Dématérialisation et articulation des documents comptables
- Fiche de cours
- Quiz et exercices
- Vidéos et podcasts
- Comprendre l’articulation des documents comptables.
- Connaître les différents documents comptables.
- L'organisation comptable se déroule en
5 phases :
- le tri et la vérification des pièces justificatives (la facture, le chèque, le talon de chèque, le bulletin de salaire, etc.) ;
- les enregistrements comptables dans le journal. Le journal (ou livre-journal) est un document sur lequel sont enregistrés, de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour ;
- l’établissement du grand-livre. Le grand-livre reprend les écritures du journal, mais le classement s'effectue par nature des comptes ;
- l’établissement de la balance. La balance est un document comptable récapitulant l'ensemble des comptes du grand-livre ;
- l’établissement des documents de synthèse.
- Dans le PGI, les documents sont chaînés. Les informations comptables et extracomptables sont intégrées automatiquement aux états, permettant plus de fiabilité.
La pièce justificative est la matière première de la comptabilité, c'est ce document sur lequel s’appuie l'enregistrement comptable.
Les pièces justificatives utilisées en comptabilité sont : la facture (de vente ou d’achat), l’extrait de compte bancaire, le livre de caisse, le bulletin de salaire, etc.
Les documents commerciaux suivants ne sont pas des pièces justificatives en comptabilité : le devis, le bon de commande, le bon de livraison, etc.
Le journal (ou livre-journal) est un document dans
lequel sont enregistrés, de manière
chronologique, tous les mouvements affectant le
patrimoine de l'entreprise, opération par
opération et jour par jour.
Pour chaque opération, le numéro de la
pièce justificative doit être
mentionné.
Un compte est un tableau permettant de rassembler les différents flux sur un même élément. Ce tableau permet de calculer le total des emplois (ou débits) et le total des ressources (ou crédits). De plus le compte détermine un solde. Le solde peut être débiteur, créditeur ou nul.
Le grand-livre est un report des écritures du journal classées par compte comptable. Ainsi, pour un client en particulier, l'entreprise peut, par l'intermédiaire du grand-livre, connaître à tout moment la valeur de la créance, ou bien connaître le montant de ses dépenses de carburant de la période en consultant ce compte (6061).
La balance est un document comptable
récapitulant les soldes de l'ensemble des
comptes du grand-livre.
Le document contient plusieurs colonnes
notamment :
- le numéro de compte ;
- l'intitulé du compte ;
- le total des débits ;
- le total des crédits ;
- le solde.
La balance permet d'établir le bilan et le
compte de résultat.
La balance après inventaire est le document qui
va permettre d'établir le bilan et le compte de
résultat. Ce document prend en compte les
écritures de régularisation de fin
d'exercice comptable : amortissement,
dépréciations, etc.
L'établissement de la balance est un travail de
contrôle (interne) périodique (le plus
souvent mensuel). Ce travail permet de vérifier
que le principe de la partie double a bien
été respecté.
Les comptes de bilan comprennent les comptes de
classe 1 à 5. Les comptes d'actif ont
toujours un solde débiteur, à
l’exception des amortissements et
dépréciations. Les comptes de passif ont
toujours un solde créditeur, à
l’exception des reports à nouveau et
résultats.
Les comptes de gestion comprennent les comptes
de classe 6 et 7. Les comptes de charges ont
toujours un solde débiteur à
l’exception des variations de stock de
matières et marchandises. Les comptes de produit
ont toujours un solde créditeur à
l’exception des variations de stock de produits
finis et en-cours de production.
Dans le PGI, les documents sont chaînés, poussant plus loin la logique d’articulation des documents.
Le devis devient bon de commande qui devient bon de préparation puis bon de livraison et enfin facture.
Les données comptables et extracomptables sont
intégrées automatiquement aux
différents états.
Ainsi le journal de vente provient du module de GRC
(gestion de la relation client), le journal de paie est
transmis par le module de GRH (gestion des ressources
humaines).
Dès lors, il est plus fiable et plus rapide de
présenter ces documents.
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