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Intégration des applications à l'organisation

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Objectif :

Comment répondre à l'objectif final du développement d'un projet : la mise à disposition du logiciel finalisé aux utilisateurs de l'organisation ?

1. Présentation : du développement à l'exploitation des logiciels

Rappel : la finalité du développement d'une application informatique est son intégration en production au système d'information, permettant aux utilisateurs de l'exploiter dans le cadre de l'exécution des tâches de leur travail.

La mise en exploitation est la dernière étape du cycle de vie du logiciel, elle consiste de la part des informaticiens :
• à déployer l'application informatique au sein de la composante technologique du système information,
• à veiller à son bon fonctionnement,
• à encadrer les utilisateurs de façon à leur permettre une bonne prise en main,
• mais aussi en assurer la maintenance…

2. Les préalables à l'intégration d'un logiciel au système information

Il est important de rappeler que les phases de formalisation des besoins (étude préalable et spécification) et de développement (conception, codification, test) sont indispensables à la réalisation d'un logiciel ou application informatique, correspondant à la réalité des besoins du système information d'une organisation et de ses acteurs.

Une collaboration interactive entre le maître d'ouvrage et le maître d'œuvre est fondamentale, tout au long des phases : du développement préalable à l’exploitation.
Les utilisateurs du système d’information (maître d'ouvrage) doivent se sentir impliquer dans la conception de l'application informatique (maître d'œuvre) et savoir que celle-ci va répondre à leurs besoins, ce qui permettra de minimiser le risque de rejet du logiciel lors de son exploitation.

3. Le déploiement du logiciel

a. Les généralités

Le déploiement d'un logiciel remplace habituellement un autre logiciel ou une version antérieure d'un même logiciel (évolution ou mise à jour). Il est donc important lors de l'installation du nouveau logiciel, de veiller à la continuité de l'activité des utilisateurs. Avant le déploiement le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage doivent intégrer un plan de reprise (adaptation, retour arrière…) en cas de problèmes majeurs.

Il faut aussi intégrer le paramétrage du logiciel et l’allocation des droits aux différents utilisateurs, de telle façon à ce que le déploiement du logiciel soit le plus transparent possible. Il faut veiller à limiter au maximum les perturbations de l'utilisateur dans son travail ; ceci nécessite donc que celui-ci ait été au préalable préparé au déploiement du nouveau logiciel (information, documentation, formation…).

b. Application monoposte

Même si le déploiement d'application informatique (logiciel) monoposte devient plus rare dans les environnements réseaux, il existe toujours.

La définition d'une application monoposte correspond à un logiciel qui fonctionne exclusivement avec les ressources de l'ordinateur, sur lequel il est installé.

Ce type de déploiement peut être assuré, soit :
• exclusivement à partir du poste, ce qui nécessite que le poste ne soit plus productif pendant l'installation, ce qui peut entraîner des perturbations dans l'activité des utilisateurs,
• à partir du réseau, cette manipulation pouvant se dérouler en tâches préprogrammées en dehors des heures d'activité des utilisateurs des postes de travail.

c. Application client serveur

Dans le cadre du déploiement d'une application client serveur, une partie de l'application est installée par les administrateurs sur un ou des serveurs (le plus souvent les traitements et toujours les données).

En fonction du type de clients, le déploiement pourra être plus ou moins complexe.
• Un client lourd va nécessiter un déploiement et un paramétrage important (niveaux présentation et traitement) de la partie de l'application cliente, ainsi qu'une gestion des droits de l'utilisateur.
• Un client enrichi va nécessiter de permettre à une application cliente gérant les niveaux de présentation de l'application, de pouvoir être interopérable avec certaines données, qui lui seront fournies par le serveur. On devra donc installer les « plugin » nécessaires au bon fonctionnement de la partie cliente.
• Un client léger ne nécessite qu'une action limitée au niveau du déploiement : le plus souvent l'installation du client léger, qui est généralement un navigateur www.

d. L'expérience du maître d'oeuvre dans le déploiement

Le rôle du maître d'œuvre, dans le cadre du déploiement d'une application informatique au sein du système information du maître d'ouvrage d'un projet, est fondamental.
Le maître d'œuvre doit être capable d'anticiper, tant sur le plan organisationnel et technique (infrastructures technologiques, installation ou migration logicielle, gestion des droits d'utilisation et de gestion, paramétrages…), que sur le plan humain (préparation à la migration avec les décideurs, les utilisateurs et les gestionnaires du système information, formation de l'ensemble des acteurs, accompagnement à l'évolution…).
Ceci nécessite de faire appel à un maître d'œuvre expérimenté et de lui fournir les meilleures spécifications des besoins possibles.

La mise à disposition du logiciel ou de certains modules le composant en version bêta (version de tests) peut permettre une meilleure intégration du logiciel, tant pour le maître d'œuvre (qui pourra corriger des anomalies ou les erreurs), que pour le maître d'ouvrage (qui pourra familiariser ses utilisateurs au futur logiciel et à ses nouvelles fonctionnalités).

4. L'exploitation du logiciel

a. L'intégration des utilisateurs avant l'étape d'exploitation

L'utilisateur du logiciel doit être intégré, à la fois dans les spécifications qui permettront le développement d'une application informatique, mais aussi avant l'exploitation du logiciel finalisé.

Une bonne exploitation d'un logiciel dans le cadre du système information de l’organisation, nécessite l'implication de ses utilisateurs ; ce qui implique que chaque utilisateur en fonction de son activité doit être :
• informé des composantes du projet : les éléments du changement, les nouvelles fonctionnalités et de la motivation à l'évolution,
• formé sur les nouvelles procédures de fonctionnement et sur l'usage technique du logiciel,
• accompagné dans les usages du logiciel par :
- des interfaces hommes machine intuitives,
- une documentation utilisateurs,
- une aide en ligne,
- l'accès à des références fonctionnelles (exemple une hot line),
- la mise à disposition de tutoriel (logiciel d'apprentissage).

b. L'exploitation du logiciel en phase de production

La bonne exploitation du logiciel dépend à la fois :
• du fait que celui-ci répond précisément aux spécifications, et que ces spécifications ont été faites de façon à répondre précisément aux besoins du système information,
• mais aussi de l'implication de l'ensemble des acteurs de l'organisation amenés à travailler avec l'application.

La gestion de l'exploitation du logiciel devra permettre un suivi du fonctionnement déterminant les adaptations et les corrections à y apporter, dans une perspective de maintenance du logiciel.

5. La maintenance du logiciel

Le maître d'œuvre, doit se donner les moyens de pouvoir apporter une maintenance rapide et efficace à l'évolution d'un logiciel, dont il assure le développement et l'adaptation. À ce titre lors du développement, un certain nombre de règles devront être intégrées : comme par exemple la définition d’une charte graphique, des règles d’indentation et de lisibilité des codes sources des programmes, les commentaires des programmes, une documentation technique précise et régulièrement mise à jour, des processus de gestion de correctifs des projets en cours et en exploitation…

Le maître d'ouvrage doit mettre en place une structure opérationnelle permettant d'identifier les anomalies et les erreurs (maintenance perfective et corrective), et d'en demander la correction par le maître d'œuvre (patch ou correctif), ainsi que des règles précises de définition des nouvelles spécifications entraîneront l'évolution du logiciel (maintenance adaptative).

Attention toutefois à éviter la vision d'un système d'information en perpétuelle évolution, obligeant ses utilisateurs à de multiples adaptations, qui entraînent le risque de déstabilisation et par là même d'une utilisation dégradée des applications informatiques mises à disposition.

L'essentiel

Une nouvelle application informatique correspond à un travail collaboratif entre le maître d'ouvrage et le maître d'œuvre, de façon à répondre à la réalité de l'évolution du système information.

L'implémentation d'un logiciel au système information d'une organisation nécessite :

• au préalable, une adaptation de la composante technologique du système information aux besoins caractéristiques de l'application, et une information et formation des différents acteurs,

• une phase de déploiement organisationnelle et technique accompagnée par le maître d'œuvre, qui doit être la moins pénalisante possible pour l'activité des acteurs de l'organisation,

• une phase d'exploitation en production du logiciel intégrant la participation de tous les acteurs de l'organisation, qui doivent pouvoir observer les gains apportés par la nouvelle application,

• la maintenance apportée au logiciel doit permettre d'améliorer sa performance, de corriger les erreurs et de permettre l'évolution de l'application pour répondre à de nouveaux besoins.

Les gestionnaires du système d'information devront éviter le risque d'une instabilité des applications informatiques en perpétuelles modifications, qui vont déstabiliser le travail des utilisateurs, et faire perdre les gains escomptés par la mise en place du projet.