La communication écrite dans les organisations

• La note
La note est très employée dans les organisations. Aujourd’hui, elle est toutefois de plus en plus remplacée par un système de messagerie interne (Intranet).

- La note de service sert à transmettre des ordres, des instructions (sens descendant : du haut vers le bas de la hiérarchie).
Exemple : la direction adresse une note de service aux salariés pour rappeler les règles d’hygiène et de sécurité qui doivent être respectées.

- La note d’information permet de transmettre des informations au sein de l’entreprise. Elle est soit affichée sur un panneau, soit transmise directement aux destinataires.
Exemple : les employés du service marketing sont informés de l’arrivée d’un nouveau produit dans le catalogue.

• Le compte rendu
Il résume des activités, des événements (exemple : compte rendu du salon) ou des propos échangés (exemple : compte rendu de réunion).

• Le rapport
Le rapport permet de communiquer le résultat d’une étude et débouche sur des propositions pour améliorer une situation examinée. Il a pour but d’aider à prendre une décision. On fait le point sur un thème et on formule ensuite des propositions au supérieur (exemple : rapport sur l’absentéisme, une création de poste…).

Le rapport circule toujours de manière ascendante, c’est-à-dire du bas de la hiérarchie vers le haut de la hiérarchie. Il peut être demandé par un supérieur hiérarchique ou rédigé à l’initiative d’un membre de l’organisation.

• La lettre
Elle assure l’échange d’informations entre l’entreprise et des récepteurs extérieurs à l’organisation (clients, fournisseurs, prestataires, administration...). Il existe plusieurs types de lettres : lettre commerciale, lettre de relance…

• Le message publicitaire
Le but du message publicitaire est d'attirer l'attention du destinataire, de le séduire afin de l'inciter à acheter. L'information transmise a donc un caractère commercial (exemple : prospectus, affiche publicitaire…).

• L’annonce de recrutement
Ce message a pour objectif d'attirer des candidats et de convaincre les meilleurs d'intrégrer l'organisation. L'entreprise y est donc aussi présentée de manière attrayante.

• Elle doit s’appuyer sur une analyse précise de la situation
Qui ? Qui écrit à qui ?
Quoi ? Qu’est-ce qui motive la lettre ou la note ?
Où ? Où se situe l’émetteur, où se situe le destinataire ?
Quand ? Quelle est la date du document ?
Comment ? Quel support écrit dois-je privilégier (courrier, journal d’information…) ?
Pourquoi ? Quelle réaction l’émetteur attend-il du destinataire ?

• Elle doit respecter un plan rigoureux
- L’introduction
Elle rappelle la situation et expose les faits motivant le courrier.

- Le développement
Il apporte la (ou les) information(s) principale(s) du courrier ; il sera composé d’autant de paragraphes que d’informations apportées.

- La conclusion
Elle propose une suite à donner, énonce une attente, prépare les relations futures. La conclusion ne doit pas se confondre avec la formule de politesse.

• Elle doit s’appuyer sur un langage adapté
Les qualités requises sont les suivantes :
- respect des règles d’orthographe et de syntaxe ;
- la rigueur, la précision et le caractère professionnel du vocabulaire employé ;
- la concision et la simplicité du style (phrases courtes) ;
- un usage pertinent des termes de liaison (donc, cependant…) mettant en évidence l’enchaînement des idées.