Les outils de la recherche d'information - Maxicours

Les outils de la recherche d'information

Objectif

Connaitre les outils d'une recherche d'information.

Points clés
  • L’information est une ressource essentielle pour l’organisation. Celle-ci choisira un des outils à sa disposition lui permettant un accès à l'information rapide, de qualité et à moindre cout.
  • L’enquête, très utilisée, permet d’obtenir des informations inédites. Sa réalisation doit respecter un certain nombre d’étapes, notamment, la définition précise de ses objectifs, du public visé, le mode de collecte, etc. Il existe de nombreux types de questions (les questions ouvertes, fermées, classement et tris) ayant chacun un intérêt spécifique. 
  • La recherche documentaire est facilitée de nos jours par le développement des technologies de l’information et de la communication. Les informations peuvent provenir de l’intérieur de l’organisation ou de l’extérieur.
  • La recherche sur internet est facilitée par les moteurs de recherche et les groupes ou listes de discussions.
    Il faut être vigilant lors de la recherche sur internet, en effet il existe un risque que les informations trouvées soient erronées.

Il existe de nombreux outils de recherche de l’information. L’organisation devra opter pour le moyen le plus pertinent, c'est-à-dire celui qui permettra d’accéder rapidement à une information de qualité et ce à moindre cout.

L’organisation utilise principalement deux modes de collecte : l’enquête et la recherche documentaire.

1. L'enquête
L’enquête est la collecte d’informations inédites (primaires) par le biais d’un questionnaire sur le terrain.
a. Méthodologie de l'enquête

Pour mener une enquête, un certain nombre d’étapes doit être respecté.

  • Définir précisément son objectif. 
    Quelles informations sont recherchées ?
    Il faut cibler son objectif afin d’adapter les questions.
  • Cibler le public visé. 
    Combien de personnes ? Quel échantillon (les 30-40 ans ? Les cadres ?)
    Le questionnaire doit être adapté au public visé.
    Exemple 
    Le vocabulaire ou encore le mode de collecte pourra être modifié en fonction de la cible.
  • Choisir le mode de collecte de l’information.
    Internet, courrier, face à face… Ces modes de collecte entrainent des contraintes différentes. Ainsi le nombre de question posées par courrier pourra être supérieur à celui en face à face, de plus, si l’enquêté se lasse, il pourra arrêter et reprendre le questionnaire ultérieurement.
  • Rédiger le questionnaire. 
    Généralement le questionnaire comporte une introduction qui présente les objectifs de l’enquête et une conclusion (qui remercie l’enquêté).
    Le questionnaire ne doit pas comporter trop de questions (pour éviter que le sondé se lasse), elles doivent être numérotées et regroupées par thème. Les questions faciles et impersonnelles doivent être placées au début puis, à la fin, les questions plus complexes et plus personnelles.
b. Les différents types de questions

Il existe différents types de questions.

Chacune d’entre-elles a un intérêt spécifique :

  • les questions ouvertes : c’est le type de questions qui permet à l’enquêté de répondre librement.
    Exemple : « Que pensez-vous de ce film ? »
  • les questions fermées : des réponses possibles sont proposées à la personne interrogée.
    Elles peuvent être à choix unique ou à choix multiples (l'enquêté peut choisir une ou plusieurs réponses).
    Exemples de questions à choix unique :
    « Buvez-vous de l’eau de source ? Régulièrement, parfois, jamais. »
    « Avez-vous lu ce livre ? oui, non. »
    Exemple de questions à choix multiples
    « Parmi les produits de beauté suivants, quels sont ceux que vous utilisez au moins une fois par mois ? crème hydratante, crème anti-ride, crème de jour, masque, lotion démaquillante, produits autobronzants… »
  • les questions classement : il s’agit de classer une liste de réponse.
    Exemple
    « Classez en fonction de vos préférences ces trois boissons : limonade, jus de fruit, grenadine. »
  • les questions tris : ce sont les questions qui ont pour but de choisir une catégorie de personnes afin de leur poser un certain nombre de questions.
    Exemple
    Une question tri, sous forme d’une question fermée à choix unique, demandera « En quelle classe êtes-vous ? seconde, première, terminale ». Une série de questions spécifiques pourront ensuite être posées pour chaque classe.
c. Le dépouillement du questionnaire

Une fois tous les individus interrogés, le questionnaire est dépouillé, c'est-à-dire que les réponses concernant chaque question sont comptabilisées.

Il existe pour cela des logiciels spécialisés (exemple : Ethnos, Sphinx) qui traitent automatiquement les données.

Il faut ensuite choisir les résultats les plus intéressants, les plus significatifs afin de rédiger un rapport de conclusion.

2. La recherche documentaire
a. Généralités

Il existe de nombreux outils pour la recherche documentaire.

Celle-ci peut s’effectuer dans les bibliothèques, centres de documentation et aussi dans l’organisation elle-même. 

Exemple
Aller interroger le service juridique de l’organisation en cas de question juridique.

De nos jours avec le développement de l’informatique et des technologies de l’information et de la communication (TIC), l’information est accessible facilement. Il existe de multiples supports de stockage exploitables par l’entreprise (CD-Rom, banques de données, etc.).

Internet permet d’accéder à une multitude d’informations à tout moment, celles-ci peuvent être obtenues sur des sites gratuits ou payants.

b. Internet

Il existe de nombreuses possibilités de récupérer des informations sur internet à l’aide de différents outils de recherche.

Les outils de recherche sur internet
Les moteurs de recherche
Le moteur de recherche permet à l’utilisateur d’obtenir une liste de sites en fonction de mots clés qu’il a spécifiés.
Exemples : google.fr, yahoo.fr

Il est possible de faciliter la recherche à l’aide des opérateurs booléens. Ces outils permettent d'influencer la façon dont le moteur effectue la recherche de l’utilisateur.

  • Ainsi en tapant le signe « + » entre les mots recherchés, le moteur indiquera seulement les pages qui contiennent tous les mots recherchés.
  • Il est aussi possible d’utiliser le signe «  » (pour ne pas inclure dans la recherche le terme situé après le signe «  »)…
  • De même pour rechercher une expression ou une phrase exacte, il faut la placer entre guillemets.

Les méta-moteurs sont des moteurs de recherche qui effectuent la recherche de l’utilisateur sur plusieurs autres moteurs de recherche au même moment afin de rechercher l’exhaustivité et la pertinence des réponses.

Les groupes de discussion (ou newsgroups)
Les groupes de discussion sont des forums consacrés à un thème.

Généralement, il est possible de les consulter mais pour intervenir, il faut s’inscrire (souvent gratuitement). Les messages sont donc consultables par tous.

Les listes de discussions
Les listes de discussions sont un concept assez proche des forums, sauf que les interventions ne sont pas visibles par tous sur internet, elles sont reçues par e-mail pour chacun des inscrits.
Les risques liés à la recherche d’informations sur internet

Il faut être vigilant lors de la recherche sur internet. Chacun pouvant intervenir, il existe en effet un risque que les informations trouvées soient erronées.

Il faut être attentif à l’auteur du site :

  • Est-ce un site d’une organisation reconnue ?
    Exemple : insee.fr.
  • Si l’auteur est une personne isolée, est-elle experte dans le domaine sur lequel elle communique ?
  • Le site est-il reconnu par d’autres (annuaire de recherche, liens d’autres sites Internet vers le site visité) ?
    Le site est-il régulièrement mis à jour ?

Il faut donc être très attentif et ne pas hésiter à recouper les sources (avec d’autres sites ou d’autres sources d’information).

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