Fiche de cours

La démarche d'organisation des activités individuelles

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Objectif : analyser la mise en place des activités individuelles.

Les activités individuelles s’inscrivent dans la logique de l’activité globale de l’organisation. Elles découlent de la prise de décision, des structures mises en place mais aussi de l’initiative, de l’innovation et de la créativité personnelles.

1. La préparation de l’activité et la mise en œuvre des méthodes

a. La préparation de l’activité

Il est essentiel de repérer les contraintes qui sont de différentes natures et de procéder à leur évaluation.

Les contraintes sont des obligations ou des règles d’organisation auxquelles un individu doit se soumettre.
L’évaluation est l’action de déterminer le plus précisément possible les qualités d’un travail et de son organisation.

Les différentes contraintes sont :

• temporelles.
Le temps est universel et son respect doit être optimisé pour que chaque activité soit réalisée dans les délais impartis.

• humaines.
L’attitude et le comportement de l’individu travaillant seul ou au sein d’un groupe sont déterminants et présentent souvent une contrainte.

• financières.
Les notions de coût et de financement sont à envisager dans la détermination des objectifs.

• techniques.
Les évolutions des techniques de travail et de communication sont à prendre en considération.

• juridiques.
Le cadre juridique, la loi, les règlements constituent une garantie pour l’individu.

• commerciales.
Le respect des règles élémentaires de la concurrence, des pratiques commerciales est important.

• environnementales.
Les approches sont connues et analysées, elles permettent de cibler la réalité de l’activité face aux différents environnements.

b. La prise en compte des besoins et méthodes

Prendre en compte l’expression des besoins, c’est savoir comment répondre à la problématique posée.
La démarche est la suivante :

• définir les outils mis à disposition de l’individu dans l’organisation.
Exemple : une machine à relier dans un service administratif.

• Analyser les moyens disponibles aux plans humain, matériel et temporel.
Exemple : nombre de machines à relier utiles au service administratif.

• Identifier les méthodes de travail à mettre en œuvre.
Exemple : l’organisation du travail en équipe au service administratif est-elle efficace ?

• Aboutir à une résolution du problème.
Exemple : le remplacement d’une secrétaire en congé.

• Modifier l’attitude et le comportement en fonction de la réalité rencontrée.
Exemple : les congés et formations sont à privilégier en période hivernale et les employés doivent s’adapter à ce mode d’organisation.

2. La conduite de l’activité, les contrôles et les suivis d’activité

a. Les outils de la conduite d’activité

• Outils de planification (agenda simple, numérique ou électronique, logiciels de planification…) : leur rôle est de mobiliser les outils organisationnels et de productivité.

• Outils d’évaluation (bilans organisationnel et financier, évaluation des résultats…) : leur rôle consiste à analyser et évaluer des coûts.

• Gestion des moyens et des imprévus (logiciel de réalisation d’organigramme, matériels bureautiques…) : leur rôle repose sur la gestion des moyens matériels et humains, des imprévus, urgences et alternatives.

b. Les contrôles et suivis de l’activité

Les contrôles existent et sont programmés pour observer, surveiller et examiner les résultats en dressant un bilan critique.

L’autocontrôle est un moyen de première sensibilisation à la notion de qualité. Il consiste à responsabiliser les individus en vérifiant par soi-même ses performances, la qualité de son travail et de ses activités.

c. La reformulation des objectifs

La reformulation tient compte des contraintes de départ, du but à atteindre et de l’analyse qui a été faite. Elle consiste à repenser les objectifs, voire à entreprendre de nouvelles actions par des mesures correctives.

Les mesures correctives sont des moyens mis en œuvre pour réduire des écarts ou améliorer une organisation.

L’essentiel

La préparation de l’activité est antérieure à la recherche et à l’analyse des informations. Cette préparation suppose la connaissance des contraintes et des besoins nécessaires à la réalisation de l’activité.

Plusieurs outils sont utiles à la conduite d’activité : outils de planification, d’évaluation et la gestion des moyens et des imprévus.

L’activité subit des contrôles et des suivis et peut être amenée à la reformulation des objectifs voire à l’entreprise de nouvelles actions.

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