Les bases du système d'information comptable
- Fiche de cours
- Quiz et exercices
- Vidéos et podcasts
L'article L123-22 du Code de Commerce impose la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Elles constituent un moyen de preuve. La non-présentation de ces pièces entraîne le paiement d'amendes. En cas de faux ou d'usages de faux, l'entreprise (et son représentant) encourt des sanctions pénales.
- le numéro de compte,
- l'intitulé du compte,
- le total des débits,
- le total des crédits,
- le solde.
La balance après inventaire est le document qui va permettre d'établir le bilan et le compte de résultat. Ce document prend en compte les écritures de régularisation de fin d'exercice comptable : amortissement, provisions…
Les documents de synthèse de même que la balance sont toujours équilibrés. Ceci est dû au principe de la partie double.
La partie double signifie que pour une opération (achat, vente…) le débit est égal au crédit. Une opération, au journal, est donc toujours équilibrée. Ce qui est valable pour une opération, l'est pour un ensemble d'opérations.
Le système d'information comptable est fortement informatisé. Ces dernières années est apparu un nouvel outil : le progiciel de gestion intégrée (PGI).
Les PGI (ERP en anglais) modifient l'organisation du système d'information comptable. Le PGI repose sur l'utilisation d'une base de données.
Les PGI ne traitent pas uniquement de l'information comptable. D'autres informations (provenant des différents systèmes d'information de l'entreprise : production, ressources humaines, commercial…) sont contenues dans cette base de données. Cet outil doit permettre une intégration informationnelle des différentes activités de l'entreprise.
L'organisation comptable se déroule en cinq phases :
- tri et vérification des pièces justificatives,
- enregistrements comptables dans le journal,
- établissement du grand-livre,
- établissement de la balance,
- établissement des documents de synthèse,
L'égalité obtenue dans les différents documents comptables provient de l'application du principe de la partie double.
Le personnel administratif et commercial est plus concerné par les deux extrémités de la chaîne de traitement des données comptables : la saisie des données de base et l'analyse et l'interprétation des informations obtenues.
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