La comptabilisation de la paie

La comptabilisation des charges de personnel s’effectue en 5 étapes :
- l’enregistrement des salaires bruts,
- l’enregistrement des cotisations sociales salariales,
- l’enregistrement des charges patronales,
- le règlement des salaires nets,
- le règlement des cotisations sociales.
La première étape de la comptabilisation des charges de personnel consiste à enregistrer les salaires bruts.
Le débit du compte 641 Rémunérations du personnel constate l’appauvrissement de l’entreprise par l’enregistrement d’une charge (influence sur le compte de résultat). Le crédit du compte 421 Personnel – Rémunérations dues constate une dette envers les salariés et les organismes sociaux (influence sur le bilan). Cette écriture n’a pas d’incidence sur la trésorerie.

La deuxième étape de la comptabilisation des charges de personnel consiste à enregistrer les cotisations sociales salariales.
Le débit du compte 421 Personnel – Rémunérations dues signifie la baisse de la dette enregistrée dans la première étape de la comptabilisation. Une partie de cette dette initiale est transférée vers des comptes de dettes plus précis que les sont les comptes 431 Sécurité sociale, 4371 Assedic et 4372 Caisse de retraite complémentaire. L’écriture a uniquement une incidence sur le bilan puisque seuls des comptes de classe 4 sont mouvementés.

La troisième étape de la comptabilisation des charges de personnel consiste à enregistrer les charges patronales.
Le débit du compte 645 Charges de sécurité sociale et de prévoyance constate l’appauvrissement de l’entreprise par l’enregistrement d’une charge (influence sur le compte de résultat). Le crédit des comptes 431 Sécurité sociale, 4371 Assedic et 4372 Caisse de retraite complémentaire constate une dette envers les organismes sociaux (influence sur le bilan). Cette écriture n’a pas d’incidence sur la trésorerie.

La quatrième étape de la comptabilisation des charges de personnel consiste à enregistrer le règlement des salaires nets.
Le débit du compte 421 Personnel – Rémunérations dues vient solder la dette envers les salariés (influence sur le bilan par une baisse des dettes du passif). Le crédit du compte 512 Banque vient diminuer le montant des disponibilités donc une baisse de l’actif du bilan et une baisse de la trésorerie.
Si une avance ou acompte sur salaire a été versé au cours du mois, le compte 425 doit être soldé lors du règlement du salaire net

La cinquième étape de la comptabilisation des charges de personnel consiste à enregistrer le règlement des cotisations sociales.
Le débit des comptes 431 Sécurité sociale, 4371 Assedic et 4372 Caisse de retraite complémentaire vient solder la dette envers les organismes sociaux (influence sur le bilan par une baisse des dettes du passif). Le crédit du compte 512 Banque vient diminuer le montant des disponibilités donc une baisse de l’actif du bilan et une baisse de la trésorerie.