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Les outils de travail

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Objectifs

• Choisir un mode de dialogue ou de diffusion adapté à un besoin de communication
• Choisir et utiliser les services et les outils adaptés aux tâches à réaliser dans un travail de
groupe collaboratif
• Gérer l’organisation et la coordination d’un projet

Que ce soit au sein d’une équipe ou lors d’une présentation orale devant un auditoire, la communication est un des éléments essentiels dans une démarche de projet.

Le type de communication peut être différent selon le destinataire du message que l'on veut transmettre. C’est pourquoi il existe différents outils de communication qu’il est important d’identifier afin de bien présenter son projet.

1. Les modes de communication

La communication implique la transmission d’un message d'un émetteur à un récepteur :

• l'émetteur, c'est l'individu qui est à l'origine de la communication ;
• le message, c'est l'ensemble des symboles transmis par l'émetteur ;
• le récepteur, c'est l'ensemble des personnes auxquelles le message est destiné.

Il existe deux types de communications :

► La communication interne qui implique la communication entre les différents membres d’un groupe ou d’une équipe :

► La communication externe comprend l'ensemble des messages et actions destinés au public :

2. Les différents outils de communication

a. Le logotype

Le logotype est la représentation graphique d’une marque, d’une entreprise ou d’un produit qui peut se présenter sous différentes formes : un texte, la représentation d’un fruit, etc. C’est un des éléments de la communication visuelle qui représentent la marque ; il est utilisé dans tous types de supports : site internet, entête de page, affiche, etc.

Exemples :

b. L'affiche

Une affiche est aussi un élément de la représentation visuelle. C’est un support de publicité destiné à être vu par un plus grand nombre de personnes. Une affiche est généralement imprimée sur papier de grande dimension.

Exemple de publicité pour un yaourt aux cerises :
« Cremio, un goût de paradis »

c. Le dossier de presse

Un dossier de presse est un ensemble de documents sous forme d’images et de textes à l’attention des journalistes afin de promouvoir un produit. Il est rédigé par un attaché de presse qui doit respecter une charte graphique.

Une charte graphique est un ensemble de règles à respecter, qui permet de représenter le produit ou l’entreprise. Les éléments de cette charte graphique peuvent être :

• les polices ou les tailles de caractères ;
• les illustrations, les images ;

• les couleurs ;
• les logos, etc.

d. Le diaporama

Le diaporama est un mode de représentation par projection de textes ou d’images qui peuvent être animés par des effets graphiques, des sons ou des vidéos. Les textes ou images projetés sont appelés des diapositives.

e. Les autres outils de communication

On peut aussi communiquer grâce à des sites internet, des cartes de visite, des montages vidéos, etc.

3. Les outils de travail pour la communication

• Le traitement de texte
Le logiciel de traitement de texte permettra de rédiger des rapports ou des dossiers lors d’une communication interne.

• Le logiciel de traitement d’images
Le logiciel de traitement d’image pourra être utilisé pour réaliser le logotype ou des images à insérer dans des affiches.

• Le logiciel de PAO (production assistée par ordinateur)
Utilisé lors d’une communication externe. Ce logiciel consiste à fabriquer des documents destinés à l'impression, comme des grandes affiches ou des cartes de visite.

• Le logiciel de PréAO (Présentation assistée par Ordinateur)
Généralement utilisé lors d’une communication externe, le logiciel de PréAO permet de réaliser des documents vidéo-projetés dont le contenu peut être du texte ou des images animées.

• Le cahier numérique
Le cahier numérique est un logiciel qui permet de présenter un dossier au format numérique. Le dossier se présente comme un livre numérique qu’on pourra consulter sur un ordinateur ou sur un site internet.

4. Organisation du projet

a. L'arborescence des fichiers

L’arborescence désigne l’organisation des dossiers et fichiers d’une manière logique et hiérarchisée afin de faciliter la consultation et la manipulation des fichiers stockés sur le disque dur. En 3^e, dans une démarche de projet, l’organisation des dossiers peut se faire de la manière suivante :

b. Le diagramme Gantt

Rappel de 5^e : le diagramme Gantt est un outil graphique de gestion de projet qui permet de visualiser dans le temps les différentes tâches d’un projet. Il peut se présenter sous forme de tableau qui comporte :
• dans la première colonne, la liste des tâches codée ;
• dans la première ligne, le temps ou la durée (exprimées en heures, en jours, en semaine ou en mois.)

Les cases grisées correspondent au temps estimé pour accomplir chaque tâche :

c. Gestion de l'équipe (Rappel de 5e)

Dans un projet, il faut définir des rôles qui seront attribués aux différents membres d’une équipe afin de gérer au mieux son organisation. Il existe différents rôles possibles au sein d'une équipe :

Rôle	Tâches
Chef de projet	– Mener un projet – Gérer son bon déroulement – Animer une équipe – Veiller à ce que l’ambiance de travail soit bonne
Rapporteur de projet	– Rédiger les tâches réalisées – Exposer l’état d’un projet – Présenter le projet en fin de tâche
Responsable qualité et sécurité	– Veiller à la propreté de l’espace de travail – Contrôler les pièces et vérifier si elles répondent au cahier des charges – Veiller si la sécurité est bien respectée lors des manipulations

L'essentiel

La communication implique la transmission d'un message d'un émetteur à un récepteur :

- l'émetteur est l'individu qui est à l'origine de la communication ;
- le message est l'ensemble des symboles transmis par l'émetteur ;
- le récepteur est l'ensemble des personnes auxquelles le message est destiné.

Il existe deux types de communication :

- la communication interne, qui implique la communication entre les différents membres d’un groupe ou d’une équipe ;
- la communication externe qui comprend l'ensemble des messages et actions destinés au public.

Il existe différents modes de communications :

• le logotype (« logo ») : représentation graphique d’une marque, d’une entreprise ou d’un produit qui peut se présenter sous différentes formes (un texte, la représentation d’un fruit, par exemple.) ;
• les affiches ;
• la charte graphique : ensemble de règles à respecter, qui permet de représenter le produit ou l’entreprise. Les éléments de cette charte graphique peuvent être : deses polices ou des tailles de caractères, des illustrations, des images, des couleurs, des logos, etc. ;
• le blog ou site internet ;
• le diaporama ;
• le dossier de presse ;
• la carte de visite ;
• la présentation vidéo et audio ;
• le dossier numérique.

Il existe différents outils numériques qui permettent de préparer ou de présenter son travail :

• le traitement de texte ;
• le logiciel de traitement d’images ;
• le logiciel de PAO (publication assistée par ordinateur) : utilisé en communication externe, ce logiciel consiste à fabriquer des documents destinés à l'impression comme des grandes affiches ou des cartes de visite ;
• le logiciel de PréAO (présentation assisté par ordinateur) ;
• le cahier numérique.

Dans une démarche de projet il faut savoir s'organiser au mieux :

• créer une arborescence : organisation des dossiers et fichiers d’une manière logique et hiérarchisée qui facilite la consultation et la manipulation des fichiers stockés sur le disque dur ;

• gérer ses tâches de travail grâce à un diagramme Gantt ;

• définir des rôles comme « chef de projet », « rapporteur de projet » ou « responsable qualité et sécurité ».