La démarche d'organisation des activités individuelles
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Les activités individuelles s’inscrivent dans la logique de l’activité globale de l’organisation. Elles découlent de la prise de décision, des structures mises en place mais aussi de l’initiative, de l’innovation et de la créativité personnelles.
Les contraintes sont des obligations ou des règles d’organisation auxquelles un individu doit se soumettre.
L’évaluation est l’action de déterminer le plus précisément possible les qualités d’un travail et de son organisation.
Les différentes contraintes sont :
• temporelles.
Le temps est universel et son respect doit être
optimisé pour que chaque activité
soit réalisée
dans les délais impartis.
• humaines.
L’attitude et le comportement de l’individu
travaillant seul ou au sein d’un groupe
sont déterminants et présentent
souvent une contrainte.
• financières.
Les notions de coût et de financement sont
à envisager dans la détermination
des objectifs.
• techniques.
Les évolutions des techniques de travail
et de communication sont à prendre
en considération.
• juridiques.
Le cadre juridique, la loi, les règlements constituent
une garantie pour l’individu.
• commerciales.
Le respect des règles élémentaires
de la concurrence, des pratiques commerciales
est important.
• environnementales.
Les approches sont connues et analysées,
elles permettent de cibler
la réalité de l’activité
face aux différents environnements.
La démarche est la suivante :
• définir
les outils mis à disposition de l’individu
dans l’organisation.
Exemple : une machine à relier dans un service
administratif.
• Analyser les
moyens disponibles aux plans humain, matériel
et temporel.
Exemple : nombre de machines à relier utiles au
service administratif.
• Identifier les
méthodes de travail à mettre en œuvre.
Exemple : l’organisation du travail en équipe
au service administratif est-elle efficace ?
• Aboutir
à une résolution du problème.
Exemple : le remplacement d’une secrétaire en
congé.
• Modifier
l’attitude et le comportement en fonction
de la réalité rencontrée.
Exemple : les congés et formations sont à
privilégier en période hivernale
et les employés doivent s’adapter
à ce mode d’organisation.
• Outils d’évaluation (bilans organisationnel et financier, évaluation des résultats…) : leur rôle consiste à analyser et évaluer des coûts.
• Gestion des moyens et des imprévus (logiciel de réalisation d’organigramme, matériels bureautiques…) : leur rôle repose sur la gestion des moyens matériels et humains, des imprévus, urgences et alternatives.
L’autocontrôle est un moyen de première sensibilisation à la notion de qualité. Il consiste à responsabiliser les individus en vérifiant par soi-même ses performances, la qualité de son travail et de ses activités.
Les mesures correctives sont des moyens mis en œuvre pour réduire des écarts ou améliorer une organisation.
La préparation de l’activité est antérieure à la recherche et à l’analyse des informations. Cette préparation suppose la connaissance des contraintes et des besoins nécessaires à la réalisation de l’activité.
Plusieurs outils sont utiles à la conduite d’activité : outils de planification, d’évaluation et la gestion des moyens et des imprévus.
L’activité subit des contrôles et des suivis et peut être amenée à la reformulation des objectifs voire à l’entreprise de nouvelles actions.
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