La communication écrite dans les organisations - Cours de Sciences de gestion et numérique Première pro avec Maxicours

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La communication écrite dans les organisations

Objectif : analyser les actions de communication écrite.

La communication écrite se distingue de la communication orale. Elle recouvre tout ce qui se transmet sur papier, se lit. Un document est lisible s’il encourage à la lecture, favorise la compréhension et facilite la mémorisation.

Ainsi, la qualité des messages écrits contribue non seulement à l’efficacité de la communication mais aussi à la valorisation de l’image de l’organisation.

1. Les situations de communication écrite dans l’organisation
a. Les principaux messages de communication interne

• La note
La note est très employée dans les organisations. Aujourd’hui, elle est toutefois de plus en plus remplacée par un système de messagerie interne (Intranet).

- La note de service sert à transmettre des ordres, des instructions (sens descendant : du haut vers le bas de la hiérarchie).
Exemple : la direction adresse une note de service aux salariés pour rappeler les règles d’hygiène et de sécurité qui doivent être respectées.

- La note d’information permet de transmettre des informations au sein de l’entreprise. Elle est soit affichée sur un panneau, soit transmise directement aux destinataires.
Exemple : les employés du service marketing sont informés de l’arrivée d’un nouveau produit dans le catalogue.

• Le compte rendu
Il résume des activités, des événements (exemple : compte rendu du salon) ou des propos échangés (exemple : compte rendu de réunion).

• Le rapport
Le rapport permet de communiquer le résultat d’une étude et débouche sur des propositions pour améliorer une situation examinée. Il a pour but d’aider à prendre une décision. On fait le point sur un thème et on formule ensuite des propositions au supérieur (exemple : rapport sur l’absentéisme, une création de poste…).

Le rapport circule toujours de manière ascendante, c’est-à-dire du bas de la hiérarchie vers le haut de la hiérarchie. Il peut être demandé par un supérieur hiérarchique ou rédigé à l’initiative d’un membre de l’organisation.

b. Les principaux messages de communication externe

 La lettre
Elle assure l’échange d’informations entre l’entreprise et des récepteurs extérieurs à l’organisation (clients, fournisseurs, prestataires, administration...). Il existe plusieurs types de lettres : lettre commerciale, lettre de relance…

• Le message publicitaire
Le but du message publicitaire est d'attirer l'attention du destinataire, de le séduire afin de l'inciter à acheter. L'information transmise a donc un caractère commercial (exemple : prospectus, affiche publicitaire…).

• L’annonce de recrutement
Ce message a pour objectif d'attirer des candidats et de convaincre les meilleurs d'intrégrer l'organisation. L'entreprise y est donc aussi présentée de manière attrayante.

2. Les qualités nécessaires à une bonne communication écrite dans l’organisation
a. Eléments caractéristiques de la mise en page d’un texte
Une mise en page adaptée doit faire ressortir la structure du texte et permettre au lecteur de dégager les idées importantes.

Les principaux éléments de cette mise en page sont :
• l’alignement (droite, gauche, centré ou justifié) ;
• la disposition des paragraphes et leur numérotation ;
• le nombre de colonnes ;
• l’interlignage ;
• les polices de caractères utilisées dans les différentes parties du document ;
• les éléments de renforcement : gras, souligné, italique.
b. La rédaction des courriers

• Elle doit s’appuyer sur une analyse précise de la situation
Qui ? Qui écrit à qui ?
Quoi ? Qu’est-ce qui motive la lettre ou la note ?
Où ? Où se situe l’émetteur, où se situe le destinataire ?
Quand ? Quelle est la date du document ?
Comment ? Quel support écrit dois-je privilégier (courrier, journal d’information…) ?
Pourquoi ? Quelle réaction l’émetteur attend-il du destinataire ?

• Elle doit respecter un plan rigoureux
- L’introduction
Elle rappelle la situation et expose les faits motivant le courrier.

- Le développement
Il apporte la (ou les) information(s) principale(s) du courrier ; il sera composé d’autant de paragraphes que d’informations apportées.

- La conclusion
Elle propose une suite à donner, énonce une attente, prépare les relations futures. La conclusion ne doit pas se confondre avec la formule de politesse.

• Elle doit s’appuyer sur un langage adapté
Les qualités requises sont les suivantes :
- respect des règles d’orthographe et de syntaxe ;
- la rigueur, la précision et le caractère professionnel du vocabulaire employé ;
- la concision et la simplicité du style (phrases courtes) ;
- un usage pertinent des termes de liaison (donc, cependant…) mettant en évidence l’enchaînement des idées.

L’essentiel

Analyser une communication écrite revient à s’intéresser aux qualités rédactionnelles et formelles de celle-ci et à la pertinence du support.

L’analyse rédactionnelle porte sur l’argumentation propre aux écrits. Celle-ci s’articule autour d’une accroche, d’une structure logique, du maintien de l’attention, de mécanismes d’influence.

L’analyse formelle porte sur la lisibilité du document, la présentation générale, le registre de langue, le respect de règles (grammaire, syntaxe, orthographe…), la construction de phrases.

Aspects formels et rédactionnels varieront en fonction du support : on ne rédige ni ne présente un courrier, un imprimé ou une note sur les mêmes critères.

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