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Dématérialisation et articulation des documents comptables

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Objectifs

Comprendre l’articulation des documents comptables.
Connaître les différents documents comptables.

Points clés

L'organisation comptable se déroule en 5 phases :
- le tri et la vérification des pièces justificatives (la facture, le chèque, le talon de chèque, le bulletin de salaire, etc.) ;
- les enregistrements comptables dans le journal. Le journal (ou livre-journal) est un document sur lequel sont enregistrés, de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour ;
- l’établissement du grand-livre. Le grand-livre reprend les écritures du journal, mais le classement s'effectue par nature des comptes ;
- l’établissement de la balance. La balance est un document comptable récapitulant l'ensemble des comptes du grand-livre ;
- l’établissement des documents de synthèse.
Dans le PGI, les documents sont chaînés. Les informations comptables et extracomptables sont intégrées automatiquement aux états, permettant plus de fiabilité.

1. Schéma général de l'articulation des documents comptables

2. Les différents documents comptables

a. Les pièces justificatives

La pièce justificative est la matière première de la comptabilité, c'est ce document sur lequel s’appuie l'enregistrement comptable.

Les pièces justificatives utilisées en comptabilité sont : la facture (de vente ou d’achat), l’extrait de compte bancaire, le livre de caisse, le bulletin de salaire, etc.

Les documents commerciaux suivants ne sont pas des pièces justificatives en comptabilité : le devis, le bon de commande, le bon de livraison, etc.

b. Le journal

Le journal (ou livre-journal) est un document dans lequel sont enregistrés, de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour.
Pour chaque opération, le numéro de la pièce justificative doit être mentionné.

c. Le compte et le grand-livre

Un compte est un tableau permettant de rassembler les différents flux sur un même élément. Ce tableau permet de calculer le total des emplois (ou débits) et le total des ressources (ou crédits). De plus le compte détermine un solde. Le solde peut être débiteur, créditeur ou nul.

Le grand-livre est un report des écritures du journal classées par compte comptable. Ainsi, pour un client en particulier, l'entreprise peut, par l'intermédiaire du grand-livre, connaître à tout moment la valeur de la créance, ou bien connaître le montant de ses dépenses de carburant de la période en consultant ce compte (6061).

d. La balance

La balance est un document comptable récapitulant les soldes de l'ensemble des comptes du grand-livre.
Le document contient plusieurs colonnes notamment :

le numéro de compte ;
l'intitulé du compte ;
le total des débits ;
le total des crédits ;
le solde.

La balance permet d'établir le bilan et le compte de résultat.
La balance après inventaire est le document qui va permettre d'établir le bilan et le compte de résultat. Ce document prend en compte les écritures de régularisation de fin d'exercice comptable : amortissement, dépréciations, etc.
L'établissement de la balance est un travail de contrôle (interne) périodique (le plus souvent mensuel). Ce travail permet de vérifier que le principe de la partie double a bien été respecté.

e. Les documents de synthèse

Les comptes de bilan comprennent les comptes de classe 1 à 5. Les comptes d'actif ont toujours un solde débiteur, à l’exception des amortissements et dépréciations. Les comptes de passif ont toujours un solde créditeur, à l’exception des reports à nouveau et résultats.
Les comptes de gestion comprennent les comptes de classe 6 et 7. Les comptes de charges ont toujours un solde débiteur à l’exception des variations de stock de matières et marchandises. Les comptes de produit ont toujours un solde créditeur à l’exception des variations de stock de produits finis et en-cours de production.

3. L’articulation dans le PGI

Dans le PGI, les documents sont chaînés, poussant plus loin la logique d’articulation des documents.

Exemple
Le devis devient bon de commande qui devient bon de préparation puis bon de livraison et enfin facture.

Les données comptables et extracomptables sont intégrées automatiquement aux différents états.
Ainsi le journal de vente provient du module de GRC (gestion de la relation client), le journal de paie est transmis par le module de GRH (gestion des ressources humaines).
Dès lors, il est plus fiable et plus rapide de présenter ces documents.

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