L'organisation du traitement de l'information comptable - Maxicours

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L'organisation du traitement de l'information comptable

Objectifs : comprendre l’rganisation de la comptabilité : pièces justificatives, journal, comptes et plan de comptes, grand livre, balance générale, documents comptables de synthèse. Notion de contrôle.

1. Schéma général de l'organisation du traitement de l'information comptable

2. Les différents documents comptables
a. Les pièces justificatives
La pièce justificative est la matière première de la comptabilité, c'est ce document qui déclenche l'enregistrement comptable. Les documents commerciaux tels que le bon de commande, le bon de livraison et le devis, ne sont pas des pièces justificatives en comptabilité. Celles utilisées en comptabilité sont : la facture, le chèque, le talon de chèque, le bulletin de salaire…

L'article L123-22 du Code de Commerce impose la conservation des pièces justificatives pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Ces pièces justificatives constituent un moyen de preuve. La non-présentation de ces pièces entraîne la paiement d'amendes. En cas de faux ou d'usages de faux, l'entreprise (et son représentant) encourt des sanctions pénales.
b. Le journal
Le journal (ou livre-journal) est un document sur lequel sont enregistrés, de manière chronologique, tous mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour.
Pour chaque opération, le numéro de la pièce justificative doit être mentionné.

c. Le compte et le grand-livre
Un compte est un tableau permettant de rassembler les différents flux (emplois et ressources) sur un même élément. Ce tableau permet de calculer le total des emplois (ou débits) et le total des ressources (ou crédits). De plus, le compte détermine un solde. Le solde peut être débiteur, créditeur ou nul.

Le grand-livre reprend les écritures du journal mais le classement s'effectue par nature des comptes. Ainsi pour un client en particulier, l'entreprise peut, par l'intermédiaire du grand-livre, connaître à tout moment la valeur de la créance.

d. La balance
La balance est un document comptable récapitulant l'ensemble des comptes du grand-livre. Le  document contient plusieurs colonnes :
- le numéro de compte,
- l'intitulé du compte,
- le total des débits,
- le total des crédits,
- le solde.

La balance après inventaire est le document qui va permettre d'établir le bilan et le compte de résultat. Ce document prend en compte les écritures de régularisation de fin d'exercice comptable : amortissement, provisions…
L'établissement de la balance est un travail de contrôle (interne) périodique (le plus souvent mensuel). Ce travail permet de vérifier que le principe de la partie double a bien été respecté.

e. Les documents de synthèse
Les comptes de bilan comprennent les comptes des classes 1 à 5. Les comptes d'actif ont toujours un solde débiteur. Les comptes de passif ont toujours un solde créditeur.
Les comptes de gestion comprennent les comptes des classes 6 et 7. Les comptes de charges ont toujours un solde débiteur. Les comptes de produit ont toujours un solde créditeur.


L'essentiel

L'organisation comptable se déroule en 5 phases :
• tri et vérification des pièces justificatives (la facture, le chèque, le talon de chèque, le bulletin de salaire…).
• Enregistrements comptables dans le journal.
Le journal (ou livre-journal) est un document sur lequel sont enregistrés, de manière chronologique, tous mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour.
• Établissement du grand-livre.
Le grand-livre reprend les écritures du journal mais le classement s'effectue par nature des comptes.
• Établissement de la balance.
La balance est un document comptable récapitulant l'ensemble des comptes du grand-livre.
• Établissement des documents de synthèse.

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