Fiche de cours

Les principes d'organisation des activités individuelles

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Objectif : analyser les objectifs des activités individuelles.

Contrairement à l’argent, le temps ne peut pas être économisé. Un mauvais usage génère donc des insatisfactions. Pour éviter de se laisser déborder et parvenir à atteindre sans trop de stress les objectifs d’une journée de travail, il est capital de gérer son budget temps.

1. L’identification des buts recherchés

a. Le contexte

Le contexte correspond à la situation réelle rencontrée. Pour mener à bien ses activités, il faut se fixer des objectifs. Pour les atteindre, il faut se poser les questions adaptées, précises et ensuite choisir une ou plusieurs activités.
Il est indispensable d’identifier clairement les buts recherchés. Ceux-ci peuvent être de plusieurs ordres :

• la résolution d’un problème
Il s’agit d’identifier précisément le problème, ses causes, d’envisager les solutions possibles, de choisir la plus pertinente en tenant compte des contraintes et opportunités du contexte dans lequel il s’inscrit.

• La prise d’initiative
Elle s’impose lorsque survient une situation inattendue : la gestion d’une urgence, la prise de décision par rapport à un problème que l’on a jamais traité…

• L’intégration d’une activité dans une programmation
La réalisation de sa propre activité doit permettre à d’autres membres de l’organisation d’effectuer leur mission. Le travail établi par l’individu est une étape au sein d’un processus plus global.

b. Les enjeux

L’identification des buts recherchés constitue des enjeux pour l’organisation. Ces enjeux sont de deux ordres :

• enjeux matériels : il s’agit des outils et méthodes mis à la disposition des individus à titre individuel ou collectif pour atteindre leurs objectifs (exemples : outils de communication, sources d’information, bureaux, locaux…).

• enjeux humains : ce sont les compétences et savoir-faire des individus et tout ce qui est mis en œuvre pour la réussite (exemple : connaissances, force de travail, volonté…).

2. La prépondérance du temps

a. Les antériorités, les échéances et les délais

La notion de temps est essentielle dans l’organisation des activités. Une hiérarchisation nécessaire s’impose.
La hiérarchisation est le fait de soumettre à un ordre précis des activités pour les classer. Ce classement va permettre ensuite à l’individu d’organiser son temps et de réagir en fonction des impératifs.

La connaissance indispensable des antériorités, échéances et délais est un atout pour apprendre à gérer son temps. La gestion du temps nécessite la mise en place de méthodes pour saisir tous les éléments (utilisation d’un agenda).

• L’antériorité est l’activité qui précède une autre dans le temps dans sa réalisation (exemple : composer un colis avant d’en faire la livraison au client).

• L’échéance est la date à fixer à l’avance. Elle conditionne la fin d’une action (exemple : le colis doit être conforme à la commande car il doit être livré au plus tard le 22 décembre).

• Le délai est le temps accordé pour remplir les obligations fixées (exemple : envisager une semaine pour la réception de la commande, la préparation et l’envoi).

b. Les priorités, l’urgence et l’importance

La gestion du temps, en termes de priorité, n’est pas toujours aisée pour une entreprise ou une organisation. Définir les priorités, l’urgence, l’importance et effectuer une hiérarchisation des tâches démontre parfois une certaine subjectivité.

c. La prévision et la planification

Les méthodes de prévision et de planification sont organisées dans le cadre d’une gestion adaptée. La gestion du temps est un atout car les pertes de temps sont souvent dues à un manquement ou à un désordre.

• La prévision est l’action de se représenter à l’avance la charge de travail à réaliser et d’envisager son organisation.

• La planification est l’organisation des moyens et des objectifs visés dans le cadre d’une activité pour gérer au mieux le temps imparti.

3. L’efficacité organisationnelle

Les activités des individus dans les organisations s’inscrivent dans une perspective de performance et d'efficience.

• La performance est le résultat obtenu de manière individuelle ou collective en ayant mis en œuvre les moyens et outils nécessaires pour une efficacité organisationnelle.

• L’efficacité est déterminée par la mesure de l’atteinte des objectifs.

• L’efficience est la capacité d’un individu, d’une organisation lui permettant d’atteindre ses objectifs en utilisant un minimum de moyens et de ressources.

• La qualité est la capacité d’un produit, d’un service à répondre aux attentes des utilisateurs.

L’essentiel

L’individu fait partie d’un groupe et le fait d’être reconnu, intégré au sein de l’organisation est un plus. Au-delà des enjeux humains, il faut également faire référence aux enjeux matériels. Dans une organisation, chaque individu réalise des activités qui lui sont propres mais qui ont souvent un impact sur le travail des autres ou sur l’entité elle-même. Aussi, l’aptitude à s’organiser (capacité à recenser, anticiper, ordonner…) est-elle primordiale.

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