Diagramme de flux - Maxicours
Objectifs
  • Définir le système d'information.
  • Présenter les fonctions d'un système d'information.
  • Mettre en évidence le rôle du système d'information.
  • Faire le lien entre système d'information et système informatique.
  • Comprendre un diagramme de flux.
Points clés
  • Le système d'information est un ensemble organisé de méthodes, de moyens humains, matériels et immatériels. Il a comme rôle principal d'aider à la prise de décision dans l'organisation.
  • Pour cela, il est doté de quatre fonctionnalités : la collecte, le traitement, la conservation et l'archivage, la restitution et la communication.
  • Le rôle des systèmes d'information est facilité par l'utilisation des outils informatiques. L'ensemble des informations collectées, traitées et échangées entre le système d'information d'une organisation et les systèmes d'information de ses partenaires peut être visualisé sur un diagramme de flux.
1. Le système d'information
a. Définition et rôle
Un système d'information est défini comme un ensemble organisé de méthodes, de moyens matériels (ordinateurs par exemple), immatériels (logiciels, brevets) et humains destinés à faciliter les fonctions de l'organisation et à lui fournir l'information utile pour atteindre ses objectifs.

Les systèmes d'information sont étroitement liés à la prise de décision au sein d'une organisation.

Ils représentent une aide avant (préparer la décision), pendant (simuler les différentes situations) et après (communiquer la décision et contrôler son exécution) la prise de décision.

Le système d'information participe donc activement au pilotage de l'organisation.

b. Système d'information et système informatique

Les systèmes d'information sont de plus en plus informatisés. En effet, l'utilisation des outils informatiques permet d'optimiser le système d'information (mise à jour, gain de temps, moins d'erreurs).

2. Les grandes fonctions d'un système d'information

Le système d'information possède quatre fonctions principales.

a. La fonction collecte

Le système d'information ne produit pas d'informations par lui-même. Il faut qu'il prenne l'information quelque part.

Il y a deux possibilités.

  • La première réside dans le fait que les informations sont introduites par l'homme (saisie manuelle des données, lecture des codes barres lors du passage en caisse).
  • La seconde est que les informations sont directement transmises par un autre système d'information.

 

Exemple : Lorsqu'un bien est produit dans un atelier, le système d'information de cet atelier transmet cette information au système d'information du service comptable, qui déclenche automatiquement la facturation.

 

b. La fonction traitement

Il n'est pas intéressant pour l'organisation de collectionner des informations, cette collecte est toujours couplée avec un traitement de l'information collectée.

Exemple : Pour la vente de billets d'avions, connaitre le nombre de billets est insuffisant, le système d'information va calculer le nombre de places restantes sur chaque vol, afin de ne pas vendre un nombre de places supérieur à la capacité de l'avion.

Le traitement de l'information peut porter sur des calculs, mais aussi sur des tris ou des enrichissements éventuels.

c. La fonction conservation - archivage

Les systèmes d'information actuels permettent de stocker un nombre très important de données à un cout relativement faible.

Il faut cependant savoir archiver les données indispensables sur le support principal et éliminer ou stocker ailleurs les autres données. Sinon, le risque est d'augmenter le temps de traitement dû à une masse trop conséquente d'informations.

d. La fonction restitution - communication

Un système d'information permet aux organisations de lire les données qu'il a collectées et traitées sous différentes formes.

On peut citer les listings, les états, les tableaux de bord, les panneaux d'information (dans les gares ou les aéroports à propos des départs, des arrivées et des retards).

3. Le diagramme de flux : la représentation des flux d'informations
a. Définition et rôles
Le diagramme de flux est une vue d'ensemble des informations échangées entre l'organisation et ses différents partenaires.

Le diagramme de flux sert à expliciter le fonctionnement d'une activité, mais il permet aussi de l'améliorer.

b. Vocabulaire associé au diagramme de flux
  • Le domaine d'étude ou d'activité correspond à une ou plusieurs activités de l'organisation.
    Il est impossible d'étudier tout le système d'information en même temps ; il est donc judicieux de le découper en domaine d'activité ou domaine d'étude en s'appuyant sur les opérations réalisées par l'organisation (acheter, produire, vendre, etc.).
  • Les acteurs correspondent aux partenaires de l'organisation.
    Ce sont les personnes qui échangent les informations. On distingue les acteurs internes (le personnel) et les acteurs externes (clients, fournisseurs). Ils peuvent recevoir ou émettre une information.
  • Les flux désignent un transfert d'information entre deux acteurs du système d'information. Il existe plusieurs types de flux, dont les flux physiques et les flux financiers.
  • Les messages sont les contenus des flux, donc l'ensemble des informations que les flux véhiculent.
  • Les supports permettent la transmission des informations (papier, télécopie, voix, etc.).
c. Construction d'un diagramme de flux

La construction d'un diagramme de flux est précise. Chaque acteur est représenté par un rond, chaque flux par une flèche. Les acteurs externes sont en pointillés.

Méthode :
1. Définir le domaine d'étude.
2. Repérer les acteurs en distinguant les acteurs internes et les acteurs externes.
3. Mettre en évidence les flux entre les acteurs.

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