Les outils de planification et de gestion du temps - Maxicours

Les outils de planification et de gestion du temps

Objectifs
  • Comprendre la gestion du temps.
  • Comprendre les agendas et les plannings.
  • Comprendre les diagrammes de Gantt.
Points clés
  • Le temps est une ressource précieuse pour les individus et les organisations. Il faut donc le gérer. Pour gérer le temps d’un projet, il existe la méthode NERAC.
  • Un agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne ou un groupe de personnes. L’agenda papier est peu à peu remplacé par l’agenda électronique. Celui-ci peut-être partagé pour permettre un travail collaboratif.
  • Un planning permet de planifier les activités d’un projet.
  • Le diagramme de Gantt est un outil qui permet de visualiser dans le temps les différentes tâches d’un projet.

« Le temps, c’est de l’argent. » Le temps est une ressource précieuse pour les individus et les organisations. Mais comment gérer le temps pour l’optimiser ?

1. La gestion du temps d'un projet
a. Temps et ressources lors d’un projet

Pour réaliser un projet, les deux principales difficultés sont la gestion du temps et celle des ressources (humaines ou matérielles). Avant de commencer un projet, il faut donc réfléchir aux besoins matériels et humains, au temps nécessaire pour les différentes actions du projet, ainsi qu’à l’enchainement des tâches dans le temps.

Il est donc nécessaire de planifier pour éviter d’agir dans l’urgence et le désordre.

b. La méthode NERAC

La méthode NERAC aide à gérer efficacement le temps. Cette méthode, qui tient son nom de l’acronyme des 5 tâches qui la composent, consiste à :

  • Noter les tâches à accomplir ;
  • Estimer la durée de chaque tâche ;
  • Réserver une marge de sécurité pour faire face aux imprévus ;
  • Arbitrer entre les différentes tâches, c’est-à-dire les hiérarchiser en fonction de leur importance et de leur urgence ;
  • Contrôler la réalisation de chaque tâche avec la mesure des écarts éventuels et la modification en conséquence des délais du projet.

Il n’existe pas de méthode miracle en gestion de projet et, quelque soit l’outil retenu, le chef de projet devra faire preuve de régularité et de persévérance pour arriver à ses fins.

2. Agendas et plannings
a. Les agendas
Un agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne ou un groupe de personnes.

L’agenda papier est peu à peu remplacé par l’agenda électronique (assistant personnel (PDA), application pour smartphone ou logiciel pour ordinateur).

L’agenda électronique peut être partagé, c’est-à-dire rempli par plusieurs personnes et donc permettre le travail collaboratif.

Exemple
Un(e) assistant(e) aura accès au planning de son responsable et pourra décaler ses rendez-vous où en ajouter de nouveaux.

L’agenda partagé permet de déterminer facilement les plages de temps disponibles pour tout le monde, ce qui représente un gain de temps considérable. Il existe sur le web des agendas partagés gratuits.

Exemple
La démarche pour créer un agenda partagé avec Google Agenda est la suivante.
  • Créer l’agenda. Dans les paramètres, choisir les personnes avec lesquelles l’agenda sera partagé.
  • Définir les droits de chaque utilisateur (lecture ou modification).
  • Créer des événements. Ces événements peuvent être triés par catégorie.
b. Les plannings
Un planning permet de planifier les activités d’un projet.

Un planning est utilisé pour un projet devant être réalisé dans un temps défini. Moins l’on a de temps et plus le planning est nécessaire.

Le planning n’est pas un document statique, il doit être suivi et adapté selon les besoins.

Le responsable d’un projet doit régulièrement faire un point d’étape avec chaque acteur du projet de façon à mesurer l’avancement de chacun. Il tiendra à jour le planning avec les éléments récoltés et aura ainsi une bonne vision de l’ensemble du projet.

La représentation d’un planning est généralement sous la forme de colonnes avec :

  • le nom de la tâche à effectuer ;
  • le responsable de cette tâche ;
  • la date à laquelle commence cette tâche ;
  • la date à laquelle la tâche doit être terminée.
3. Le diagramme de Gantt
a. Définition

La gestion d’un projet ne s’improvise pas. Il faut planifier et le diagramme de Gantt permet cette planification.

Le diagramme de Gantt est une matrice à 2 entrées qui représente la liste des tâches à accomplir en fonction du temps.
b. Les étapes de construction d’un diagramme de Gantt

Pour construire un diagramme de Gantt, il faut appliquer la méthode suivante.

Méthode
  1. Lister les tâches pour réaliser le projet.
  2. Ordonner les différentes tâches de façon chronologique. Il faut établir les liens de dépendance : parfois, une tâche ne peut pas être commencée avant qu’une autre soit terminée.
  3. Déterminer la personne responsable de chaque tâche.
  4. Évaluer la durée de chaque tâche. En fonction du projet, l’unité de temps retenue est la minute, l’heure, le jour, etc.

La réalisation du diagramme de Gantt permet de déterminer le chemin critique.

Le chemin critique constitue la suite de tâches qui déterminent la durée totale du projet.

Si la durée d'une des tâches du chemin critique est modifiée, cela impactera la durée totale du projet.

c. Le suivi du diagramme

Au fur et à mesure de l’avancement du projet, il est possible de faire figurer sur le diagramme l’état des tâches.

Cet état d’avancement se matérialise par un pourcentage de réalisation.

d. Exemple

Une organisation a comme projet la construction d’un bâtiment.

On réalise un diagramme de Gantt, où une flèche coudée représente l’antériorité d’une tâche : cette flèche indique la ou les tâches qui doivent être terminées pour pouvoir débuter la suivante.

La commande des matériaux (tâche 3) ne peut avoir lieu avant que la réalisation des plans (tâche 1) soit finie.


Diagramme de Gant

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