Les caractéristiques fonctionnelles des logiciels comptables - Maxicours

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Les caractéristiques fonctionnelles des logiciels comptables

Objectif : plusieurs logiciels peuvent être utilisés pour tenir une comptabilité dans les entreprises : le tableur, les progiciels spécialisés et les logiciels de gestion intégrés. Quels sont les caractéristiques fonctionnelles de ces logiciels ?

1. Les tableurs
Un tableur est un progiciel qui permet de saisir des données, de faire des traitements sur ces données et de les afficher. Le tableur est très adapté pour manipuler des chiffres, les lire et surtout pour effectuer des calculs répétitifs de façon massive, des statistiques et effectuer des graphiques. Il est ainsi possible d’automatiser des calculs complexes en mettant en jeu un grand nombre de paramètres en créant des tableaux appelés feuilles de calcul.

Le tableur permet d’extraire puis de représenter avantageusement des informations, d’effectuer des synthèses, des bilans et des simulations qui serviront de bases aux décideurs.

Les principaux tableurs sont :
• Sun StarOffice Calc de la suite StarOffice,
• OpenCalc de la suite OpenOffice,
• IBM/Lotus 1 – 2 –3 de la suite Smartsuite,
• Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect,
• Kspread de la suite libre Koffice sous Linux,
• Microsoft Excel de la suite bureautique Microsoft Office.

Les tableurs sont des outils de calcul qui vont permettre de voir l’évolution des ventes et de calculer les coûts et des outils de simulations qui serviront à établir des prévisions budgétaires. Les résultats obtenus à l’aide du tableur permettront de communiquer plus efficacement les analyses aux interlocuteurs internes et externes de l’entreprise.

2. Les progiciels spécialisés
Le terme progiciel résulte de la contraction de « produit » et « logiciel ». Le terme est très souvent employé pour des logiciels professionnels utilisés par les entreprises.

Le progiciel est un logiciel commercial qui est associé à une documentation en ligne et (ou) imprimée, éventuellement une assistance téléphonique, des stages de formation…, et destiné à un usage professionnel, habituellement dans le domaine de la bureautique sur les micros.

Les progiciels spécialisés vont aider à assurer une partie de la fonction comptable grâce à des modules comme la gestion comptable, la gestion de la paie, la gestion des immobilisations et la gestion commerciale.

Ces progiciels offrent des outils comme des cases à cocher et des listes déroulantes avec une saisie plus fiable, plus conviviale et plus rapide. Ils permettent également l’édition automatique de certains documents comptables comme la balance, le grand livre, le bilan, le journal et le compte de résultat.

Les progiciels spécialisés limitent des travaux de saisie et les erreurs de report. Ils permettent de consulter des échéanciers, d’effectuer le lettrage automatique, le suivi analytique…

3. Les progiciels de gestion intégrés (PGI)
Un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP – Enterprise ressource planning) est un produit logiciel paramétrable susceptible de couvrir la majorité des besoins en traitement d’information des différents services d’une organisation grâce à ses modules compatibles. Ce logiciel intègre les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l’entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). Tous ces logiciels accèdent à des ressources communes en particulier des bases de données.

On parle aussi souvent de « progiciel intégré » quand le progiciel est capable de réaliser beaucoup de tâches différentes, de la gestion des ressources humaines à la messagerie rose en passant par la paye des intérimaires de la société.

Ces progiciels de gestion intégrée sont souvent adoptés par les entreprises. Ils sont considérés comme l’épine dorsale du système d’information de gestion. En effet, le cœur des fonctionnalités est constitué de modules applicatifs standard : gestion comptable, contrôle de gestion, gestion de production, achats et stocks, management et qualité, maintenance, administration des ventes, gestion du personnel et gestion de projets. Bien que conçus de manière intégrée, les différents modules peuvent être utilisés séparément et complétés progressivement au gré des besoins et de l’évolution de l’entreprise.

Les progiciels de gestion intégrés permettent d’obtenir des traitements de plus en plus transparents, et le comptable aura moins d’information à saisir et à centraliser. En effet, une commerciale saisira une vente et l’information sera alors accessible immédiatement par le directeur commercial mais également par le comptable qui pourra alors transférer la facture dans le journal comptable et au responsable des stocks qui pourra consulter l’état des stocks en temps réel. Le comptable pourra alors s’orienter vers plus de conseils et d’analyse des informations de gestion.

L’entreprise Cegid est le numéro un français du progiciel de gestion intégré avec une gamme qui s’organise maintenant autour de trois solutions : Cegid business line, Cegid business suite et Cegid business place.

Sage, éditeur de logiciels de gestion pour toute taille d'entreprise, a mis à jour la ligne 30. Les principales nouveautés de la ligne 30 portent sur la gestion commerciale et sur la mise aux normes des différents outils. La navigation est plus simple et plus conviviale, de nouvelles fonctions telles que le calcul automatique des frais de ports, de la date des applications tarifaires et une relance client optimisé sont censées améliorer la productivité de la gestion commerciale.
En plus de ses améliorations, Sage contact fournit un début d’outils de CRM car ce logiciel permet de gérer ses contacts commerciaux, des agendas et de suivre les opportunités d’affaires et il s’intercale entre Comptabilité 30 et Gestion commerciale 30.

L’essentiel 

Grâce aux logiciels adaptés à la fonction comptable, on peut effectuer des analyses qui seront communiquer aux différents interlocuteurs de l’entreprise. Il existent les tableurs, les progiciels spécialisés et les progiciels de gestion intégrés (PGI). Ils favorisent un gain de temps dans la saisie des informations, limitent les erreurs et permettent d’éditer différents documents. La fonction de comptable pourra donc évoluer vers plus de conseil et d’analyse des informations de gestion.

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