Justification économique d'un projet d'évolution de système d'information

La gestion économique d'un projet fait intervenir les coûts d'investissement qui vont permettre la mise en œuvre du projet et des coûts de fonctionnement correspondant à la gestion du projet en exploitation par les utilisateurs ; ces derniers pouvant se décomposer en des coûts fixes (indépendants de l'activité du projet) et des cours variables (dépendants de l'activité du projet).

Les coûts d'investissement sont l'ensemble des coûts nécessaires pour la réalisation du projet ; ils interviennent à partir de l'analyse préalable de la partie du système d'information concernée par le projet, jusqu'à la mise en exploitation du résultat du projet auprès des utilisateurs.

Les coûts d'investissement correspondent à l'acquisition de biens durables (plusieurs années comptables) ayant pour vocation de remplacer, d'améliorer, de réorganiser le système d'information. Ils peuvent être :
• matériels correspondant à l'ensemble des équipements, dont ceux informatiques ;
• immatériels correspondant :
          - à l'analyse de l’existant, au développement du cahier des charges et des applications, aux phases de tests, de maintenance corrective et de déploiement des composants technologiques ; ce qui correspond au travail de gestion du projet par l'équipe de la direction du système d'information (projet interne) ou la société de services et d'ingénierie informatique (projet externe),
          - à la formation ou/et au recrutement des personnels qui utiliseront le résultat du projet,
          - à la restructuration de l'activité ou du processus concerné par le projet,
          - ou encore à l'achat des licences des logiciels (serveurs, poste de travail, gestionnaire de base de données ou progiciels), ...

Exemple : dans le cadre d'un projet d'informatisation d'un service, des éléments suivants sont des coûts d'investissement :
- câblage des locaux,
- achat des ordinateurs (serveur et poste de travail) et des éléments d'interconnexion,
- achat des licences logicielles (serveur et poste de travail).

Remarque : l'ensemble des coûts d'investissement sont fixes.

Les coûts de fonctionnement sont l'ensemble des coûts intervenants à partir du début de l'exploitation par les utilisateurs des nouvelles composantes du système d'information créées par la réalisation du projet.

Les coûts de fonctionnement se décomposent en :

• les coûts fixes qui représentent des montants indépendants des fluctuations de l'activité générée par le projet sur une période déterminée.
Exemple : l'achat (année 2006) d'une machine de 2 000 € amortissable sur 4 ans représentent un coût de fonctionnement (production en exploitation) fixe de 500 € (amortissement de la machine) annuel (période l'année comptable) ;

• les coûts variables qui représentent des montants dépendants de l'activité générée par les réalisations du projet.
Exemple : la précédente machine a un coût de fonctionnement de 0,05 € l’unité produite en 2008, la prévision de production annuelle était de 100 000 unités, toutefois en fin d'année on a constaté une production réelle de 90 000 unités.

> Illustrations : Coûts de fonctionnement de la machine sur l'année :
coûts de fonctionnement = coûts fixes + coûts variables
coûts de fonctionnement = amortissement + coûts de production
en prévisionnel : 500 + 0,05 × 100 000 = 500 + 5 000 soit 5 500 €
en réalité : 500 + 0,05 × 90 000 = 500 + 4 500 soit 5 000 €