La nécessité et les enjeux de l'informatisation de la comptabilité

La comptabilité a été le premier domaine de gestion informatisé dès les années 60 pour les grandes entreprises.
En effet, les travaux comptables sont répétitifs et une nouvelle organisation a été mise en place pour accélérer leur réalisation. La fonction comptable s’est donc peu à peu informatisée et maintenant toutes les comptabilités sont tenues grâce à des logiciels.
L’introduction de l’informatique dans la comptabilité a permis d’automatiser un certain nombre de tâches qui étaient répétitives comme les opérations d’imputation et le report des écritures comptables dans les comptes, la centralisation et la totalisation des données. Le comptable travaille donc plus rapidement sur la saisie des données. Les données transmises seront également plus fiables.

L’informatique doit permettre aux entreprises ou aux experts comptables de travailler plus efficacement et ainsi d’augmenter sa rentabilité.

Avec le report automatique des données, le risque d’erreurs de recopie a disparu et les calculs sont effectués au fur et à mesure. Lors de la saisie d’une écriture comptable, l’ordinateur est capable de vérifier immédiatement si l’écriture est équilibrée. Si l’équilibre est respecté, l’écriture pourra être enregistrée dans la comptabilité. Dans le cas contraire, le logiciel ne voudra pas valider cette écriture et une correction sera alors nécessaire de la part du comptable.

L’outil informatique permet aussi de produire à tout moment des états comptables variés et d’accélérer les échanges entre les entreprises grâce à l’échange des données informatiques (EDI). Il permet également de dématérialiser les documents sous la forme de fichiers au format « PDF » (format plus léger) et donc de réduire le coût du stockage des archives.

De plus en plus, les entreprises possèdent des postes informatiques avec une configuration « multiposte » qui permet donc à plusieurs comptables de réaliser leur travail sur un même logiciel chacun sur un poste différent.

De nos jours, la comptabilité n’est plus le seul service de l’entreprise à utiliser l’outil informatique. D’autres fonctions comme la gestion commerciale, les achats, la gestion des ressources humaines ont également besoin de cet outil informatique.

C’est pourquoi certaines entreprises ont mis en place des progiciels de gestion intégrés qui permettent de saisir une seule fois l’information et cette information sera accessible ensuite par l’ensemble des services de l’entreprise.

Ces informations seront transférées automatiquement aux autres services grâce à des fonctions d’interfaçage qui sont proposées par les logiciels.