La comptabilité et les technologies de l'information et de la communication
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Le développement des technologies de l'information et de la communication (TIC) a un impact sur le traitement de l'information comptable. Quel est cet impact ?
Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve.
Lorsqu'ils sont établis ou reçus sur support informatique, les documents comptables doivent être conservés sur support informatique pendant une durée d'au moins 3 ans. À l'issue de ce délai de 3 ans, et jusqu'à l'expiration du délai général de 6 ans, les documents sont conservés sur tout support au choix.
• Le brouillard
Les écritures provisoires sont enregistrées sur un brouillard que l'on est autorisé à modifier si nécessaire. Elles ne sont pas encore enregistrées sur un journal car il est interdit de modifier les journaux. Il est conseillé d'ouvrir un brouillard particulier pour chaque journal divisionnaire. C'est le total de chaque brouillard qui est comparé au total du bordereau de saisie correspondant. Si les totaux sont différents, l'erreur peut être facilement repérée et corrigée sur le brouillard.
• Les journaux divisionnaires ou journaux auxiliaires
Un journal divisionnaire est un journal spécialisé dans l'enregistrement d'une certaine catégorie d'opérations (achats, ventes, banque…).
Les journaux divisionnaires offrent plusieurs avantages par rapport au journal unique.
- La saisie des écritures est facilitée : le comptable enregistre plus rapidement et avec moins d'erreurs les opérations si les écritures semblables sont groupées pour la saisie.
- Le contrôle est facilité : des erreurs se produisent parfois lors de la saisie des écritures comptables (montant erroné, oubli d'une opération, opérations enregistrées en double). Pour déceler de telles erreurs, il est conseillé de totaliser le montant des pièces comptables à enregistrer. Le total ainsi calculé est ensuite comparé au total des écritures calculé par ordinateur. Une différence entre les deux totaux signale une erreur.
- La division du travail est facilitée : dans une entreprise importante, la saisie des écritures comptables occupe plusieurs personnes. Chacun des employés sera responsable de la comptabilité d'une catégorie d'opérations et de la tenue du journal divisionnaire correspondant.
Les PGI (en anglais : ERP - Enterprise Resource Planning) modifient l'organisation du système d'information comptable ; ils reposent sur l'utilisation d'une base de données.
Les PGI ne traitent pas uniquement de l'information comptable. D'autres informations (provenant des différents systèmes d'information de l'entreprise : production, ressources humaines, commercial…) sont contenues dans cette base de données. Cet outil doit permettre une intégration informationnelle des différentes activités de l'entreprise.
L'utilisation d'une comptabilité informatisée s'inscrit dans un cadre législatif bien défini. En cas de contrôle, tout document facilitant la compréhension du système d'information informatisé doit être accessible.
Un progiciel comptable permet d'automatiser la plupart des travaux comptables. Quel que soit le progiciel utilisé, la procédure est identique :
- création et paramétrage du dossier sur l'entreprise,
- saisie provisoire des écritures au brouillard,
- validation des écritures provisoires en écritures définitives,
- édition des documents comptables,
- clôture de l'exercice comptable.
Ces dernières années est apparu un nouvel outil : le progiciel de gestion intégrée (PGI) qui repose sur l'utilisation d'une base de données. Les PGI ne traitent pas uniquement de l'information comptable.
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