Production de documents et logiciels associés

L'« informatique » par la vision que peut en avoir l'utilisateur est une combinaison d'éléments matériels (Hardware) et logiciels (Software) qui permet de définir le poste de travail comme l'unité centrale et les différents périphériques associés aux logiciels de base et logiciels fonctionnels (professionnels).

Un logiciel appelé aussi application informatique est un programme, ou ensemble de programmes directement compréhensibles par l'ordinateur ; c'est-à-dire un ou des fichiers exécutables (en code machine).
On associe généralement à chaque logiciel un domaine particulier d'action qui dépend d'un des domaines informatiques (Système, Réseaux, Gestion, Bureautique, Informatique industrielle, Production, Edition, Programmation, Atelier de Génie Logiciel...)

Il existe un grand nombre de domaines informatiques, chacun associé à une gamme de logiciels en perpétuelle évolution ; dont voici quelques exemples :

Domaine	Logiciels
Système	Système d’exploitation, utilitaires...
Réseaux	Système d’exploitation serveur, gestion de partage de ressource, proxy/firewall...
Gestion	Comptabilité générale, paye, facturation, prospect...
Bureautique	Traitement de texte, tableur, grapheur, présentation assistée par ordinateur (PréAO) ...
Industriel	Pilote de robot, gestion de production assistée, gestion de chaîne de production...
Edition	Publication assistée par ordinateur (PAO), dessin assisté par ordinateur (DAO)…
Développement	Environnement de développement intégré (EDI), langage de programmation, gestion de bases de données, assembleur, débuggeur…
Atelier de génie logiciel - AGL	Conception graphique d'application, logiciel de développement rapide (RAD)...

Il est important de ne pas oublier que l'objectif d'un logiciel est de répondre aux besoins de ses différents utilisateurs ; ce qui implique que le choix des logiciels doit imposer que ceux-ci s'adaptent à la réalité des activités de l'entreprise et non le contraire.

L’analyse de l'existant qui entraîne à terme le choix d'un logiciel ou d'un autre doit intégrer l'objectif de représentation les documents électroniques.
Les documents électroniques résultent des traitements logiciels, répondent aux besoins des acteurs et à la réalité des activités de l'organisation.

Les documents électroniques pourront être standardisés à partir de l'utilisation d'un logiciel spécialisé ou d'un progiciel du marché, ou bien adapté directement des exemples d'usages « papier » ou numériques (dans le cadre de l'évolution du système informatique).

• Le logiciel libre : logiciel dont la licence propose un certain nombre de libertés à ses utilisateurs :
- la liberté de l'installer et de l'utiliser,
- la liberté d'étudier son fonctionnement et de modifier le code source du programme (qui est mis à disposition de l'utilisateur),
- la liberté de copier ce logiciel et de distribuer les copies,
- la liberté de modifier le logiciel et de diffuser les versions modifiées.
Attention à ne pas confondre avec le logiciel gratuit (freeware) ou logiciel à source ouverte (open source)

• Le logiciel propriétaire : logiciel dont la licence appartient à un constructeur qui en est propriétaire ; l'utilisation est donc soumise à l'achat de la licence. La redistribution ou la modification sont interdites. La majorité des logiciels commerciaux sont des logiciels propriétaires. Le logiciel propriétaire s'oppose au logiciel libre.

• Le logiciel gratuit (graticiel, gratuiciel, freeware) : logiciel mis à disposition des utilisateurs gratuitement par son auteur qui n'en fournit toutefois pas le code source à la différence d'un logiciel à source ouverte (open source) ou d'un logiciel libre.

• Le logiciel partagé (partagiciel, contributiel, shareware) : logiciel mis à disposition et utilisable à la volonté de l'utilisateur en fonction du respect des conditions fixées et d'une rétribution versée à l'auteur. Un logiciel partagé est en général proposé gratuitement pendant une période d'évaluation.

• Le logiciel à source ouverte (open source) : logiciel fourni avec son code source (soit l'ensemble de ses composants techniques de conception, le plus souvent les programmes). Cette procédure permet aux concepteurs de logiciels de permettre à des utilisateurs d'utiliser, d'observer et de modifier le code du logiciel avec pour objectif d'optimiser le logiciel ; la licence du logiciel restant la propriété du concepteur.
Le concepteur peut dans la licence du logiciel « open source » autoriser les utilisateurs à diffuser et modifier librement le logiciel qui devient alors un logiciel libre.

La direction du système d'information doit effectuer des choix techniques sans oublier de répondre aux choix stratégiques, structurels et organisationnels au bénéfice de l'organisation (notion de gains) dans le cadre du projet d’évolution du système d'information.

On sait qu'il existe plusieurs choix stratégiques qui influent sur la structure et l'organisation du système d'information pour développer l'environnement technologique des utilisateurs :
• le développement d’applications internes (service informatique) ou externes (SSII),
• l'intégration de progiciels spécialisés,
• l'intégration d'un progiciel de gestion intégrée (PGI).

Les choix et les démarches qui permettent de structurer ou de restructurer le système d'information au travers de sa composante technologique (principalement informatique) sont des choix qui doivent être effectués en ayant une vision à terme et progressive (définition d'une finalité des objectifs à atteindre et des étapes pour y parvenir) en intégrant tous les risques et en fixant les gains qu'apportera l'évolution en termes : organisationnel, technique et humain.

Remarque : « Le payant n'est pas forcément mieux que le gratuit, tout autant que le gratuit n'est pas forcément mieux que le payant ».
Le logiciel n'a d'intérêt que dans son usage qui doit permettre à chaque utilisateur d’effectuer au mieux son travail au sein du système d'information en produisant les documents électroniques nécessaires.
Enfin : la « vérité » d'une entreprise ne sera pas forcément celle d'une autre.