Le travail collaboratif assisté par ordinateur (TCAO) - Maxicours

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Le travail collaboratif assisté par ordinateur (TCAO)

Objectif : savoir analyser le travail collaboratif (ou coopératif).

1. Les caractéristiques du travail collaboratif
a. Définition
Le travail collaboratif (ou coopératif) nécessite l’usage de trois catégories d’outils :

les outils de communication : pour participer à un projet, les membres du groupe doivent multiplier les contacts entre eux par l’échange de données ou de documents.

Les outils de production : chacun des acteurs du projet réalise une ou plusieurs tâches définies dans le cadre du projet commun.

Les outils de coordination : concernent à la fois les membres du groupe et le chef de projet qui supervise le travail coopératif.

b. Les contraintes du travail collaboratif
Le travail collaboratif assisté par ordinateur présente différentes contraintes :

des contraintes de lieu : lors de la constitution d’un groupe de projet, les membres de ce groupe ne sont pas toujours concentrés au même endroit. Dans le cadre d’un travail collaboratif, la distance s’avère être une source de contraintes notamment liées à la communication et la coordination qui compromettent et engendrent des retards dans l’application des tâches.

Des contraintes de temps : le travail collaboratif impose un enchaînement rigoureux dans l’exécution des tâches et notamment dans le temps. En effet, il est important que les délais de réalisation soient définis, connus et respectés par tous les acteurs.

c. Les intérêts du travail collaboratif
Le travail collaboratif présente des intérêts qui permettent la bonne conduite du projet collectif. Certaines valeurs doivent être définies pour permettre de mener à bien le projet collaboratif parmi lesquelles :

le travail d’équipe qui est facilité grâce à la mise en commun des outils qui restent à la portée de tous les acteurs du travail coopératif.
La créativité qui est encouragée et facilitée grâce aux échanges entre les membres du groupe.
Les savoirs qui sont partagés car le travail de chacun reste à disposition de l’ensemble du groupe, et grâce au respect de la transparence sur l’avancée et les pratiques de travail.

2. Les outils collaboratifs
a. Les outils de communication
L’adresse électronique
Ceci est un outil très utilisé à travers un logiciel de messagerie pour transmettre des informations et des documents. Cependant, la facilité d’utilisation de cet outil peut conduire à une saturation des boîtes aux lettres électroniques par la réception de spams qui sont des messages publicitaires envoyés en masse.

Les forums de discussion
Ce sont des sites Internet d’échanges instantanés. Un interlocuteur définit un sujet de discussion et les autres personnes connectées apportent leurs connaissances ainsi que leur point de vue sur les propositions faites. Cet outil présente la contrainte d’imposer des réponses instantanées et donc de ne pas laisser le temps de la réflexion.

La visioconférence
Il s’agit d’une conférence en temps réel entre plusieurs personnes, retransmise par vidéo. Elle permet d’organiser une réunion entre des personnes éloignées d’un point de vue géographique. À la différence de la messagerie électronique, la visioconférence permet de visualiser ses interlocuteurs sur écran. De plus, les interlocuteurs peuvent partager des documents, images, données… à travers un espace de travail virtuel. Cette même fonction peut également être remplie par la webcam (petite caméra) qui permet à plusieurs interlocuteurs de communiquer entre eux et de visualiser ces personnes sans limites géographiques.

b. Les outils de production
Ces outils permettent à plusieurs acteurs concernés par le projet collaboratif d’apporter des modifications au projet.

Les logiciels de gestion de versions
Ils permettent de stocker des informations et de récupérer toutes les versions antérieures d’un document. Tout ajout, modification ou suppression sur ce document conduit à une nouvelle version du document. Ces logiciels présentent aussi la particularité d’avertir tous les membres du projet dès qu’une modification est apportée.

Les fonctions de traitement de texte
Certains logiciels de traitement de texte tel que Word offrent un large éventail de fonctions parmi lesquelles celles qui permettent d’insérer et conserver des images dans un presse papier, de créer un index, les corrections orthographiques automatiques… Parmi toutes ces fonctions, Word propose également la fonction d’insertion de commentaires et de propositions de modifications sur un document existant, sans apporter de corrections sur le document original. Cette fonction permet à tous les membres d’un groupe de travail d’apporter des propositions de modifications par courrier électronique.

Le tableau blanc partagé
Chaque membre du groupe de travail connecté au réseau peut utiliser l’écran pour dessiner et écrire (schémas, graphiques…) sur une page blanche et chaque élément ajouté se reproduit instantanément sur les écrans des membres connectés. Cet outil vient en complément de la visioconférence et présente l’inconvénient d’être coûteux.

c. Les outils de coordination
Les agendas partagés
Certains logiciels d’agenda permettent de fixer simplement une date (heure, lieu…) de rendez-vous sans avoir à consulter chaque membre du projet. L’agenda trouve le premier créneau disponible qui coïncide avec les disponibilités de tous les membres, choisit le lieu de déroulement, informe les participants et leur adresse un rappel par l’intermédiaire de la messagerie électronique.

Les outils de gestion de projets
Il permettent de contrôler l’avancement des tâches, décrire, planifier et attribuer des ressources dans le but d’atteindre un objectif défini au préalable en tenant compte des contraintes (de coût et de temps). Dans la plupart des projets, les tâches sont interdépendantes. Certaines tâches ne peuvent débuter tant qu’une autre tâche précédemment commencée n’est pas terminée. Ainsi, les outils de gestion de projet permettent d’informer les membres de l’avancement des tâches, des modifications, des attributions de tâches…

L’essentiel

Grâce à des logiciels spécifiques, le travail collaboratif permet d’assurer un échange continu d’informations entre les membres d’un groupe de travail. Le choix pertinent de l’outil informatique permet au groupe d’être plus performant et de répondre aux objectifs définis.

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