de l'information.

Qu'est-ce qu'une information ? Comment caractérise-t-on une information ? Quel est son rôle au sein d'une organisation ?
1. La définition de l'information
L'information est un élément de connaissance, qui peut être collecté, traité, conservé, communiqué au sein de l'organisation ou auprès de ses partenaires.

L'information est constituée de deux éléments :
o des données,
o un sens qui dépend de chaque individu.

Par exemple, Virginie et Sophie font les boutiques. Sophie décide d'acheter un pantalon à 80 EUR. Virginie trouve que cela fait trop cher pour un pantalon alors que Sophie estime avoir fait une bonne affaire.
Ici, le prix de 80 EUR est une donnée.
Le fait que Virginie trouve le prix élevé constitue le sens de l'information.
2. Les caractéristiques de l'information
Une information est caractérisée par :
o sa forme,
o son mode de présentation,
o ses qualités,
o son coût.
a. Les formes de l'information
Parmi les différentes formes que peut prendre une information, les plus courantes sont :

o les informations orales.
Exemple : les renseignements fournis lors de l'entretien annuel entre le salarié et son employeur.

o les informations écrites.
Exemple : les éléments présents sur le bulletin de paie.

o les informations visuelles.
Exemple : le graphique récapitulant les performances de l'équipe commerciale lors de la réunion hebdomadaire.

o les informations audiovisuelles.
Exemple : une démonstration enregistrée sur un caméscope, puis diffusée sur un téléviseur.

o les informations qualitatives.
Exemple : les nouveaux produits vendus par la concurrence.

o les informations quantitatives.
Exemple : le nombre de concurrents sur un secteur.

On peut également relever des informations olfactives, tactiles et gustatives.
b. Les modes de présentation
L'information peut :

o avoir un codage.
Exemple : les numéros de téléphone.

o être traduite dans plusieurs langues.
Exemple : les mentions obligatoires sur l'étiquette d'un produit.

o avoir une couleur.
Exemple : les remarques d'un professeur écrites en rouge sur une copie d'élève.
c.  Les qualités de l'information
Pour qu'une information soit de qualité, elle doit être :

fiable, c'est-à-dire que la source est connue ou est clairement identifiable.
pertinente, c'est-à-dire qu'elle doit répondre à un besoin.
d'actualité, c'est-à-dire que les renseignements sont récents et mis à jour régulièrement.
non redondante, c'est-à-dire nouvelle ; elle ne doit pas être déjà dans l'organisation.
accessible, c'est-à-dire qu'on peut l'obtenir facilement.
3. Le rôle de l'information
L'information est un élément primordial dans l'entreprise. En effet, elle représente un outil de prise de décision.
Par exemple, lorsque le vendeur fait le constat, auprès de son manageur, qu'il ne reste que peu de produits en stock, le manageur va déclencher le processus de réapprovisionnement. Il va prendre la décision de commander de nouveaux produits.

De plus, l'information est un outil de communication interne lorsqu'elle intervient, par exemple, au cours d'une réunion d'équipe, mais aussi un outil de communication externe lorsqu'elle est transmise entre l'entreprise et ses partenaires.

Enfin, l'information est un outil de travail collectif. Par exemple, lors d'une réunion entre les représentants et le chef régional, les informations collectées et diffusées par chaque représentant (exemple : arrivée de nouveaux concurrents, ouverture de nouveaux points de vente) vont permettre d'améliorer les performances de l'ensemble de l'équipe en ajustant les actions de chacun.
L'essentiel

L'information est une donnée supplémentaire dans le patrimoine intellectuel de l'individu et de l'organisation. Cette information peut revêtir plusieurs formes (écrite, orale, qualitative...) et peut être représentée par un code, une couleur...

Toutefois, pour qu'une information soit de qualité, il faut qu'elle remplisse cinq critères : fiabilité, pertinence, actualité, originalité et accessibilité. La plupart du temps, l'obtention de cette information a un coût qui doit être raisonnable par rapport à l'objectif à atteindre.

L'information remplit trois rôles principaux dans l'entreprise. Elle est perçue comme un outil d'aide à la décision, un outil de communication interne et externe, un outil de travail collectif.

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