Les comptes clients et fournisseurs

Dans le plan comptable général, le compte client correspond au compte 411 « clients ».

Chaque entreprise doit ensuite établir son propre plan comptable. Si bien qu’il est possible de créer autant de comptes 411 « Clients » que l’entreprise possède de clients :
- le compte 411001 peut correspondre au client A,
- le compte 411002 peut correspondre au client B,
- le compte 411003 peut correspondre au client C, …

Afin de vérifier l’exactitude des informations qui figurent dans les comptes 411 « Clients », il est nécessaire d’effectuer des contrôles sur les soldes de ces comptes.

Il sera alors nécessaire d’analyser tous les mouvements qui sont intervenus dans chaque compte client, en procédant au lettrage. Cette opération permet de rapprocher un ou plusieurs mouvements au débit qui correspondent aux factures enregistrées pour chaque client et un ou plusieurs mouvements au crédit qui correspondent aux règlements des clients ou aux avoirs établis par le fournisseur. Pour effectuer ce lettrage, les lettres de l’alphabet sont utilisées.

Ce lettrage permet d’expliquer les erreurs de comptabilisation qui ont eu lieu sur chaque compte client (erreurs sur le compte client, une opération comptabilisée en double ou erreurs sur les montants).

Prenons l'exemple suivant :

Le solde de 18 950,00 € est lettré avec le règlement par le chèque n° 5148 de 10 500 € du 2 novembre et le chèque n° 5865 de 8 450,00 € du 6 novembre. Les lettres AAA ont été insérées dans la colonne « Lett. » qui correspond donc au lettrage du compte.
La facture n°256 du 2 novembre est réglée par le chèque n° 2823 le 15 novembre mais ici le lettrage n’a pas pu être effectué car il y a une différence entre le montant de la facture de 1 580 € et le montant du règlement de 1 850 €.

Les factures n° 257 de 890 € et n° 275 de 1 230 € ont été réglées le 21 novembre par le chèque n° 2558 de 2 120 €, c’est pourquoi les lettres AAB ont été insérées dans la colonne « Lett. » qui correspond au lettrage.

Dans le plan comptable général, le compte fournisseur correspond au compte 401 « fournisseurs ».

Chaque entreprise doit ensuite établir son propre plan comptable. Si bien qu’il est possible de créer autant de compte 401 « fournisseurs » que l’entreprise possède de fournisseurs :
- le compte 401001 peut correspondre au fournisseur A,
- le compte 401002 peut correspondre au fournisseur B,
- le compte 401003 peut correspondre au fournisseur C, …

Comme pour les clients, touts les comptes de fournisseurs peuvent être lettrés.

La méthode du lettrage permet de rapprocher le montant des factures qui figurent au crédit avec le montant des avoirs et des règlements qui figurent au débit avec les lettres de l’alphabet.

Exemple :

Pour le fournisseur Lepage, le solde du 1^er septembre de 45 850 € est lettré avec le règlement du 4 septembre de 35 140 € et le règlement du 7 septembre de 10 710 € avec les lettres AAA.

La facture n° 458 de 12 470 € du 3 septembre et la facture n° 470 de 28 840 € sont réglées par chèque le 27 septembre pour la somme de 37 310 €. Les lettres AAB sont apposées dans la colonne de lettrage.