L'activité d'approvisionnement en biens et services

L'activité d'approvisionnement consiste à mettre à disposition des salariés de l'entreprise les biens et les services dont ils ont besoin pour travailler.

Il existe deux domaines principaux dans l'activité d'approvisionnement :
• les achats où l'objectif est d'acheter au meilleur rapport qualité/prix,
• la gestion des stocks.

Le service approvisionnement assure l'interface entre :

• les services utilisateurs : à l'intérieur de l'entreprise, ces services (production, commercial, administratif…) expriment des besoins de biens ou de services auprès du service approvisionnement. Ces services utilisateurs sont donc les clients du service approvisionnement,

• et les fournisseurs.

L'activité approvisionnement représente une part importante (50 à 60 % en moyenne) des frais engagés par l'entreprise. Une gestion efficace des approvisionnements permet d'améliorer la rentabilité de l'entreprise.

Dans les entreprises commerciales, la marge commerciale est un bon indicateur de la performance des approvisionnements. La marge commerciale est la différence entre le montant des ventes de marchandises et le coût d'achat des marchandises vendues.

Le coût d'achat est égal au prix d'achat augmenté des frais relatifs à l'achat (transport, assurance…).


La marge commerciale diffère du résultat de l'entreprise. Les éléments comme les services, les salaires sont à retrancher de la marge commerciale pour obtenir le résultat.
Le taux de marge commerciale représente le poids de la marge commerciale par rapport au chiffre d'affaires. Plus ce taux est élevé, meilleure est la situation.


La diminution du taux de marge commerciale d'une année sur l'autre peut s'expliquer soit par une mauvaise performance au niveau des approvisionnements soit par un chiffre d'affaires en baisse ou en hausse insuffisante.

 

Etapes	Documents associés + moyens d'obtenir des informations
1. Expression du besoin du service utilisateur	Fichier produits, cahier des charges
2. Recherche de fournisseurs	Fichier fournisseurs, annuaire professionnel, Internet…
3. Négociation
4. Commande	Bon de commande
5. Suivi de la commande (délai de livraison)	Fiche de suivi
6. Réception, contrôle et stockage	Bon de livraison + fiche de stock
7. Contrôle de la facture et du règlement	Facture + règlement

Les TIC interviennent désormais dans le processus d'achat. Des places de marché électroniques se développent principalement dans le secteur de la grande distribution. Ce procédé consiste à des enchères inversées sur Internet. Une entreprise exprime un besoin et ce sont les fournisseurs qui font des propositions. Le fournisseur généralement retenu est celui proposant le prix le moins cher. Ce procédé permet un gain de temps et de réaliser des économies.

• Critères financiers

Intuitivement le premier critère financier évalué est le prix du produit ou du service.

Les conditions de paiement. L'objectif, pour l'entreprise, est de payer le plus tard possible sa dette envers le fournisseur. Ceci pour gérer au mieux la trésorerie de l'entreprise. Une dette envers le fournisseur existe à partir de l'achat jusqu'au règlement de l'achat.

• Critères non financiers

Des critères qualitatifs sont également à prendre en compte :
• la qualité du produit ou service,
• la sécurité des approvisionnements,
• Le délai de livraison.

L'entreprise attribue plus ou moins de poids à chaque critère en fonction de ses objectifs propres.

La gestion des stocks en flux tendus a pour objectif de minimiser les stocks. Cette gestion des stocks est une des techniques utilisées dans le juste à temps (JAT). Le JAT est un système de gestion de la production permettant une réduction des coûts liés aux stocks.

Pour assurer les ventes, l'entreprise doit gérer au mieux les stocks liés aux achats. Deux écueils sont à éviter :

• le surstockage. Le stockage entraîne des coûts (achats, entreposage, gardiennage). Il convient donc de minimiser les coûts du stockage tout en évitant un second écueil : la rupture de stock.

• la rupture de stock. Dans ce cas, la production (et/ou la vente) est impossible puisque la matière (ou le produit) n'est pas disponible en stock. Ce sont des ventes manquées avec un risque de perte de clientèle.