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Justification économique d'un projet d'évolution de système d'information

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Objectif :

Définir des éléments économiques intervenants dans le budget d'un projet.

1. Présentation : l'importance du facteur économique dans la gestion du projet

Rappel : l’évolution du système d'information d'une organisation au travers de la gestion de différents projets permet à l'organisation de s'adapter à son environnement socio-économique.
Lors de la mise en œuvre d'un projet la direction du système d'information (DSI) est soumise à 3 contraintes : la qualité, le délai et le coût.

Chaque acteur de la DSI : directeur, manager, chef de projet ou informaticien ne peut négliger les tâches de gestion et en particulier celle de la conception d'un budget de projet.

L'objectif économique de la réalisation d'un projet est de permettre d'obtenir des « gains » (organisationnels, fonctionnels, financiers, humains…) pour le système d'information, qui doivent ultérieurement compenser le coût du projet (notion de retour sur investissement).

2. Etude des coûts

a. Présentation

La gestion économique d'un projet fait intervenir les coûts d'investissement qui vont permettre la mise en œuvre du projet et des coûts de fonctionnement correspondant à la gestion du projet en exploitation par les utilisateurs ; ces derniers pouvant se décomposer en des coûts fixes (indépendants de l'activité du projet) et des cours variables (dépendants de l'activité du projet).

b. Les coûts d'investissement

Les coûts d'investissement sont l'ensemble des coûts nécessaires pour la réalisation du projet ; ils interviennent à partir de l'analyse préalable de la partie du système d'information concernée par le projet, jusqu'à la mise en exploitation du résultat du projet auprès des utilisateurs.

Les coûts d'investissement correspondent à l'acquisition de biens durables (plusieurs années comptables) ayant pour vocation de remplacer, d'améliorer, de réorganiser le système d'information. Ils peuvent être :
• matériels correspondant à l'ensemble des équipements, dont ceux informatiques ;
• immatériels correspondant :
          - à l'analyse de l’existant, au développement du cahier des charges et des applications, aux phases de tests, de maintenance corrective et de déploiement des composants technologiques ; ce qui correspond au travail de gestion du projet par l'équipe de la direction du système d'information (projet interne) ou la société de services et d'ingénierie informatique (projet externe),
          - à la formation ou/et au recrutement des personnels qui utiliseront le résultat du projet,
        - à la restructuration de l'activité ou du processus concerné par le projet,
          - ou encore à l'achat des licences des logiciels (serveurs, poste de travail, gestionnaire de base de données ou progiciels), ...

Exemple : dans le cadre d'un projet d'informatisation d'un service, des éléments suivants sont des coûts d'investissement :
- câblage des locaux,
- achat des ordinateurs (serveur et poste de travail) et des éléments d'interconnexion,
- achat des licences logicielles (serveur et poste de travail).

Remarque : l'ensemble des coûts d'investissement sont fixes.

c. Les coûts de fonctionnement

Les coûts de fonctionnement sont l'ensemble des coûts intervenants à partir du début de l'exploitation par les utilisateurs des nouvelles composantes du système d'information créées par la réalisation du projet.

Les coûts de fonctionnement se décomposent en :

• les coûts fixes qui représentent des montants indépendants des fluctuations de l'activité générée par le projet sur une période déterminée.
Exemple : l'achat (année 2006) d'une machine de 2 000 € amortissable sur 4 ans représentent un coût de fonctionnement (production en exploitation) fixe de 500 € (amortissement de la machine) annuel (période l'année comptable) ;

• les coûts variables qui représentent des montants dépendants de l'activité générée par les réalisations du projet.
Exemple : la précédente machine a un coût de fonctionnement de 0,05 € l’unité produite en 2008, la prévision de production annuelle était de 100 000 unités, toutefois en fin d'année on a constaté une production réelle de 90 000 unités.

> Illustrations : Coûts de fonctionnement de la machine sur l'année :
coûts de fonctionnement = coûts fixes + coûts variables
coûts de fonctionnement = amortissement + coûts de production
en prévisionnel : 500 + 0,05 × 100 000 = 500 + 5 000 soit 5 500 €
en réalité : 500 + 0,05 × 90 000 = 500 + 4 500 soit 5 000 €

3. Justification économique d'un projet

La vision économique que doit avoir un directeur ou manager de système d'informations et un chef de projet sera de déterminer les compétences (dimension humaine), les ressources (dimension technologique) et l'impact sur la structure du système d'information de l'organisation (dimension organisationnelle) de la réalisation du projet ; puis d'en évaluer les coûts (investissements et fonctionnements) de façon à calculer le retour sur investissement.
Exemple : si un projet nécessite un investissement de 10 000 €, que le gain estimé est de 2 500 € par an ; on détermine que le retour sur investissement est de 4 ans (10 000 / 2 500 = 4).

Attention toutefois, un projet n'a pas forcément vocation à améliorer le profit financier, il peut aussi déterminer une amélioration de la relation à son environnement (le personnel, les clients, les fournisseurs, d’autres tiers) le gain sera alors en termes de conditions de travail et/ou d'image de l'organisation, il ne sera pas forcément possible de calculer le retour sur investissement.

Les gains escomptés par réalisation d'un projet d'adaptation du système d'information sont à la fois :
• qualitatifs : mesure de satisfaction, audit de fonctionnalités, notoriété…
• quantitatifs : augmentation de production, vitesse de traitement ou encore gains financiers.

L'essentiel

La gestion d'un projet d'adaptation du système information doit respecter 3 contraintes : la qualité, le délai et le coût.
La réalisation du projet a pour objectif économique l'obtention de gains permettant de compenser le coût du projet.

Le coût d'un projet intègre les coûts d'investissement (l'ensemble des coûts permettant la réalisation du projet) et les coûts de fonctionnement (l'ensemble des coûts permettant l'exploitation du projet) ; ces derniers sont décomposés en coûts fixes (indépendants de l'activité générée et calculé sur une période) et les coûts variables (dépendants de l'activité et en particulier des évolutions de la production).

L'intégration de la gestion des coûts d'un projet fait partie intégrante du travail de chaque acteur de la direction du système information (DSI) dont le rôle est de déterminer le retour sur investissement de la mise en oeuvre du projet.

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