Le système d'information - Maxicours

Le système d'information

Objectifs
  • Repérer l’origine d’une information et les étapes de sa transformation.
  • Situer le rôle des acteurs et des applications du système d’information dans un processus de gestion.
Points clés
  • Le système d’information est un ensemble qui permet de récupérer, de stocker, de traiter puis de diffuser les informations.
  • Les informations restituées par le système d’information se présentent sous différentes formes comme des documents comptables ou des tableaux de bord.

L’organisation peut mesurer ses performances grâce aux différents indicateurs à sa disposition.

Afin de piloter l’organisation et de tenter d’atteindre la performance globale, l’organisation doit mettre en place un système d’information qui rassemble l’ensemble des indicateurs de performance et leurs résultats.

1. Le rôle du système d’information
a. Définition du système d’information
Le système d’information (SI) représente l’ensemble des ressources (les hommes, le matériel informatique, les logiciels) organisées pour collecter, stocker, traiter et communiquer les informations.

Le périmètre du système d’information peut être très différent d’une organisation à une autre et peut recouvrir selon les cas tout ou partie des éléments suivants.

  • Bases de données de l’entreprise.
  • Progiciel de gestion intégrée (PGI ou ERP en anglais) et applications métiers.
    Un progiciel de gestion intégrée est un logiciel qui permet de gérer les données de l’entreprise avec un seul outil (pas de redondance de données).
  • Outil de gestion de la relation client (Customer Relationship Management), qui permet de maitriser les couts et la qualité dans le processus de production.
  • Outil de gestion de la chaine logistique (SCM ou Supply Chain Management), qui regroupe toutes les activités de l’entreprise, de l’approvisionnement à la livraison chez le client.
  • Infrastructure réseau (serveurs de données et systèmes de stockage, serveurs d’application).
  • Dispositifs de sécurité.
b. Le SI, un outil d’aide à la décision

Grâce aux données collectées et traitées, le système d’information va restituer des informations essentielles à la prise de décision.

Le système d’information doit permettre un pilotage efficace de l’organisation en amenant des mesures de correction des actions déjà menées.

Exemple
Le SI permet d’élaborer les documents comptables de l’organisation (bilans et comptes de résultat notamment). Les documents comptables permettent d’évaluer la santé de l’organisation et de prendre des décisions en conséquence : une baisse de la production peut avoir de lourdes conséquences sur la trésorerie de l’entreprise.
2. Le fonctionnement du système d’information

Le système d’information coordonne les activités de l’organisation et lui permet ainsi d’atteindre ses objectifs.

On appelle activité (ou traitement) l’ensemble des tâches réalisées de façon autonome par un même acteur au cours d’un processus.
Exemple d’activité
La réclamation d’un client effectuée grâce à un numéro vert déclenche un ensemble de tâches qui vont être exécutée par un salarié : collecte des informations concernant le client, recherche concernant la commande et la livraison, enregistrement de la réclamation dans le logiciel et solution donnée à la réclamation (remise accordée sur la prochaine commande par exemple).

Différents acteurs utilisent le système d’information de l’organisation. Ils ont des droits ou des rôles différents selon leurs responsabilités dans l’organisation.

Le rôle est un ensemble de droits que possède un utilisateur dans le système d’information.
Exemples
  • Dans un PGI (progiciel de gestion intégrée), le rôle commercial est un ensemble de droits qui permettent de créer des fiches prospects (outils qui permettent de lister des clients potentiels) et d’envoyer des devis.
  • Le rôle ADV (administration des ventes) est un ensemble de droits qui permettent de transformer un devis en bon de commande (tout en gardant un historique du devis), puis en bon de livraison, puis en facture.
  • Le rôle comptable est un ensemble de droits qui permettent de valider les paiements et d’éditer des avoirs.

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