Le fonctionnement interne d'une organisation - Maxicours

Le fonctionnement interne d'une organisation

Objectifs
  • Comprendre que l’organisation est une entité dont il faut assurer le fonctionnement.
  • Différencier prise de décision stratégique et opérationnelle.
Points clés
  • Le fonctionnement d’une organisation dépend des mécanismes de coordination mis en place pour articuler les tâches données à chaque acteur de l’organisation.
  • L’information doit aussi circuler pour permettre une prise de décision efficace.
Pour bien comprendre
  • Information
  • Prise de décision
  • Fixation de règles
  • Mécanismes de coordination
1. Fixation de règles et organisation de la circulation de l’information
a. Fixer des règles pour gouverner l’organisation

« Prévoir, organiser, contrôler, commander, coordonner », ainsi Henry Fayol définissait-il le management. Cependant, pour pouvoir assumer ce rôle, il faut fixer des règles qui permettent de gouverner l’entreprise et de la conduire vers son but. Elles doivent aussi faciliter la prise de décision.
On peut citer parmi ces règles : le respect de l’ordre hiérarchique, les règles de bonne conduite, les principes de rémunération ou encore de management des salariés…

Exemple de respect de l’ordre hiérarchique :
Une entreprise stipule dans son organigramme que le comptable junior reporte au comptable senior. Il ne peut donc pas envoyer son travail au Responsable de la comptabilité sans en avoir informé son responsable direct, le comptable senior.
Cette règle permet de faire respecter la répartition des tâches et la division du travail.
b. Organiser la circulation de l’information

L’information désigne une donnée à laquelle un individu, l’ayant reçue, a donné du sens.
L’information est devenue essentielle car l’environnement en est surchargé avec les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication.

Afin d’utiliser les données, les entreprises doivent les traiter pour les transformer en information, puis organiser leur circulation entre les salariés et leurs différents partenaires, tels que les actionnaires ou encore leurs fournisseurs.
Elles vont donc utiliser des logiciels et progiciels de gestion qui vont les aider à faire circuler ces informations.

Exemple
L’agenda partagé est un outil permettant de partager les emplois du temps entre collaborateurs.

 

2. La prise de décision
a. Les décisions stratégiques

Les décisions stratégiques sont celles prises par les managers stratégiques, ceux faisant partie du sommet stratégique.
Elles impactent le long terme et nécessitent une mobilisation importante des ressources.

Exemple
La construction d’une nouvelle usine est une décision stratégique.
b. Les décisions opérationnelles

Les décisions opérationnelles impactent le court et moyen terme et elles sont relatives à la gestion quotidienne de l’entreprise. Ces décisions peuvent être programmables, c’est-à-dire répétitives et routinières.

Exemple
Le responsable de la comptabilité a décidé de changer le processus d’enregistrement des factures dans le logiciel comptable. Ceci est une décision opérationnelle.
3. Les mécanismes de coordination
a. Pourquoi contrôler et coordonner?

Le but d’une entreprise est de réaliser du profit. Elle a donc besoin de mobiliser ses ressources mais aussi d'inciter ses ressources humaines (salariés) à être efficaces et productives.

Elle doit donc mettre en place des mécanismes qui vont permettre de s’assurer que les salariés sont mobilisés pour accomplir ces tâches et que celles-ci sont bien articulées entre elles. On appelle ces mécanismes : mode de coordination des salariés.

b. Les mécanismes de coordination

On distingue 5 mécanismes différents de coordination.

  • La supervision directe : un responsable donne des ordres et contrôle l’accomplissement des tâches accomplies par le subordonné.
  • L’ajustement mutuel : la supervision hiérarchique tend à disparaître. Les membres du groupe coordonnent leur travail grâce à de simples discussions informelles basées sur la négociation et le compromis.
  • La standardisation des procédés de travail : consiste à spécifier le contenu du travail dans des manuels de procédure, c’est-à-dire un écrit décrivant comment accomplir les tâches. Ces procédés de travail vont permettre de coordonner les tâches.
  • La standardisation des résultats : repose sur les résultats à obtenir et non sur la façon de travailler. Les objectifs à atteindre sont souvent commerciaux (exemple : chiffre d’affaires) ou financiers (exemple : rentabilité, bénéfice).
  • La standardisation des compétences : les différents membres du groupe possèdent des qualifications spécifiques et souvent distinctes qui permettent au groupe de coordonner leur travail.
Exemple
Dans un bloc opératoire, la chirurgienne, l'anesthésiste et l'infirmier ont tous des rôles précis et différents. Les tâches et leur attribution résultent de leurs compétences distinctes.

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