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Suivi du projet

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Objectif :

Quelle utilité à évaluer le temps de déroulement d’un projet ?

1. Présentation : la maîtrise du temps est un axe de la gestion de projet

Rappel : la gestion d'un projet d’évolution du système d'information d'une organisation intègre les contraintes de qualité (répondre aux besoins formulés dans le cahier des charges), de coûts (optimiser la gestion budgétaire) et de temps.

Un des objectifs de la gestion d'un projet est de maîtriser au mieux son déroulement de façon à limiter au maximum l'ensemble des risques rencontrés.
Dans le cadre d'un développement méthodologique, la direction du système d'information (DSI) qui a en charge le projet se doit autant de répondre aux besoins énoncés par le cahier des charges, que de déterminer les tâches à accomplir et de les répartir aux acteurs du projet qui devront les réaliser en gardant une vision de l'enchaînement de ses tâches et du temps qu'il faudra pour les accomplir.
Cette gestion du temps permet de planifier le déroulement du projet et d’effectuer le suivi de l'avancement des différentes tâches et des acteurs qui en ont la charge.

2. Découpage des étapes d'un projet en tâches

a. Répartir l'organisation d'un projet en tâches

Un projet d’évolution du système d'information d'une organisation ne peut pas être traité avec une vision complètement globale. Il faut déterminer l'organisation des différentes phases du projet (le plus souvent des phases abstraites - analyser -, aux phases concrètes - réaliser -), répartir les tâches aux différents acteurs en fonction de leur qualification et mobiliser les moyens organisationnels et matériels pour le faire.

Une tâche représente un travail à accomplir précisément défini. On estimera le temps qui sera alloué à un acteur qualifié à qui on fournira les ressources informatives, fonctionnelles et techniques nécessaires et qui sera chargé de sa réalisation.

Remarque : la notion d’acteur doit être vue comme une personne ou une équipe.

b. La planification des tâches d'un projet

Le découpage des étapes d'un projet doit permettre au chef de projet de définir précisément les ressources (humaines, matérielles et organisationnelles) dont il va avoir besoin par rapport aux tâches à mettre en œuvre et ainsi organiser une planification de la gestion du projet.

Exemple : L'écriture d'un programme correspondant à un problème donné (définition du « projet »).
Le « projet » va être découpé en différentes tâches cohérentes et enchaînées, gérées par des acteurs du projet (l’utilisateur du programme, un informaticien analyste, un informaticien programmeur) :
1. définition des spécifications du problème (travail de l'analyste avec l'utilisateur),
2. analyse conceptuelle de l'approche algorithmique (travail de l'analyste),
3. codification du programme (travail du programmeur à partir du travail de l'analyste),
4. tests et maintenance corrective (travail du programmeur avec l'utilisateur),
5. exploitation du programme (travail de l'utilisateur).

La réalisation des tâches d'un projet nécessite une planification ; en effet la réalisation de certaines tâches nécessite que d'autres aient été réalisées au préalable (notion d'antériorité de tâches).
Exemple : il n'est pas possible de codifier un programme si on n'a pas défini au préalable les spécifications du problème ni effectué une analyse en amont.

L'analyse des tâches à accomplir et des ressources dont disposent le projet peuvent amener à traiter en parallèle des tâches par des ressources disponibles.
Exemple : lors d'un projet d'informatisation d'un système d'information, on pourra traiter en parallèle :
- l'analyste de l'appel d'offres des fournitures matérielles,
- et le recrutement des techniciens chargés d'installer l'infrastructure.

3. Visualisation graphique et analyse de la planification d'un projet

a. Le diagramme de Gantt

À partir de l’organisation prévisionnelle du projet :

Tâche	Définition	Antériorités	Durée en jours
A	...	aucune	3
B	...	aucune	4
C	...	A	2
D	...	A et B	1
E	...	C et D	2
F	...	A	4

Remarque : la gestion du temps de mesure des tâches s'effectue pour le programme de terminale STG GSI toujours en jour/homme.

b. Analyse de la planification de projet

Le diagramme de GANTT est réalisé en prévision du projet.
Il donne une vision claire de l'enchaînement des tâches, de la durée du projet.
Il permet à tout moment de vérifier que la situation prévisionnelle correspond ou non à la réalité et permet aux gestionnaires du projet de réorganiser la planification.

Exemple : l'analyse de l'exemple précédent montre que :
- le projet comprend 6 tâches,
- le diagramme montre l'enchaînement des tâches,
- le diagramme montre les tâches qui peuvent être traitées en parallèle,
- la durée globale prévisionnelle du projet est de 7 jour/homme,
- la modification de la durée de la tâche C (qui passe de 2 à 3 jours) permet de réorganiser la planification et d'observer le décalage de la tâche E (qui a besoin du traitement antérieur de la tâche C) ce qui implique une augmentation de la durée du projet qui passe de 7 à 8 jour/homme,
- la modification de la durée de la tâche F (qui passe de 4 à 3 jours) permet observer qu’il n’y a aucune implication pour le projet.

c. Cas d'illustration

Dans le cadre du développement d'une application informatique, on détermine les tâches suivantes :

Tâche	Définition	Antériorités	Durée en jours
A	Analyse de l'existant	aucune	3
B	Constitution de l'équipe de développeurs	aucune	1
C	Définition des interfaces graphiques	A et B	2
D	Développement des fonctions génériques	B	3
E	Développement de l'application	A, C et D	2
F	Phase de tests	E	2

On obtient le diagramme de Gantt.

Qui permet de déterminer la durée minimale du projet de 9 jour/homme
Lors de la réalisation du développement de l'application informatique, on note que :
• la constitution de l'équipe des développeurs (tâche B) a pris 2 jours,
• la phase de tests (tâche F) a pris 1 jour.

On obtient la modification du diagramme de GANTT.

La modification de la durée de la tâche B entraîne le décalage de la tâche D mais n'a aucune incidence sur la durée totale du projet. La modification de la durée de la tâche F permet d'avoir une diminution de la durée du projet qui passe de 9 à 8 jour/homme.

L'essentiel

La gestion d'un projet d’évolution du système d'information d'une organisation nécessite la décomposition du projet en un ensemble de tâches à effectuer.
Il faut déterminer l'enchaînement des différentes tâches du projet, évaluer et planifier leurs temps de traitement, les répartir aux différents acteurs, et mobiliser les moyens organisationnels et matériels pour les réaliser.

La gestion du temps de réalisation des tâches est un élément de l'organisation du projet qui va intervenir au niveau de la gestion du suivi et permettre l'adaptation de la planification en fonction des évolutions des délais de réalisations.
Le diagramme de Gantt est un outil qui permet la représentation et l’analyse partielle de la planification d'un projet.