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Cours / Communication et gestion des ressources humaines / Terminale STG

Qu’est-ce qu’une archive ? Quelle est l’importance de conserver des documents pour une entreprise ? Comment peut-elle conserver ces archives ? Quelle est la durée légale de conservation des documents ? Quels sont les risques encourus en cas de négligence ?

Le terme « archive » désigne à la fois les documents eux-mêmes et le lieu de leur dépôt.

L’Afnor (Association française de normalisation) élargit la notion d’archivage à « l’ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ».

L’archivage renvoie donc vers :
- des techniques et modalités de conservation des documents supports des informations ;
- une organisation temporelle de l’archivage.

Par conséquent, les archives d’une entreprise sont l’ensemble des documents produits ou reçus par l’entreprise dans l’exercice de son activité.

La loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives, stipule que « ... la conservation de ces documents est organisée... pour les besoins de la gestion et de la justification des droits et des personnes physiques et morales... ».
Ces documents doivent être conservés pendant un certain délai, afin qu’ils puissent être produits, si nécessaire, comme preuve, lors d’un litige avec les collaborateurs de l’entreprise, les fournisseurs, l’administration. Ils servent également de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs.

Les documents produits ou reçus par l’entreprise au cours de son activité doivent être conservés sous peine de sanctions. 

Voici quelques exemples de sanctions encourues :

• « La destruction, la dégradation ou la détérioration d'un bien appartenant à autrui (infraction définie au premier alinéa de l'article 322-1 du code pénal) est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende, lorsque le bien détruit, dégradé ou ...