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Cours de Terminale STMG - Les parties prenantes du système d'information

 

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Note par nos Maxinautes :  

Objectif : qui pour répondre aux besoins d’information de l’organisation ?
1. Présentation : l'interaction des acteurs et du système information
Rappel : le rôle du système d’information est de mettre des informations pertinentes à la disposition des acteurs de l’organisation de telle façon à ce que l’organisation puisse agir en prenant des décisions et en les mettant en œuvre pour pérenniser son activité.

Toute organisation dispose d’un système d’information (que celui ci soit formalisé ou non) dont tous les acteurs font partis : acteurs internes (responsables, employés…) et externes (clients, fournisseurs…).

Lors de la formalisation du système d'information les acteurs se décomposent en deux catégories :
les utilisateurs des informations fournies par le système d'information,
les gestionnaires qui organisent et alimentent le système d’information.
2. L'organisation face à son système information
a. Les objectifs de la relation « acteurs et système information »
La fonction stratégique du système d'information est de rendre cohérent les échanges entre les acteurs (internes ou externes) et de gérer l'évolution de l'organisation en permettant à chacun des prises de décisions judicieuses.

L’un des rôles fondamentaux de l'organisation est de minimiser les risques de prises de décision pour atteindre les objectifs fixés ; ceci va nécessiter de la part des gestionnaires du système d’information une analyse particulièrement précise des activités, des pratiques et des objectifs de chaque utilisateur de l'organisation de façon à lui offrir une organisation et des outils toujours plus performants, cohérents et pratiques pour que l'organisation et lui-même en tirent bénéfice.

b. L'acteur face à structure de l'organisation
Il convient de distinguer l'organisation dans le cadre de son activité comme subdivisée en deux parties :

• la partie spécialisée dans l'activité du « métier » de l'organisation en relation directe avec l'extérieur, correspondant à « la vitrine » faite aux clients et aux fournisseurs ; appelée le Front office ;

• la partie qui va permettre aux différents acteurs internes d’effectuer les activités « cachées » nécessaires au bon fonctionnement de la partie visible « métier » ; appelée Back office.

Exemple : dans le cadre d'une application Internet d'achat en ligne.
- La gestion de l'application permettant aux clients de saisir une commande fera partie du Front office,
- alors que la gestion des droits aux utilisateurs internes de mettre à jour la base de données des produits fera partie du Back office.

2. Les parties prenantes de l'organisation pour son système d'information
a. L'utilisateur final du système information
L'utilisateur final est l'acteur qui sollicite le système de façon à obtenir les informations dont il a besoin.

Exemples d'utilisateur final :
- Un chef d'entreprise a besoin de consulter les tableaux de bord sur la situation économique (production, vente, trésorerie...) de son organisation.
- Un employé a besoin de consulter son planning de travail, d'accéder à ses données et applications.
- Un client passe une commande en ligne sur Internet.
- Un fournisseur s'informe en ligne sur l'état de paiement de ses livraisons.
- Mais aussi les ordinateurs du système informatique qui téléchargent automatiquement les mises à jour de sécurité ou des applications « métiers »…

L'utilisateur final peut être un membre de l'organisation (acteur interne) ou être un partenaire extérieur (acteur externe).
Quelle que soit la situation de l’utilisateur il sera indispensable aux gestionnaires du système information d'avoir une connaissance optimale de son rôle, son activité et ses besoins.

b. Le gestionnaire du système information
La gestion du système d’information s’effectue dans le cadre de la direction du système d’information (DSI) qui a en charge :
 
- la gestion stratégique du SI qui consiste à associer la stratégie de l’organisation au choix organisationnel de réponses aux besoins d’informations des utilisateurs ;
la gestion opérationnelle et technologique du SI qui consiste à veiller à ce que chaque utilisateur du système puisse accéder à tout moment aux informations nécessaires à la réalisation de son activité.

Le gestionnaire du système d’information (ou directeur du système d’information, DSI) a en charge les fonctions suivantes :

- manager son équipe en relation avec les différents utilisateurs de l’organisation,
- gérer financièrement son budget et ses projets,
- être la référence technique qui doit permettre d’effectuer les choix structurels, organisationnels et technologiques en assurant l’interopérabilité du SI avec chaque service ou acteur concerné par l’activité de l’organisation,
- assurer l’intégrité juridique du SI en respectant les règles législatives (conformité et confidentialité des données, intégrité et sécurité des informations…).

Remarque : la gestion du système d’information peut correspondre à l’activité d’une ou plusieurs personnes en fonction de la structure et la taille de l’organisation.

3. Système d'information et système informatique
Le système informatique n’est pas le système d’information.

Le système informatique est la composante technologique essentielle du système d’information en fonction des choix stratégiques de la direction du système d’information DSI qui décide de le gérer en local ou de l’externaliser ; ceci en faisant appel à un service informatique (interne à l’organisation) ou une SSII (externe à l’organisation).

Définition
SSII ou SS2I : Société de Services en Ingénierie Informatique est une société prestataire en « informatique » (matériel, infrastructure, logiciel, développement personnalisé d’application, gestion de projet, infogérance, conseil, formation…).

L'activité principale de la majorité des entreprises n'est pas « l'informatique », à ce titre certaines entreprises utilisent les services de prestataires externes spécialisés dans le domaine de l'informatique (SSII), on parle alors d’infogérance.

 Types d'infogérance

 Description

Infogérance d'infrastructures Concerne la gestion du parc informatique de l'organisation : gestion des postes et des serveurs, structure de réseaux, câblage, transmission...
Infogérance d'applications Concerne la maintenance (et l'évolution) des applications informatiques de l'organisation en faisant appel à une société spécialisée (SSII)
ASP (Application Service Provider)
= en français : FAH (Fournisseurs d'applications hébergées)
Consiste à utiliser des prestations « informatiques » distantes proposées par un fournisseur d'applications.
L'organisation n'est plus propriétaire des applications qu'elle utilise ; ces applications sont gérées et maintenues par le fournisseur d'applications.
Offshore Correspond à la délocalisation de certains traitements (développement d'applications ou même de service informatique) dans des zone géographique mondiale à faible coût de main-d'œuvre (exemple : la Roumanie, la Tunisie, l'Inde…)
  
L’essentiel

Toute organisation dispose d’un système d’information dont la fonction stratégique est de rendre cohérent les échanges entre les acteurs internes et externes.

Les acteurs se classent dans deux catégories :
• les utilisateurs qui expriment les besoins et qui utilisent les informations dans le cadre de leurs activités,
• les gestionnaires du SI qui gèrent la dimension organisationnelle, opérationnelle et technologique du système d’information en assurant des fonctions de manager, de gestion financière, de référence technique et de contrôle juridique.

Le système d’information se présente le plus souvent au travers de sa composante technologique qu’est le système informatique qui sera géré soit en local soit par infogérance.
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