Le contrôle de l'information comptable : le lettrage

En effet, les dettes et les créances appartiennent aux comptes de classe 4 et les règlements concernent les comptes de classe 5.

Les comptes de tiers Fournisseurs (401) et Clients (411) sont des comptes collectifs. Il est possible de créer des subdivisions pour individualiser chaque fournisseur et chaque client.

Cette individualisation facilite le suivi des clients et des fournisseurs.

L'individualisation apporte également des informations de gestion supplémentaires à l’entreprise.

Soit le compte du client Dupond sur la période du 01 au 15 janvier :

Lorsque les mouvements débits d’un compte correspondent aux mouvements crédits et concernent une même opération, une lettre commune leur est affectée afin de pointer les mouvements.

Ce pointage signifie que l’opération est soldée (les mouvements débits correspondent aux mouvements crédits), que le client a payé ce qu’il devait et que le fournisseur a été payé.

Le lettrage du compte Dupond donne le document suivant :

Pour calculer rapidement le solde d’un compte de tiers, il faut uniquement prendre les écritures non lettrées. En calculant, pour l’ensemble des opérations du compte Dupond, le total des débits (= 3872 €) et le total des crédits (= 2884 €), on obtient un solde débiteur de 988 €. Ce montant est obtenu plus rapidement en ne prenant que les opérations non lettrées c'est-à-dire la facture n°1236 de 988 €.

Les mouvements non lettrés permettent de justifier le solde du compte. Il peut s’agir de factures non encore intégralement réglées par les clients, de factures non encore intégralement payées aux fournisseurs ou d’erreurs d’imputation.

S’agissant d’un compte client, l’entreprise vérifiera si l’échéance n’a pas été oubliée. Si c’est le cas, elle adressera une relance au client (relance téléphonique, mail ou lettre) afin de lui signaler qu’il n’a pas honoré ses échéances et lui demander de régulariser la situation.