Propriétés des documents électroniques : contenu, support et format de fichiers

Historiquement, l'origine du mot « fichier » utilisé en informatique, provient du bac à fiches qui stockaient les fiches au format papier.

Aujourd'hui, le fichier représente principalement un ensemble d'informations stockées sous la forme numérique, il est associé à un nom mémorisé sur une unité de stockage (magnétique, optique ou électronique) dans un dossier qui représente un espace logique de stockage.

Face au grand nombre de formats de fichiers et de logiciels de conception et d'exploitation ainsi que d'environnements informatiques hétérogènes, les composantes technologiques des organisations sont confrontées à l'uniformisation des échanges et donc à l'interopérabilité des structures fonctionnelles de la représentation numérique de l'information (fichiers numériques ou documents électroniques).

• L’interopérabilité définit la compatibilité sur les plans : des équipements matériels, des procédures fonctionnelles et organisationnelles, de la représentation de l'information. L’interopérabilité doit permettre à des systèmes ou organisations d’échanger de façon uniforme. La base de l'interopérabilité est généralement la norme ou le standard.
• Le standard correspond à un ensemble de règles ou recommandations déterminant une méthode de travail, un mode de production, une organisation, un format… ayant pour objectif l'interopérabilité.
• La norme correspond à l'ensemble des règles définissant les conditions d'élaboration, de réalisation, d'exploitation d'un élément ou environnement de façon uniforme et interopérable. Une norme est émise par un organisme national ou international et fait force de loi dans son domaine. Les normes sont souvent issues de standards.

Progressivement les documents « papier » traditionnels utilisés pour échanger des données entre les acteurs du système d’information de l'entreprise ont été remplacés par une représentation numérique partielle ou totale : les « documents électroniques ».

Sachant que l'échange d'informations utilisant des documents exclusivement papier n'existe quasiment plus. On trouve aujourd'hui deux grands types d'usage de la représentation numérique des informations au sein de l'entreprise :

• L'utilisation « administrative » qui consiste à stocker les informations sous forme de fichiers numériques qui sert de base au travail (données brutes, documents électroniques finalisés, archives) et leurs usages fonctionnels sous forme papier (impression des documents électroniques) pour des raisons traditionnelles ou légales.
Exemple : « Ayant bien reçu votre courriel (message électronique) concernant l'organisation de notre réunion je vous confirmerai par la voie hiérarchique (transmission d'un courrier suivant un protocole administratif) à la réception de votre courrier confirmant les informations que vous avez fait parvenir » échange pour l'organisation d'une réunion entre un chef de service et un responsable d'une entreprise.

• L'utilisation totalement numérique au travers d'interfaces (interface homme machine IHM) qui présente sous forme numérique les applications et les documents résultants (commerce électronique , signature électronique, échange de donnée informatisée EDI et formats d'échange normalisés…)
Exemple : la relation client à partir de sites Internet qui permettent aux clients une gestion totale : l'observation des produits, commandes, paiement sécurisé, gestion de l'acheminement des produits, gestion des garanties, gestion des litiges...

On n'oubliera pas toutefois que l'objectif des entreprises est de permettre la satisfaction du client et qu’actuellement de nombreux clients potentiels ne sont pas prêts à des échanges totalement numériques principalement pour des raisons de confiance et de compétences technologiques.

Les documents électroniques sont des compositions structurées (texte, image, son, vidéo...) représentés sous forme numérique (codage binaire directement interprétable par les matériels informatiques) qui seront stockés sous forme de fichiers sur un support informatique (magnétique, optique, électronique).

Un document électronique est composé :
• du contenu qui correspond au fond c'est-à-dire la représentation de l'information brute,
• d’une structure qui correspond au plan de présentation de l'information en direction du destinataire définie par l’auteur,
• d’une présentation qui correspond à la mise en forme qui donnera l'impression visuelle du document au destinataire.

Donc l'objectif d'un document électronique est de s'adresser à un (des) destinataire(s) pour lui apporter de l'information (rappel de la notion de système information), son usage principal est d'être lu, ce qui amène une conception linéaire (écriture traditionnelle d'un texte ayant vocation à être lu par des lecteurs). Toutefois les évolutions techniques récentes amènent une conception dynamique par l'utilisation d'une organisation de documents électroniques hypertextes (définition de liens hypertextes qui permet au lecteur de choisir le plan d'accès à l'information qu'il souhaite).

L'organisation et la présentation des documents électroniques respectent la vision de l'évolution du système d'information par une structuration cohérente de celui-ci et qui doit permettre d'apporter des gains en termes de qualité, de coût et de temps.

Il existe 2 formats de représentation des documents électroniques :
• Format ouvert : « format de données interopérable dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre » définition de la loi française.
• Format fermé (voir format propriétaire) détermine que les spécifications techniques du format ne sont pas du domaine public qu’ils appartiennent donc à un propriétaire qui les exploite.

Sans entrer dans la polémique des défenseurs du tout « format propriétaire » souvent représenté par Microsoft ou du tout « format ouvert » souvent représenté par « Le Monde du libre » ; on doit reconnaître que certains formats propriétaires sont devenus incontournables et que l'arrivée de format d'échange ouvert comme XML (qui sert aujourd'hui de référence) permet l'interopérabilité entre les deux types de formats grâce aux fonctions d'importation et exportation que proposent les différents logiciels.

• Le format texte représente le texte brut qui peut être utilisé pour représenter l’information (sans mise en forme) qui correspond au contenu du document électronique. Il offre l'avantage de correspondre à des fichiers peu volumineux. Il est auusi utile pour stocker l'information brute dans des fichiers ou encore écrire le code source des différentes applications informatiques.
Exemple : les fichiers html, xml, xhtml, css, cvs (format d'échange) sont stockés au format texte qui sert de référence d’interopérabilité entre tous les logiciels quelque soit le système d'exploitation.

• Le HTML (HyperText Markup Language) est un langage de balises (<balise> contenu </balise>) qui permet de représenter le contenu, la structure et la présentation d'un document électronique statique (qui dépend du jeu de balises proposées par le html) en y associant la navigation hypertexte (ensemble de liens qui permet d'accéder par un simple clic de souris à une partie du document ou à un document externe lié).
Un fichier au format html peut être interprété par n'importe quel navigateur Web du marché (Internet Explorer, Mozilla FireFox, Opéra…) ceci quel que soit le système d'exploitation du poste client.

• Le XML (eXtensible Markup Language) est le standard d'échange proposé par le W3C (World Wide Web Consortium). Le XML permet de créer ses propres balises (adaptation au contexte de l'information représentée) en séparant les données (contenu et structure) de la forme (présentation).
Le XML apporte les notions d’extensibilité (nouvelles balises), de lisibilité (structuration de balises) et de portabilité (interopérabilité entre les environnements d’exploitation des fichiers XML)

• Le XHTML (eXtensible HyperText Markup Language) correspond à une adaptation du HTML pour être en conformité avec la conception de documents XML sur les recommandations du W3C. Le XHTML apporte une séparation entre l'information (structure et contenu) et la forme (présentation) qui sera gérée par des feuilles de style (CSS).

Remarque : L'écriture des documents électroniques peut-être plus ou moins permissive, à ce titre il est important de valider chaque document en respect des règles normalisées de construction édictées par le W3C ; il existe un certain nombre de sites spécialisés qui permettent la validation en ligne.

Il existe de nombreux autres formats d'échange fermé ou ouvert, en voici quelques exemples :

Format	Description
PDF	Portable Document Format (de la société Adobe System) est un format ouvert (les spécifications sont publiques), il permet la diffusion et l'archivage (les documents ayant vocation à ne pas être modifiés)
RTF	Rich Format Text (de la société Microsoft) permet de gérer les documents de type de traitement de texte reconnu par l'ensemble des logiciels bureautiques du marché
CSV	Comma-Separated Value permet l’échange de données de type tableau ; chaque ligne contient l'ensemble des valeurs séparées par une virgule d'une ligne du tableau
CSS	Cascading Style Sheets permet la gestion de feuilles de style (gestion de la présentation) attachées aux documents HTML, XML et XHTML