L'activité d'approvisionnement en biens et services - Cours de Sciences de gestion et numérique Première pro avec Maxicours

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L'activité d'approvisionnement en biens et services

Objectifs : savoir acheter est aussi important que savoir vendre. Pour les entreprises commerciales, les achats de marchandises peuvent représenter plus de 75 % du chiffre d'affaires. Quelles sont les opérations relatives à l'approvisionnement ? Quels sont les différents types d'approvisionnement ?

1. Présentation
a. Définition et missions
L'activité d'approvisionnement consiste à mettre à disposition des salariés de l'entreprise les biens et les services dont ils ont besoin pour travailler.

Il existe deux domaines principaux dans l'activité d'approvisionnement :
• les achats où l'objectif est d'acheter au meilleur rapport qualité/prix,
• la gestion des stocks.
b. Partenaires concernés
Le service approvisionnement assure l'interface entre :

• les services utilisateurs : à l'intérieur de l'entreprise, ces services (production, commercial, administratif…) expriment des besoins de biens ou de services auprès du service approvisionnement. Ces services utilisateurs sont donc les clients du service approvisionnement,

• et les fournisseurs.
c. Enjeux de gestion
L'activité approvisionnement représente une part importante (50 à 60 % en moyenne) des frais engagés par l'entreprise. Une gestion efficace des approvisionnements permet d'améliorer la rentabilité de l'entreprise.

Dans les entreprises commerciales, la marge commerciale est un bon indicateur de la performance des approvisionnements. La marge commerciale est la différence entre le montant des ventes de marchandises et le coût d'achat des marchandises vendues.

Le coût d'achat est égal au prix d'achat augmenté des frais relatifs à l'achat (transport, assurance…).

Marge commerciale = montant des ventes de marchandises – coût d'achat de ces ventes

La marge commerciale diffère du résultat de l'entreprise. Les éléments comme les services, les salaires sont à retrancher de la marge commerciale pour obtenir le résultat.
Le taux de marge commerciale représente le poids de la marge commerciale par rapport au chiffre d'affaires. Plus ce taux est élevé, meilleure est la situation.

Taux de marge commerciale = (marge commerciale / chiffre d'affaires) x 100

La diminution du taux de marge commerciale d'une année sur l'autre peut s'expliquer soit par une mauvaise performance au niveau des approvisionnements soit par un chiffre d'affaires en baisse ou en hausse insuffisante.
2. La variété des approvisionnements
L'approvisionnement concerne une multitude d'articles.

• Les matières premières.
• Les marchandises. Une marchandise est bien acheté par une entreprise commerciale dans le but de le revendre sans transformation.
• Les fournitures.
Exemple : combustible, fournitures de bureau…
• Les services.
Exemple : publicité, assurance, location…
• Les immobilisations : une immobilisation est un bien destiné à servir durablement à l'activité de l'entreprise. Ce bien n'est pas détruit lors de son premier usage.
Exemple : machines, bâtiments, véhicules…

Certains éléments sont fabriqués par d'autres entreprises et incorporés ensuite dans le produit. Ces éléments sont parfois appelés composants.
3. Le processus d'achat et sélection des fournisseurs
a. Processus d'achat
 

Etapes

Documents associés
+ moyens d'obtenir des informations

1. Expression du besoin du service utilisateur Fichier produits, cahier des charges
2. Recherche de fournisseurs Fichier fournisseurs, annuaire professionnel, Internet…
3. Négociation  
4. Commande Bon de commande
5. Suivi de la commande (délai de livraison) Fiche de suivi
6. Réception, contrôle et stockage Bon de livraison + fiche de stock
7. Contrôle de la facture et du règlement Facture + règlement
b. Apport des technologies de l'information et de la communication (TIC)
Les TIC interviennent désormais dans le processus d'achat. Des places de marché électroniques se développent principalement dans le secteur de la grande distribution. Ce procédé consiste à des enchères inversées sur Internet. Une entreprise exprime un besoin et ce sont les fournisseurs qui font des propositions. Le fournisseur généralement retenu est celui proposant le prix le moins cher. Ce procédé permet un gain de temps et de réaliser des économies.
c. Les critères de sélection des fournisseurs
• Critères financiers

Intuitivement le premier critère financier évalué est le prix du produit ou du service.

Les conditions de paiement. L'objectif, pour l'entreprise, est de payer le plus tard possible sa dette envers le fournisseur. Ceci pour gérer au mieux la trésorerie de l'entreprise. Une dette envers le fournisseur existe à partir de l'achat jusqu'au règlement de l'achat.

• Critères non financiers

Des critères qualitatifs sont également à prendre en compte :
• la qualité du produit ou service,
• la sécurité des approvisionnements,
• Le délai de livraison.

L'entreprise attribue plus ou moins de poids à chaque critère en fonction de ses objectifs propres.
4. La gestion des stocks
a. La gestion des stocks en flux tendus
La gestion des stocks en flux tendus a pour objectif de minimiser les stocks. Cette gestion des stocks est une des techniques utilisées dans le juste à temps (JAT). Le JAT est un système de gestion de la production permettant une réduction des coûts liés aux stocks.
b. Les écueils à éviter
Pour assurer les ventes, l'entreprise doit gérer au mieux les stocks liés aux achats. Deux écueils sont à éviter :

• le surstockage. Le stockage entraîne des coûts (achats, entreposage, gardiennage). Il convient donc de minimiser les coûts du stockage tout en évitant un second écueil : la rupture de stock.

• la rupture de stock. Dans ce cas, la production (et/ou la vente) est impossible puisque la matière (ou le produit) n'est pas disponible en stock. Ce sont des ventes manquées avec un risque de perte de clientèle.

L'essentiel

Savoir acheter est aussi important que savoir vendre car les achats représentent une part importante des frais engagés par l'entreprise.

Les domaines principaux de l'activité d'approvisionnement sont :

       - les achats,
La marge commerciale et la taux de marge commerciale sont les indicateurs privilégiés des achats.

Marge commerciale = chiffre d'affaires - marge commerciale
Taux de marge commerciale = (Marge commerciale / chiffre d'affaires) x 100

Le processus d'achat comprend 7 étapes. Ce processus débute par le besoin exprimé d'un service utilisateur et se termine par le règlement de la facture.
Il existe 2 types de critères de sélection des fournisseurs : les critères financiers (prix et conditions de paiement) et les critères non financiers (qualité, sécurité et délai de livraison).

       - la gestion des stocks.
Pour réduire les coûts, l'entreprise au recours à la gestion des stocks en flux tendus.
Cette gestion des stocks a l'avantage d'éviter le surstockage et a comme inconvénient possible la rupture de stock.

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