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Le partage et la mutualisation des documents

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Objectif
  • Définir la gestion des savoirs dans l'organisation, ou knowledge management.
  • Connaître les outils du partage de document.
  • Connaître ce qui retient les individus de partager les documents.
  • Apprendre quelles sont les conditions de réussite du partage et de la mutualisation.
Points clés
  • Un document peut être partagé sur le réseau interne de l'organisation ou sur une application web. Le versionnage permet d’avoir le suivi des modifications d’un document.
  • Il existe des freins au partage des savoirs et à la mutualisation : la peur d'être jugé, la perte de pouvoir, la peur d'avoir son travail spolié par des « passagers clandestins ».
  • Le manager doit mettre en place un environnement favorable à l’implication de chacun. Il doit : faire adhérer au projet, encourager le partage, reconnaître le travail effectué par la hiérarchie et le valoriser.

Loin de constituer une simple production bureautique isolée, le document représente, par son contenu, sa forme et son support, la traduction d’enjeux collectifs et de relations de travail transversales orientées principalement vers la coopération. Le document devient dès lors moyen et résultat d’une volonté de coopérer.

1. Le partage des documents et l'informatique
La gestion des savoirs dans l'organisation est appelée le knowledge management. Son objectif est le partage du savoir dans l’organisation. Il consiste à collecter, stocker puis diffuser les connaissances non seulement documentaires, mais aussi des salariés.
a. Le réseau interne de l'organisation

L'administrateur réseau peut définir qui peut accéder ou non aux fichiers et aux dossiers, mais il peut également indiquer les opérations que l'utilisateur peut faire.

Les principales autorisations sont :

  • lecture : l'utilisateur peut lire le contenu du fichier ;
  • écriture : l'utilisateur peut écrire dans le fichier ;
  • lecture et exécution : l'utilisateur peut afficher un fichier exécutable ;
  • modification : l'utilisateur peut modifier et supprimer le fichier ;
  • contrôle total : l'utilisateur peut effectuer toutes les opérations (lecture, écriture, etc.) et également attribuer des autorisations aux autres utilisateurs.
b. Le web

Les applications web permettant le partage et la mutualisation des documents sont nombreuses : les CMS (système de gestion de contenus), les espaces numériques de travail, les plateformes collaboratives, les blogs, les réseaux sociaux, etc.

Le versionnage permet d’avoir le suivi des modifications d’un document. Généralement, un document a comme version initiale la version 1.0. Pour des modifications mineures, la version est incrémentée ainsi : 1.1 puis 1.2 puis 1.3, etc.

Pour des modifications importantes, la version est incrémentée ainsi : 2.0 puis 3.0, etc.

Cette possibilité est utile lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document. À chaque modification effectuée par un utilisateur, la version antérieure est sauvegardée. Il est ainsi possible de retrouver, dans l’historique du fichier, les différentes versions et donc les différentes modifications apportées par les utilisateurs.

c. Les documents bureautiques

Les documents bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) peuvent être partagés pour travailler à plusieurs. Le mode révision de Word (Microsoft) permet de travailler à plusieurs sur un même document. Il convient d’activer dans le document initial le « suivi des modifications ». Chaque utilisateur ayant accès au document peut annoter, modifier ou supprimer son contenu. Par la suite, ces propositions de modifications peuvent être acceptées ou refusées par le concepteur initial du document ou par un autre utilisateur.

Une autre solution est l’utilisation de l’application Google docs, qui permet le partage et la modification en temps réel d’un document bureautique par plusieurs utilisateurs.

2. Les résistances au partage
a. La peur d'être jugé

Mutualiser une ressource, c’est prendre un risque. Lorsqu’un individu partage une ressource, le travail réalisé va être évalué par ses pairs et, dans une entreprise, par ses supérieurs hiérarchiques. La peur d’être jugé sur la qualité des ressources produites est un frein au partage des ressources.

b. La perte de pouvoir et le besoin de reconnaissance

Mutualiser ses savoirs, c’est donner une partie de son capital humain. Posséder une information, un savoir, un savoir-faire que les autres n’ont pas, c’est détenir un pouvoir au sein de l’organisation. Partager des ressources de qualité permet de faire progresser les autres et l’organisation en général, mais quelle contrepartie reçoit le « donateur » ?

Cette question de la reconnaissance du partage est essentielle pour réussir la mutualisation des ressources. À défaut de résoudre cette question, seules les ressources de qualité inférieure risquent d’être partagées.

c. Les « passagers clandestins »

Dans une communauté ou une organisation, il existe différents comportements des individus.
Les personnes actives produisent des ressources, améliorent les ressources des autres et veulent aller de l’avant.

Une autre catégorie, parfois importante, est celle des personnes inactives. Cette catégorie ne produit pas, n’échange pas avec les autres membres mais bénéficient des ressources partagées. Ce sont les « passagers clandestins » qui tirent un avantage de la mutualisation sans fournir le moindre effort. Un nombre trop important de « passagers clandestins » peut démotiver les personnes actives et remettre en cause le projet de mutualisation.

3. Les conditions de réussite du partage et de la mutualisation

Le manager doit mettre en place un environnement favorable à l’implication de chacun.

Il doit :

  • faire adhérer au projet en expliquant l’intérêt pour chacun et pour l’organisation de la démarche de mutualisation. Se sentir utile, apprendre des choses nouvelles, la convivialité sont des éléments à mettre en avant ;
  • encourager le partage en rassurant les débutants, en mettant à disposition du temps pour le partage, etc. ;
  • reconnaître le travail effectué par la hiérarchie et le valoriser.

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