Diagramme de flux

Les systèmes d'information sont étroitement liés à la prise de décision au sein d'une organisation.

Ils représentent une aide avant (préparer la décision), pendant (simuler les différentes situations) et après (communiquer la décision et contrôler son exécution) la prise de décision.

Le système d'information participe donc activement au pilotage de l'organisation.

Les systèmes d'information sont de plus en plus informatisés. En effet, l'utilisation des outils informatiques permet d'optimiser le système d'information (mise à jour, gain de temps, moins d'erreurs).

Le système d'information ne produit pas d'informations par lui-même. Il faut qu'il prenne l'information quelque part.

Il y a deux possibilités.

• La première réside dans le fait que les informations sont introduites par l'homme (saisie manuelle des données, lecture des codes barres lors du passage en caisse).
• La seconde est que les informations sont directement transmises par un autre système d'information.

Il n'est pas intéressant pour l'organisation de collectionner des informations, cette collecte est toujours couplée avec un traitement de l'information collectée.

Le traitement de l'information peut porter sur des calculs, mais aussi sur des tris ou des enrichissements éventuels.

Les systèmes d'information actuels permettent de stocker un nombre très important de données à un cout relativement faible.

Il faut cependant savoir archiver les données indispensables sur le support principal et éliminer ou stocker ailleurs les autres données. Sinon, le risque est d'augmenter le temps de traitement dû à une masse trop conséquente d'informations.

Un système d'information permet aux organisations de lire les données qu'il a collectées et traitées sous différentes formes.

On peut citer les listings, les états, les tableaux de bord, les panneaux d'information (dans les gares ou les aéroports à propos des départs, des arrivées et des retards).

Le diagramme de flux sert à expliciter le fonctionnement d'une activité, mais il permet aussi de l'améliorer.

• Le domaine d'étude ou d'activité correspond à une ou plusieurs activités de l'organisation.
  Il est impossible d'étudier tout le système d'information en même temps ; il est donc judicieux de le découper en domaine d'activité ou domaine d'étude en s'appuyant sur les opérations réalisées par l'organisation (acheter, produire, vendre, etc.).
• Les acteurs correspondent aux partenaires de l'organisation.
  Ce sont les personnes qui échangent les informations. On distingue les acteurs internes (le personnel) et les acteurs externes (clients, fournisseurs). Ils peuvent recevoir ou émettre une information.
• Les flux désignent un transfert d'information entre deux acteurs du système d'information. Il existe plusieurs types de flux, dont les flux physiques et les flux financiers.
• Les messages sont les contenus des flux, donc l'ensemble des informations que les flux véhiculent.
• Les supports permettent la transmission des informations (papier, télécopie, voix, etc.).

La construction d'un diagramme de flux est précise. Chaque acteur est représenté par un rond, chaque flux par une flèche. Les acteurs externes sont en pointillés.