Le temps, l'information et la gestion - Maxicours

Le temps, l'information et la gestion

Objectifs
  • Définir les temps caractéristiques d’une organisation.
  • Comprendre le découpage par période d’une organisation.
  • Comprendre l’actualisation des flux financiers.
  • Comprendre et définir les enjeux de la veille informationnelle.
Points clés
  • L'organisation doit concilier des rythmes différents : le court terme et le long terme.
  • La vie d'une organisation est découpée en périodes imposées par des contraintes institutionnelles, des contraintes sectorielles et des contraintes technologiques.
  • L'actualisation consiste à ramener une somme à sa valeur d'aujourd'hui, afin de rendre comparables des flux de trésorerie produits à des dates différentes. La formule de l'actualisation est .
  • La veille informationnelle consiste à collecter, puis analyser les informations sur son environnement, afin de prendre les meilleures décisions possibles.

Gérer c'est prévoir et anticiper et donc prendre des risques. La recherche de l'efficacité en gestion, quelle que soit l'organisation considérée, ne peut se résumer au choix de la bonne méthode ou de la bonne technique. Elle prend nécessairement en compte deux facteurs indissociables de toute décision : le temps dans ses différentes dimensions (délais de réaction, durée de mise en œuvre, etc.) et le risque associé.

1. Horizon et période en gestion
a. Le temps, source d'incertitude

L'entreprise doit faire face aux défis qui se posent immédiatement à elle, et donc y répondre en agissant sur les problèmes de court terme.

Dans le même temps, l'entreprise doit avoir une perspective sur le long terme et anticiper l'avenir, pour que l'entreprise soit pérenne.

Comment concilier ces rythmes différents ?

b. Les temps caractéristiques de l'organisation
Horizon Temps
(variable selon l'organisation)
Niveau de décision en management Valeur de l'information disponible
Court terme Quelques heures à quelques semaines Opérationnel L'information doit être actuelle, complète, fiable, pertinente et obtenue à un cout raisonnable.
C'est généralement le cas pour les informations de court terme.
Moyen terme Quelques semaines à quelques mois Tactique Entre actualité et pérennité.
Long terme Plusieurs années Stratégique L'information doit être pérenne, c'est-à-dire une information obtenue aujourd'hui doit toujours être valable dans quelques années.
À long terme les informations sont généralement instables et le degré d'incertitude est élevé.
c. Le découpage du temps

La vie d'une organisation est découpée en périodes imposées par des contraintes institutionnelles, des contraintes sectorielles et des contraintes technologiques.

1. Découpage du temps et gestion comptable et financière

La loi impose à toute organisation de calculer son résultat régulièrement. L'exercice comptable est la période sur laquelle est calculé ce résultat (bénéfice ou perte). Sa durée est de 12 mois. À la fin de cet exercice comptable, l'organisation est dans l'obligation d'établir et de publier des documents comptables de synthèse : le bilan et le compte de résultat.

Généralement, une entreprise ne paie pas immédiatement ses achats. Il nait à cette occasion une dette envers les fournisseurs. De même, les clients ne paient généralement pas immédiatement lors des ventes. Il nait à cette occasion une créance envers les clients.

Ces délais de paiement accordés aux clients et aux fournisseurs ont une influence sur le niveau de la trésorerie. Pour optimiser sa trésorerie, une organisation va chercher à réduire les délais de paiement de ses clients et à augmenter les délais de paiement envers ses fournisseurs.

2. Découpage du temps et production

Le cycle de production d'un bien ou d'un service peut être plus ou moins court. Ce temps peut être très court pour la production de certains services ou très long pour la production de certains biens.

Exemples
  • Des cycles de production très courts : une coupe de cheveux d'un coiffeur, une course d'un taxi.
  • Un cycle de production très long : la construction d'un paquebot.

Certaines organisations connaissent des fluctuations saisonnières d'activité (secteur des jouets, des fruits et légumes, du tourisme, etc.). L'organisation doit s'adapter à ces contraintes de saisonnalité.

3. Découpage du temps et gestion des ressources humaines

Les organisations doivent respecter les obligations issues du code du travail.

Exemple
En France, la durée légale du travail est fixée à 35 heures hebdomadaires. Cela peut être problématique si l'organisation connait des variations d'activité. Dans ce cas, des négociations employeur/salariés doivent être entreprises pour aménager le temps de travail pour rendre plus flexible l'activité productive.
2. L'actualisation des flux financiers
a. Pourquoi actualiser les flux financiers ?
L'actualisation consiste à ramener une somme à sa valeur d'aujourd'hui, afin de rendre comparables des flux de trésorerie produits à des dates différentes.

Il vaut mieux percevoir un euro aujourd'hui qu'un euro plus tard.

Ceci pour deux raisons :

  • un euro aujourd'hui peut être investi et rapporter plus qu'un euro plus tard ;
  • et je suis certain(e) de percevoir un euro aujourd'hui. En revanche, le temps étant source d'incertitude, il y a un risque de ne pas percevoir un euro plus tard.
b. Comment actualiser les flux financiers ?

Actualisation des flux

La formule de l'actualisation est la suivante. 

avec :

  • n le nombre de périodes
  • C0 la valeur actuelle, c'est-à-dire à la période 0
  • Cn la valeur acquise à la période N
  • i le taux d'actualisation
3. La veille informationnelle
a. Les enjeux de la veille informationnelle

La veille consiste à collecter puis à analyser les informations sur son environnement, afin de prendre les meilleures décisions possibles.

Au fil du temps, il y a une dépréciation de la qualité de l'information. C'est pour cette raison que les décideurs doivent rester à l'écoute de l'environnement, pour obtenir des informations actuelles ou pérennes, gages d'une prise de décision optimale. Cette écoute se nomme veille informationnelle.

La veille informationnelle couvre différents domaines, dont :

  • la veille économique avec la surveillance du marché et des concurrents ;
  • la veille technologique ;
  • la veille juridique.

La veille peut s'effectuer par la lecture d'articles scientifiques, de dossiers statistiques, de rapports, etc.

Avec internet, la veille informationnelle a pris un nouvel essor. Cet outil permet de traiter une masse d'informations considérable en quelques secondes.

b. Les outils de la veille informationnelle

Il existe deux méthodes de veille sur internet. 

  • La méthode « pull » où l'information est recherchée et extraite par l'utilisateur. Les moteurs de recherche sont un outil de cette méthode.
  • La méthode « push » où l'information arrive automatiquement à l'utilisateur ; par exemple, grâce aux agrégateurs de flux RSS comme Netvibes ou Google Reader.

La méthode « push » est préconisée, car la veille est une action continue et permanente.
La méthode « pull » est plus utilisée pour une recherche ponctuelle.

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