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Le portail de l'entreprise, les sites Internet et intranet

Objectif : connaître l'apport technologique des réseaux à la communication des entreprises.

Dans un environnement de plus en plus mondialisé, rapide, immatériel et interconnecté, l'entreprise doit faire évoluer son organisation vers des formes plus collaboratives.

De même, elle a besoin d'ouvrir ses portes à ses partenaires, clients et fournisseurs pour optimiser de bout en bout chacun de ses processus opérationnels.
 
Grâce au déploiement des nouvelles technologies, en particulier les réseaux, elle peut désormais communiquer :
o de l'intérieur vers l'extérieur,
o de l'extérieur vers l'intérieur,
o en interne.
1. L'approche historique
Le modèle du portail est né avec le service MyYahoo en 1998. Différents outils se sont rapidement positionnés sur ce nouveau créneau.
Exemples : NetPortal, Epicentric.

Autour de l'année 2000, la notion de portail sur l'Internet a connu une phase d'engouement mais la notion de portail n'est réellement pertinente que pour une page d'accueil.

Cela résulte du fait que, si un travail de classement et de référencement n'est pas réalisé en amont, il faut dépenser ensuite beaucoup plus d'énergie pour retrouver les informations recherchées.

Tandis que la frénésie se calmait côté Internet, c'est finalement sur les intranets des entreprises que le concept de portail s'est réellement imposé. C'est en janvier 2002 que le portail est arrivé à une phase de maturité.
2. L'Internet et les portails d'entreprise
a. La présentation de l'Internet
L'Internet (INTERconnected NETworks) est un réseau informatique mondial constitué d'un ensemble de réseaux nationaux, régionaux et privés. Ils sont reliés entre eux par le protocole de communication TCP/IP et coopèrent dans le but d'offrir une interface unique à leurs utilisateurs.
b. La notion de portail et Internet
Sur l'Internet, un portail est un site qui réunit différentes ressources :

o soit autour d'un thème,
Exemples : « Explorimmo » pour l'immobilier, « OuestJob » pour l'emploi

o soit sans thème particulier, c'est un portail généraliste.
Exemples : Yahoo, Msn.

Cette définition n'est pas précise et varie selon les sites.
Exemples : « Explorimmo » est un portail immobilier, tandis que « Ebay » (qui propose des ventes aux enchères) ne se revendique pas portail d'enchères.

Pourtant, un portail n'est pas un simple site de contenus. Au minimum, c'est un site qui inclut des ressources applicatives, des services à valeur ajoutée qui justifient l'appellation.
Dans l'exemple d'Explorimmo : la recherche de logements, la gestion d'une sélection d'offres, de recherches enregistrées, la dépose d'annonces, la gestion d'alertes.

Un portail donne aussi accès à des ressources qui ne lui appartiennent pas toutes : il propose des services relevant d'autres sites, sa valeur ajoutée propre étant dans la sélection et la réunion de ces outils.

Un portail intègre également une dimension de personnalisation plus ou moins élaborée.
Pour reprendre l'exemple d'Explorimmo : il permet aux utilisateurs de définir un espace personnel, d'y placer leur sélection d'annonces, leurs requêtes, les alertes qu'ils ont définies, etc.

Alliance de contenus et bouquet de services, liens vers des ressources tierces, personnalisation : voilà qui définit généralement un portail de l'Internet.
3. L'intranet et les portails d'entreprise
a. La présentation de l'intranet
L'intranet est un réseau à usage privé, utilisant tout ou partie des technologies ou infrastructures de l'Internet pour transporter et traiter les flux d'information internes d'un groupe d'utilisateurs.

Il peut être utilisé indépendamment ou en complément d'Internet. Il sert bien sûr à communiquer mais également à formaliser une connaissance à partager (groupware ou travail collaboratif), à déployer des applications (diminution des coûts), à suivre des procédures ou processus (workflow).
Exemples : au sein d'une société qui propose des cours scolaires sur Internet, le réseau intranet permet aux professeurs de mettre en ligne les cours et les exercices.
b. La notion de portail et intranet
Un portail est un outil d'agrégation de contenus hétérogènes. Il présente aux utilisateurs des pages web composites, constituées de différents pavés issus de sources différentes : un pavé pour les actualités du jour, un pavé pour les derniers messages reçus, un autre pour les actions prévues, un autre pour les résultats commerciaux, etc.

Cette agrégation de contenus n'est pas la seule fonctionnalité d'un portail. Il gère aussi l'indentification unique du visiteur, valable pour l'ensemble des applications ainsi agrégées. Il offre également différentes possibilités de personnalisation : chaque pavé est accompagné d'un bouton « configurer » qui permet à l'utilisateur de sélectionner les options relatives à cette application.
c. Le principe des portails
L'objectif des portails d'entreprise est de donner accès, de façon simplifiée et unifiée, à des contenus, des applications et des services, organisés ensemble de manière cohérente.

Ils visent à regrouper sous un accès unique :

un espace informationnel de recherche, avec la possibilité de personnaliser les informations en fonction des profils utilisateur ;
Exemple : sur le site du Centre national de la Fonction publique territoriale, il est possible de rechercher les postes à pourvoir en fonction d'une famille professionnelle.

un espace communautaire de partage, avec création de communautés en fonction des compétences, responsabilités ou activités ;
Exemple : sur le site du Centre national de la Fonction publique territoriale, des catégories ont été créées en fonction du statut : particulier, agent, collectivité.

un espace personnalisé de services.
Exemple :
sur le site du Centre national de la Fonction publique territoriale, l'utilisateur a accès à l'annuaire des délégations régionales, au calendrier des concours, aux pré-inscriptions aux concours, à l'alerte emploi par e-mail.
d. Les caractéristiques des portails
Quatre caractéristiques définissent ainsi le portail :

point d'accès unique à des ressources d'information multiples, internes ou externes à l'entreprise, sous forme de bases structurées ou de sites web ;

organisation à la fois des informations accessibles (dans un plan de classement adapté aux besoins) et des applications disponibles ;

personnalisation des services offerts, individuelle ou par groupes ;

contrôle d'accès centralisé et gestion des utilisateurs.
e. L'intérêt des portails
Alors que de plus en plus d'applications d'entreprises sont en mode web, la page d'accueil est plus qu'un simple pivot dans le travail de chaque collaborateur. Elle devient un véritable tableau de bord, grâce au portail.

Au lieu de simplement donner accès aux différentes applications, la page portail intègre les applications, de sorte qu'en un seul coup d'oeil, sans un seul clic de souris, l'utilisateur a accès à l'essentiel.

L'essentiel

Les technologies de l'information et de la communication apportent une réponse aux besoins des organisations.
L'Internet permet de communiquer ou commercer électroniquement avec le grand public.
L'intranet est utilisé pour centraliser et diffuser de l'information en interne.

Les portails d'entreprises sont nés du constat que l'information sur l'Internet et les intranets, lorsqu'elle est diffuse et pas du tout structurée, devient de plus en plus difficile d'accès.

Centré sur l'entreprise, le portail électronique donne accès au personnel (en intranet) et aux partenaires (en extranet) :
o d'une part, aux données et informations de l'organisation ;
o d'autre part, à une série de sites web qui se rapportent à la sphère d'activités de l'organisation.
Les portails constituent de nouveaux espaces de travail et d'accès à l'information.

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