Les bases du système d'information comptable

La pièce justificative est la matière première de la comptabilité, c'est ce document qui déclenche l'enregistrement comptable. Les documents commerciaux tels que le bon de commande, le bon de livraison et le devis, ne sont pas des pièces justificatives en comptabilité. Les pièces justificatives utilisées en comptabilité sont : la facture, le chèque, le talon de chèque, le bulletin de salaire…

L'article L123-22 du Code de Commerce impose la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Elles constituent un moyen de preuve. La non-présentation de ces pièces entraîne le paiement d'amendes. En cas de faux ou d'usages de faux, l'entreprise (et son représentant) encourt des sanctions pénales.

Le journal (ou livre-journal) est un document sur lequel sont enregistrés, de manière chronologique, tous mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour. Pour chaque opération, le numéro de la pièce justificative doit être mentionné.

Le grand-livre reprend les écritures du journal mais le classement s'effectue par nature des comptes. Ainsi pour un client en particulier, l'entreprise peut, par l'intermédiaire du grand-livre, connaître à tout moment la valeur de la créance.

La balance est un document comptable récapitulant l'ensemble des comptes du grand-livre. Le document contient plusieurs colonnes :
- le numéro de compte,
- l'intitulé du compte,
- le total des débits,
- le total des crédits,
- le solde. 

La balance après inventaire est le document qui va permettre d'établir le bilan et le compte de résultat. Ce document prend en compte les écritures de régularisation de fin d'exercice comptable : amortissement, provisions…

Les documents de synthèse (bilan et compte de résultat) sont réalisés à la fin de l'exercice comptable. Ils synthétisent l'ensemble des informations d'un exercice donné. Ces documents vont servir de support pour effectuer une analyse de la situation financière de l'entreprise.

Les documents de synthèse de même que la balance sont toujours équilibrés. Ceci est dû au principe de la partie double.
La partie double signifie que pour une opération (achat, vente…) le débit est égal au crédit. Une opération, au journal, est donc toujours équilibrée. Ce qui est valable pour une opération, l'est pour un ensemble d'opérations.

Le système d'information comptable est fortement informatisé. Ces dernières années est apparu un nouvel outil : le progiciel de gestion intégrée (PGI).
Les PGI (ERP en anglais) modifient l'organisation du système d'information comptable. Le PGI repose sur l'utilisation d'une base de données.

Les PGI ne traitent pas uniquement de l'information comptable. D'autres informations (provenant des différents systèmes d'information de l'entreprise : production, ressources humaines, commercial…) sont contenues dans cette base de données. Cet outil doit permettre une intégration informationnelle des différentes activités de l'entreprise.