L'organisation de la fonction comptable

L’organisation comptable de base peut être schématisée de la façon suivante :

Le journal est un livre comptable dont la tenue est légalement obligatoire.

Le but est d’inscrire chronologiquement toutes les opérations effectuées par l’entreprise permettant ainsi une analyse comptable des opérations en débit et crédit avant de les inscrire dans les comptes concernés.

L’inscription des opérations au journal permet de limiter les risques d’erreurs qui pourraient exister en passant directement les mouvements dans les comptes (omissions, doubles emplois, erreurs de chiffres).

Les différentes opérations de l’entreprise sont transcrites au journal, soit au jour le jour, soit par récapitulation mensuelle des totaux de ces opérations.

Plusieurs informations doivent figurer sur le journal lorsqu’une opération est enregistrée :
- le numéro du compte dans lequel la somme doit être inscrite et l’intitulé du compte,
- la référence de la pièce justificative qui sert de base à l’opération.

Le journal doit être tenu sans blanc ni altération. Il n’est donc interdit de gommer ou de raturer.

Si l’entreprise est importante, elle utilisera plusieurs journaux spécifiques selon les différentes opérations :
- journal des achats
- journal des ventes
- journal de banque
- journal de caisse
- journal des opérations diverses
- journal de paie

L’enregistrement au journal permet de suivre au jour le jour l’activité globale de l’entreprise. Il est parfois utile de savoir à quelle date a été effectuée telle opération.

En revanche, au journal, tout est à la suite et cela est peu pratique si on veut connaître, par exemple, un élément précis de notre patrimoine. Le grand livre (ou listing) peut communiquer ces renseignements. En effet, il suffit de consulter dans notre listing les postes comptables contenant l’élément recherché (exemple : le poste de banque, caisse, ventes de marchandises).

Les écritures du journal doivent être reportées sur les comptes. L’ensemble de ces comptes est appelé le « grand livre ». 

La balance est un document comptable qui récapitule les comptes du grand livre dans l’ordre du plan comptable. Elle présente pour chaque compte le numéro du compte du plan comptable, son intitulé, le total des mouvements débits et crédits et le solde qui en résulte (solde débiteur ou solde créditeur).

La balance des comptes constitue également un instrument de contrôle. Elle est établie à partir de l’ensemble des comptes ; elle permet ainsi le contrôle du principe de la partie double par la vérification de l’égalité :

total des débits = total des crédits

Le tracé de la balance est un tableau qui reprend tous les comptes du grand livre.

La balance constitue un moyen de contrôle des enregistrements dans les comptes. Elle permet en effet, de déceler des erreurs d’enregistrement :
- montant différent entre le compte débité et le compte crédité,
- erreurs de totalisation des débits ou des crédits,
- erreur dans le calcul des soldes.

La balance constitue un moyen de gestion : la présentation des comptes par ordre de classe en favorise l’analyse et l’interprétation.

Le plan comptable général indique que toutes les écritures qui sont passées en comptabilité doivent respecter la partie double. Chaque opération est représentée par deux flux :
- un flux réel, c’est-à-dire un échange de biens ou de service ;
- un flux monétaire ou financier, c’est-à-dire un échange d’argent.

La ressource correspond au flux qui sort de l’entreprise et ce flux est toujours enregistré au crédit. L’emploi correspond au flux qui entre dans l’entreprise et ce flux est toujours enregistré au débit. Pour chaque opération enregistrée en comptabilité, correspond au moins deux comptes, l’un enregistrant l’emploi et l’autre la ressource. Nous avons toujours l’équilibre débit = crédit.