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• La lettre est un mode de communication écrite différée dans le temps : il y a un décalage entre le moment où elle est écrite et le moment où elle est lue.
• La lettre simule un dialogue qui lui aussi est différé; elle permet d'établir un contact entre :
  Un émetteur : c'est la personne qui écrit la lettre. On l'appelle aussi l'épistolier (mot formé sur la racine latine « epistola » qui signifie la lettre). Il est désigné par les pronoms personnels « je » ou « nous ».
  Un destinataire : c'est la personne à qui la lettre est adressée ; il est désigné par le pronom personne « tu » ou « vous ».
• Pour bien comprendre un lettre, il faut repérer très clairement dans quelles conditions elle a été écrite : qui l'a rédigée ? à qui est–elle adressée ? quand ? où ? Ces quatre éléments constituent la situation d'énonciation de la lettre.

Comme la lettre établit une communication différée entre l'émetteur et le destinataire, sa présentation et sa rédaction obéissent à des règles qui la rendent compréhensible malgré le décalage dans le temps.

En haut à droite de la page, sont indiqués le lieu et la date de rédaction.
Ex : Paris, le 5 juillet 2003.

Une lettre débute toujours par une formule d'adresse au destinataire.
Ex : Chère Marie ou Madame, Monsieur ou Monsieur le Maire etc.

Enfin, une lettre se termine toujours par une formule de congé ou une formule de politesse
Ex : Recevez, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Puis vient la signature de l'émetteur.

Remarque : Ces codes de présentation sont plus ou moins respectés en fonction du degré de familiarité entre l'émetteur et le destinataire. Dans le cadre d'une correspondance officielle, ils sont scrupuleusement respectés. En revanche, si le destinataire est un ami, la formule de politesse n'apparaît pas et est remplacée par une formule de congé plus spontanée (ex : Je t'embrasse ; j'espère que tu vas bien etc.).

Il existe deux grandes catégories de lettres : les lettres authentiques et les lettres fictives.