Les bases du système d'information comptable
Objectifs : représenter de façon
schématique les bases du système d'information
comptable sans étudier les écritures comptables.
Repérer les principaux traitements de l'information
comptable.
1. Schéma général du système
d'information comptable
2. Les différents documents comptables
a. Les pièces justificatives
La pièce justificative est la matière
première de la comptabilité, c'est ce document qui
déclenche l'enregistrement comptable. Les documents
commerciaux tels que le bon de commande, le bon de livraison et
le devis, ne sont pas des pièces justificatives en
comptabilité. Les pièces justificatives
utilisées en comptabilité sont :
la facture, le chèque, le talon
de chèque, le bulletin
de salaire…
L'article L123-22 du Code de Commerce impose la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Elles constituent un moyen de preuve. La non-présentation de ces pièces entraîne le paiement d'amendes. En cas de faux ou d'usages de faux, l'entreprise (et son représentant) encourt des sanctions pénales.
L'article L123-22 du Code de Commerce impose la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Elles constituent un moyen de preuve. La non-présentation de ces pièces entraîne le paiement d'amendes. En cas de faux ou d'usages de faux, l'entreprise (et son représentant) encourt des sanctions pénales.
b. Le journal
Le journal (ou livre-journal) est un document sur lequel sont
enregistrés, de manière chronologique, tous
mouvements affectant le patrimoine de
l'entreprise, opération par opération et
jour par jour. Pour chaque opération, le numéro de
la pièce justificative doit être mentionné.
c. Le grand-livre
Le grand-livre reprend les écritures du journal mais le
classement s'effectue par nature des comptes.
Ainsi pour un client en particulier, l'entreprise peut, par
l'intermédiaire du grand-livre, connaître à
tout moment la valeur de la créance.
d. La balance
La balance est un document comptable récapitulant
l'ensemble des comptes du grand-livre. Le document
contient plusieurs colonnes :
- le numéro de compte,
- l'intitulé du compte,
- le total des débits,
- le total des crédits,
- le solde.
La balance après inventaire est le document qui va permettre d'établir le bilan et le compte de résultat. Ce document prend en compte les écritures de régularisation de fin d'exercice comptable : amortissement, provisions…
- le numéro de compte,
- l'intitulé du compte,
- le total des débits,
- le total des crédits,
- le solde.
La balance après inventaire est le document qui va permettre d'établir le bilan et le compte de résultat. Ce document prend en compte les écritures de régularisation de fin d'exercice comptable : amortissement, provisions…
e. Les documents de synthèse
Les documents de synthèse (bilan et compte de
résultat) sont réalisés à la fin de
l'exercice comptable. Ils synthétisent l'ensemble
des informations d'un exercice donné. Ces
documents vont servir de support pour effectuer une analyse de la
situation financière de l'entreprise.
Les documents de synthèse de même que la balance sont toujours équilibrés. Ceci est dû au principe de la partie double.
La partie double signifie que pour une opération (achat, vente…) le débit est égal au crédit. Une opération, au journal, est donc toujours équilibrée. Ce qui est valable pour une opération, l'est pour un ensemble d'opérations.
Le système d'information comptable est fortement informatisé. Ces dernières années est apparu un nouvel outil : le progiciel de gestion intégrée (PGI).
Les PGI (ERP en anglais) modifient l'organisation du système d'information comptable. Le PGI repose sur l'utilisation d'une base de données.
Les PGI ne traitent pas uniquement de l'information comptable. D'autres informations (provenant des différents systèmes d'information de l'entreprise : production, ressources humaines, commercial…) sont contenues dans cette base de données. Cet outil doit permettre une intégration informationnelle des différentes activités de l'entreprise.
Les documents de synthèse de même que la balance sont toujours équilibrés. Ceci est dû au principe de la partie double.
La partie double signifie que pour une opération (achat, vente…) le débit est égal au crédit. Une opération, au journal, est donc toujours équilibrée. Ce qui est valable pour une opération, l'est pour un ensemble d'opérations.
Le système d'information comptable est fortement informatisé. Ces dernières années est apparu un nouvel outil : le progiciel de gestion intégrée (PGI).
Les PGI (ERP en anglais) modifient l'organisation du système d'information comptable. Le PGI repose sur l'utilisation d'une base de données.
Les PGI ne traitent pas uniquement de l'information comptable. D'autres informations (provenant des différents systèmes d'information de l'entreprise : production, ressources humaines, commercial…) sont contenues dans cette base de données. Cet outil doit permettre une intégration informationnelle des différentes activités de l'entreprise.
L'essentiel
L'organisation comptable se déroule en cinq phases :
- tri et vérification des pièces justificatives,
- enregistrements comptables dans le journal,
- établissement du grand-livre,
- établissement de la balance,
- établissement des documents de synthèse,
L'égalité obtenue dans les différents documents comptables provient de l'application du principe de la partie double.
Le personnel administratif et commercial est plus concerné par les deux extrémités de la chaîne de traitement des données comptables : la saisie des données de base et l'analyse et l'interprétation des informations obtenues.
L'organisation comptable se déroule en cinq phases :
- tri et vérification des pièces justificatives,
- enregistrements comptables dans le journal,
- établissement du grand-livre,
- établissement de la balance,
- établissement des documents de synthèse,
L'égalité obtenue dans les différents documents comptables provient de l'application du principe de la partie double.
Le personnel administratif et commercial est plus concerné par les deux extrémités de la chaîne de traitement des données comptables : la saisie des données de base et l'analyse et l'interprétation des informations obtenues.
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