Progiciel de gestion intégré (PGI) et progiciel de gestion comptable

Le progiciel comptable permet d'automatiser la plupart des travaux comptables, notamment les tâches basiques et répétitives (la saisie des factures d’achat, la dématérialisation et la saisie des factures de vente, des écritures de paie, des écritures de banque, etc.). Cela permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs.

Le progiciel est l’outil-support des processus de gestion et de traitements comptables :

Le degré d’intégration des différentes catégories (la facturation, la comptabilité, la paye, les immobilisations, etc.) du progiciel ne cesse de progresser avec l’augmentation exponentielle des données en entreprise.

Ces dernières années, il est apparu un nouvel outil : le progiciel de gestion intégrée (P.G.I.).

Le progiciel comptable s’intègre dans le PGI.

Les P.G.I. (ERP en anglais) modifient l'organisation du système d'information comptable. Ils reposent sur l'utilisation d'une base de données unique et ne traitent pas uniquement de l'information comptable. D'autres informations (qui proviennent des différents systèmes d'information de l'entreprise : production, ressources humaines, commercial, etc.) sont contenues dans cette base de données. Cet outil doit permettre une intégration informationnelle des différentes activités de l'entreprise.

L’intégration permet :

• une donnée saisie une seule fois. Grâce à la base de données unique, pas de redondance ;
• des données disponibles en temps réel pour l’ensemble des utilisateurs autorisés ;
• la collecte automatisée des données ;
• la fiabilisation de l’information financière.

Les inconvénients principaux du PGI sont :

• le coût élevé ;
• la lourdeur de la mise en œuvre ;
• la prise en main difficile par le personnel.

Une entreprise peut recourir pour tout ou une seule partie de sa fonction comptable au service d’un cabinet comptable libéral ou d’une société spécialisée. Externaliser la comptabilité est une solution intéressante pour les TPE et PME qui n’ont pas les moyens de salarier toutes les compétences nécessaires à leur bon fonctionnement. En externalisant la fonction comptable, le choix de la solution technologique retenue pour la comptabilité n’est plus du ressort de l’entreprise.

La solution SaaS (Software as a Service) permet l’hébergement à l’extérieur de l’entreprise de l’application informatique. L’entreprise loue alors l’utilisation de l’application auprès de l’hébergeur. L’application est accessible à distance à l’aide d’un navigateur internet. Les avantages de cette solution sont :

• pas d’hébergement de l’application sur les serveurs de l’entreprise. La maintenance et la mise à jour de l’application ne relèvent plus de l’entreprise, mais de l’hébergeur ;
• le paiement est en fonction de l’utilisation de l’application (par exemple d’indicateur pour le paiement : nombre d’écritures comptables passées) ;
• la possibilité de changer rapidement de fournisseur si la solution SaaS retenue n’est pas satisfaisante.